Auditoria de processos em empresas

Você compreende a importância da auditoria nas empresas?

Toda companhia que pretende atuar de forma sustentável e competitiva no mercado precisa ter atenção com seus processos internos. É fundamental acompanhar a execução das tarefas de perto e certificar-se de que o planejamento estratégico seja seguido adequadamente.

Ao longo deste artigo, mostraremos a importância do processo de auditoria nas empresas. Inicialmente, você entenderá o que é uma auditoria e como ela é realizada. Em seguida, verá como esse processo é útil e conhecerá vários dos benefícios que a organização pode ter se este trabalho for bem-feito.

Por fim, apresentaremos uma ferramenta importantíssima para a prática da auditoria: o checklist de checagens operacionais. Continue a leitura e confira!

O que é auditoria?

A auditoria é um processo sistemático em que todas as atividades desenvolvidas por uma empresa são analisadas cuidadosamente. O objetivo é verificar se as tarefas estão sendo realizadas conforme os procedimentos predeterminados.

Os responsáveis pela auditoria acompanham cada passo da rotina produtiva de perto. O papel dos auditores é avaliar se os métodos utilizados pela organização são eficazes para corrigir erros e evitar fraudes.

Todas as “não conformidades” identificadas são reportadas rapidamente aos gestores. Dessa forma, é possível desenvolver planos de ação para minimizar as falhas.

Como esse procedimento é feito?

O processo de auditoria pode ser realizado por agentes de origem interna ou externa. Nas auditorias internas, os responsáveis pela execução dos procedimentos são funcionários destacados especificamente para tal tarefa. Já nas externas, são contratados auditores independentes.

Os auditores externos são, geralmente, indicados pelo órgão certificador e trabalham em conjunto com os internos. Eles testam todos os procedimentos da empresa e desenvolvem relatórios que são apresentados diretamente à diretoria. Há casos em que a legislação exige a realização de auditorias semestrais ou anuais.

Durante esse processo, todos os registros administrativos da companhia são criteriosamente analisados. Os profissionais responsáveis têm a missão de garantir que os dados documentados sejam exatos, precisos e autênticos. Na busca por informações específicas, são abordados vários setores da organização.

Qual a sua utilidade nas empresas?

Ao verificar os registros contábeis da empresa, por exemplo, os auditores serão capazes de determinar sua verdadeira situação financeira. Será feito um cruzamento de dados para comprovar que a prestação de contas está correta e que o negócio é bem administrado.

Da mesma forma, a auditoria abordará todos os outros setores da companhia, considerando a função de cada um dentro da engrenagem. Serão analisados os procedimentos de prevenção de perdas e de segurança no trabalho, além das normas de vigilância sanitária e de quaisquer outras atividades de produção e controle.

Os resultados são disponibilizados para proprietários, acionistas, órgãos oficiais e demais partes interessadas. Caso seja identificada alguma fraude, será possível determinar seu impacto. Assim, a credibilidade da empresa é reforçada, sendo que os gestores conseguem minimizar os riscos que afetam a governança.

Além disso, o processo de auditoria é um passo fundamental para a obtenção de certificações de qualidade reconhecidas internacionalmente. Uma organização que tem a certificação ISO 9001, por exemplo, demonstra para o mercado que atua com base em normas técnicas de alto nível.

Quais os benefícios de uma auditoria eficiente?

Sem dúvidas, uma boa auditoria é um processo de alta complexidade. Entretanto, os benefícios são evidentes e impactam positivamente o desempenho geral de qualquer organização.

Ao contrário do que se imagina, este processo não existe só para apontar defeitos: ele também serve para encontrar os pontos fortes da empresa e potencializá-los. E, ao localizar os pontos de melhoria em suas atividades, a empresa tem a chance de aperfeiçoar seu ambiente de trabalho.

Quando as falhas são minimizadas, o clima organizacional tende a ficar mais agradável. Isso porque os colaboradores assumem o compromisso de eliminar aqueles probleminhas rotineiros.

A disseminação de boas práticas é valorizada durante a auditoria. Todos os funcionários são convidados a participar ativamente. Essa é uma excelente oportunidade para fazer com que cada membro da equipe sinta-se importante, pois qualquer um deles pode dar ótimas sugestões para melhorar o próprio desempenho e o dos colegas.

Para elevar ao máximo a eficiência de um processo de auditoria operacional, é essencial utilizar um checklist, ou seja, uma lista de verificação que facilite a identificação de problemas. Esta ferramenta, quando bem utilizada, traz uma série de vantagens que abordaremos na sequência.

Por que o checklist é a ferramenta fundamental para uma auditoria?

Auditar significa avaliar. E o primeiro passo para isso é definir o que será avaliado. Quais setores da empresa serão auditados? Quais critérios serão adotados para definir o que está bom e o que precisa melhorar? É necessário ter um padrão claro e objetivo para esta análise.

É aí que entra o checklist. Trata-se de uma lista de tudo o que deverá ser observado para a realização correta de uma tarefa. Todos os itens a serem avaliados estarão claramente expostos. Os colaboradores responsáveis por executar a atividade conhecerão os critérios de avaliação e terão uma base concreta para a análise de desempenho.

O checklist auxilia no levantamento de dados, além de facilitar a otimização de processos internos. A ferramenta se converte em um apoio sólido para o fornecimento de feedbacks aos colaboradores, pois todos estarão plenamente cientes de como os procedimentos devem ser executados.

Vale ressaltar que, para garantir a eficiência, o checklist precisa estar alinhado com a realidade da empresa e de cada departamento. Todo setor apresenta peculiaridades em seus processos e metas. E um checklist genérico não será capaz de contemplar essas características, concorda?

Colocando em prática

Depois de tudo o que vimos, fica claro que uma auditoria executada corretamente é crucial para garantir a sustentabilidade de uma organização no longo prazo. Trata-se de uma atividade de extrema importância para manter a casa em ordem ou alterar a rota quando se percebe que algo não está dando certo.

Com checklists bem formulados e o engajamento de todos os colaboradores, é possível implementar um ciclo de melhorias bastante eficaz. A padronização dos processos gera aumento de confiabilidade, redução de custos e maximização dos resultados.

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