Saiba como usar sistemas de gestão para a prevenção de perdas

Imagine você, como gestor, dedicando-se ao máximo para cumprir suas funções e trazer os melhores resultados para empresa e, no final do mês, descobrindo que o resultado financeiro foi negativo. Mais do que isso, saber que o prejuízo veio por falhas na gestão da prevenção de perdas.

Embora seja uma situação desagradável, é algo recorrente em muitas empresas. O índice de perdas é um dos processos que mais impactam nas finanças das organizações e, diante de um cenário desfavorável da economia, medidas para aumentar a margem de lucro são mandatórias.

Assim, este artigo apresentará sistemas de gestão e softwares indicados para reduzir as perdas de uma companhia. Acompanhe cada ponto logo abaixo.

Crie indicadores de monitoramento

Como controlar algo que não se pode medir? Quando se cria indicadores para monitorar os índices de perda, é possível construir um histórico para comprovar se houve ou não evolução nos resultados.

Em posse do histórico e dos dados, basta que o gestor visualize o gráfico para identificar quais indicadores melhoraram, quais ficaram estagnados e quais tiveram maior número de ocorrências.

Mas a função principal do indicador não é apenas observar. Ele deve servir como base para a análise das causas e a criação de um plano de ação para tratar o problema na raiz. Algumas ferramentas são fundamentais nesse processo, como o PDCA, o 5W2H, o diagrama de Ishikawa, a análise de Pareto e a curva ABC.

Conheça os produtos mais vulneráveis

É preciso admitir as perdas. Ignorar ou negligenciá-las só agravará a situação. Assim, é necessário realizar uma análise aprofundada e classificar os produtos mais vulneráveis, que sofrem mais avarias ou que têm que ser descartados pelo vencimento da validade.

Para melhorar o número desses produtos, é importante a criação de planos específicos. Veja, abaixo, algumas ações que podem ser tomadas:

Acabar com o confinamento de produtos

Trancafiar mercadorias ou colocá-las em lugares de difícil acesso afeta diretamente os resultados. Por mais que sejam produtos de alto valor, escondê-los não ajudará a melhorar os índices.

Utilizar etiquetas protetoras e telas de acrílico pode ser uma ótima saída para garantir a exposição sem diminuir a segurança.

Implementar o 5W2H

Essa é uma das principais ferramentas da qualidade para a resolução de problemas, depois de identificada a causa-raiz. O seu funcionamento consiste em responder a 7 questões:

  • what (o que será feito?): nessa fase é preciso descrever de forma detalhada as atividades que serão realizadas para resolver o problema;
  • why (por que será feito?): ao lado da atividade é preciso descrever o porque a atividade deve ser realizada, fazendo apenas o que agregará valor;
  • where (onde será feito?): indicar onde a atividade deve ser realizada ou aplicada;
  • when (quando?): informar a data que atividade deve ser realizada, o que é primordial para acompanhar o status;
  • who (por quem será feito?): define quem é o responsável para entregar a atividade na data acordada;
  • how (como será feito?): descreve em termos simples como será realizada a tarefa;
  • how much (quanto vai custar?): aqui deve ser informado o custo ou tempo necessário para execução, o que é necessário para quantificar se o esforço e investimento realizado.

Treinar para o manuseio de produtos frágeis

Ao analisar os resultados, o gestor poderá comprovar que a má manipulação de mercadorias frágeis impacta direto nos resultados da empresa. Por isso, promover treinamentos para capacitar os colaboradores a lidar com alguns itens pode ajudar a diminuir as perdas.

Use um checklist para gerenciar os processos

Muitos gestores falham na aplicação do checklist porque acreditam se tratar de um procedimento único, quando, na verdade, é um conjunto de etapas. Para elaborar um checklist, é importante seguir alguns passos:

  • definir o que será checado;
  • identificar qual processo será utilizado;
  • verificar o que será preciso para cumprir as etapas.

Depois do planejamento, realiza-se o checklist em si — que pode ser feito em planilhas, softwares, aplicativos ou em folhas de papel. Esse processo é importante, pois, além de ajudar na criação de metas voltadas para a diminuição de perdas, também auxilia no gerenciamento dos resultados.

Para um checklist mais dinâmico e assertivo, é interessante seguir uma ordem cronológica na hora da checagem. E, claro, deixar bem definido como foi feita a marcação, se utilizando um simples “X”, ou “Sim” e “Não”.

Utilize softwares para otimizar a gestão de perdas

Se a tecnologia oferece ferramentas para melhorar meus resultados, por que não utilizá-las? A tecnologia já se mostra eficiente em todos os campos de negócio para automatizar e otimizar processos, tornando-os mais eficientes e dinâmicos, aumentando consideravelmente a produtividade.

Imagine monitorar grandes áreas ou locais com muito movimento. Quantas pessoas seriam necessárias para um bom acompanhamento? Com o auxílio de câmeras de alta definição, é possível reduzir a quantidade de pessoas e posicioná-las em locais estratégicos. Dessa forma, além de reduzir custos, o resultado é muito mais efetivo.

Além das câmeras, a adoção de um software pode trazer alguns benefícios para a empresa. Entre eles, podemos citar:

Diminuição da taxa de erros de conciliação

Quando um colaborador falha na conferência e recebe uma quantidade menor do que foi paga, temos um erro de conciliação, que, com certeza, gerará perda para a empresa.

A implantação de um software diminuirá esse risco, pois somente quando a conferência de todos os produtos esperados estiver completa, o sistema encerrará a atividade.

Composição mais precisa do estoque

Lembra-se das perdas por validade ou armazenamento equivocado? Um software de gestão também intervirá positivamente nessas questões.

O gestor poderá consultar os dados fornecidos pela ferramenta e saber quais mercadorias estão próximas do vencimento, paradas há muito tempo e quando chegarão os produtos que demandam maior cuidado (separando antecipadamente funcionários capacitados e locais para armazenamento).

Controle financeiro

É importante ressaltarmos que perdas não são referentes apenas a produtos. Uma administração financeira errada também pode complicar a saúde financeira da empresa. Atrasos no pagamento de multas e obrigações tributárias podem ser considerados perdas.

Um software de gestão pode auxiliar na parte da elaboração de documentos financeiros, diminuindo erros contábeis e de competência. A ferramenta tecnológica permite que regras sejam criadas e ações sejam executadas automaticamente, eliminando erros e retrabalhos.

Contar com um sistema de prevenção de perdas é fundamental para o sucesso da organização, pois é uma área fundamental para garantir a segurança e a saúde financeira da organização, possibilitando redução de custos e o aumento da margem de lucro. Siga os passos citados e alavanque os resultados da sua empresa agora mesmo!

Quer saber como o checklist pode ajudar na prevenção de perdas da sua empresa? Entre em contato conosco e teremos o maior prazer em ajudá-lo.

Powered by Rock Convert

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Share This