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Saiba como otimizar processos internos com um software de checklist

Toda empresa precisa seguir uma série de procedimentos para executar suas atividades com excelência e garantir uma entrega satisfatória para o seu cliente final. Nesse cenário, algumas empresas precisam efetuar periodicamente um controle de operações, observar se o sistema obedece aos padrões de qualidade exigidos, monitorar o feedback dos clientes, entre outras atividades.

Diante de tantas funções, otimizar processos internos pode ser uma solução para agilizar e aperfeiçoar entregas. Entretanto, registrar todas as ocorrências e compilar o material em um único documento é uma tarefa complexa. Muitos dados podem sofrer distorções até chegar aos responsáveis devido à forma como as informações foram anotadas e repassadas.

Por isso, um software de checklist pode ser uma solução para preservar a integridade dos dados, evitar incoerências e identificar as etapas que podem ser simplificadas.

Neste artigo, vamos explicar o que é otimização de processos e dar dicas que poderão ser aplicadas para atingir melhores resultados. Confira!

Entenda o que é otimização de processos

A otimização de processos consiste em uma série de ações que têm como objetivo eliminar ou reduzir o desperdício de tempo e recursos de determinado procedimento, independentemente da sua natureza. Essa ação pode ocorrer dentro de qualquer setor da companhia, seja o de produção, vendas, financeiro, entre outros.

Trata-se, portanto, de uma estratégia de reestruturação em que os gestores definem, com base nos dados e informações disponíveis, quais os processos que são realmente significativos nas suas operações e quais podem ser simplificados ou até mesmo desprezados.

Saiba como a solução Checklist Fácil pode ajudar a otimizar processos internos

Antes de entender quais são os benefícios dessa ferramenta, é importante esclarecer como ela funciona. Geralmente, os softwares de checklist podem ser acessados online por múltiplos indivíduos e contam com recursos como formulários, relatórios, compartilhamento de dados com outros usuários, entre outras funcionalidades.

Existem diversas opções de softwares de checklist no mercado e é importante que a empresa escolha com cuidado a que melhor atenda às suas necessidades. Uma boa alternativa são as ferramentas que possibilitam customizar os recursos disponíveis de acordo com as preferências e exigências da empresa.

Entre os benefícios de utilizar o software Checklist Fácil na empresa, podemos listar:

  • ganho de tempo: cada registro é automaticamente incluído na base de dados do software, dispensando a necessidade de atualizar as informações manualmente de um papel para uma planilha, por exemplo. Além disso, as informações coletadas pelo auditor são imediatamente disponibilizadas para a gerência;
  • facilidade de acesso: alguns softwares podem ser acessados diretamente do celular ou do tablet, o que agiliza a conferência;
  • controle online: os gestores podem monitorar as atividades de onde estiverem — basta uma conexão de internet;
  • relatórios de performance: a ferramenta compila o relatório de acordo com as preferências configuradas pela empresa;
  • integração com outros funcionários: alguns softwares permitem o acesso de múltiplos colaboradores;
  • agendamento de rotinas: algumas ferramentas permitem estabelecer uma data para realizar atividades ou atualizações.

Confira 5 dicas para otimizar processos internos

Agora que você já sabe quais as vantagens do software de checklist, vamos explicar como otimizar processos internos utilizando a ferramenta. Veja abaixo:

1. Faça o mapeamento dos processos

Mapear os processos é a primeira etapa para, posteriormente, otimiza-los. Mesmo que os gestores tenham plena consciência de todos os procedimentos que ocorrem dentro da organização ou do setor, essa tarefa é muito importante, pois traz mais clareza sobre quais ações podem ser simplificadas.

Para isso, é importante dialogar com os colaboradores envolvidos no processo para que eles possam contribuir com o mapeamento. Os procedimentos podem ser registrados e organizados no formato de um fluxograma para uma melhor compreensão.

A partir da análise do documento será possível determinar quais atividades geram valor para o consumidor e o quanto a operação consome em termos de tempo e recursos. Além disso, o mapeamento de processos permite identificar possíveis gargalos de determinada divisão.

2. Analise os procedimentos

Para realizar uma análise precisa, a empresa deve procurar entender quais são os processos realmente necessários. Para isso, deve-se responder a uma série de perguntas, tais como:

  • qual o objetivo do processo?
  • quanto tempo o procedimento demanda?
  • quais recursos são utilizados no processo?
  • existe outra forma de executar a tarefa?
  • o processo fica estagnado em algum momento? Por quê?

A partir dessa análise, a companhia terá mais discernimento a respeito dos seus processos internos e poderá determinar quais as falhas e os aspectos que deverão ser corrigidos.

3. Treine os funcionários

Antes de implementar o novo sistema, é importante que a empresa treine seus funcionários para a nova etapa. Uma medida interessante para melhorar a compreensão dos colaboradores é criar um material de apoio para o treinamento, como uma breve cartilha explicando o motivo da mudança e como será o funcionamento da operação a partir de determinada data.

Enviar e-mails para as equipes envolvidas no processo também é uma ação importante para que elas possam se adaptar aos novos procedimentos — ou a exclusão deles.

4. Acompanhe os processos

Após identificar quais processos serão otimizados e implementar o novo sistema é fundamental que o gestor acompanhe os novos procedimentos — pelo menos durante os primeiros dias.

Além de validar o impacto das alterações e dar suporte aos colaboradores que estejam se adaptando ao novo protocolo, essa medida permitirá identificar outras questões que poderão sofrer alterações no futuro. Dessa forma, a empresa estará promovendo melhoria contínua, tanto para o funcionamento geral da empresa e na qualidade de vida dos funcionários, quanto na entrega final do produto ou serviço prestado.

5. Customize os relatórios da otimização

Alguns softwares de checklist geram relatórios personalizados, de acordo com configurações definidas pela própria empresa. Depois de implantar as mudanças, é importante que a empresa tome cuidado ao comparar os resultados obtidos antes e depois da otimização de processos. Assim, a companhia terá uma noção mais precisa do impacto que as alterações realmente trouxeram para a empresa.

Entretanto, é importante considerar o período de adaptação ao analisar os resultados obtidos após a mudança. Por isso, realizar análises periódicas e definir metas é uma forma interessante de obter respostas que auxiliarão em uma tomada de decisão mais precisa.

Otimizar processos internos é uma forma eficiente de reduzir custos e potencializar resultados. Para ter ainda mais sucesso com a ação, o software de checklist pode ser uma excelente ferramenta de apoio para implementar as mudanças e acompanhar os resultados.

Você já implementou ações para otimizar os processos internos da sua empresa? Deixe um comentário!

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