Relatório de ocorrências

Relatório de ocorrências: Saiba o que é e como elaborar o seu

Quem administra o dia-a-dia das empresas sabe que incorporar novas técnicas de gestão pode ser essencial para tornar as operações mais eficientes e reduzir custos.

Hoje, vamos discutir a metodologia do relatório de ocorrências, que teve origem na engenharia japonesa dos anos 70 e desde então tem um papel fundamental no controle dos indicadores mais vitais para as empresas.

O que é um relatório de ocorrências

 Trata-se de relatórios diários produzidos por profissionais especialmente designados para uma função em particular.

Muitas vezes, atuam em tarefas que exigem conhecimento técnico específico e, portanto, sua visão sobre as diversas etapas envolvidas é fundamental para analisar a operação.

Em outros casos, administram uma série de diferentes fatores que, dada sua diversidade, dificultam uma análise minuciosa item a item. Através do relatório de ocorrências, profissionais e gestores conseguem visualizar melhor as etapas e, assim, controlar possíveis perdas, gastos desnecessários e melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços.

Por que é importante fazer um relatório de ocorrências

Num primeiro momento, tal metodologia pode soar burocrática e desnecessária – pouco efetiva, por exemplo, na hora de construir um plano anual.

Contudo, situações de descontrole operacional e financeiro podem ter origem em atividades corriqueiras e, portanto, despercebidas pelo gestor.

Seu negócio pode estar tendo perdas constantes e diárias e, se estas não forem percebidas, tais perdas tornam-se semanais, os meses acabam por terminar sempre no vermelho e, por fim, perde-se todo o controle sobre o que está dando errado e precisa ser melhorado com urgência.

 Como fazer um relatório de ocorrências

O relatório de ocorrências pode ser interpretado como uma espécie de controle diário da rotina. Caso aplicado da forma a seguir, pode ser um poderoso aliado no combate ao amadorismo, falta de profissionalismo e hábitos perdulários na produção e administração.

  • Capacite os administradores em raciocínio estatístico. Com a devida instrução, saberão colher as informações cruciais para análise da operação, bem como estabelecer relações de causa e efeito. Um relatório de ocorrências claro e preciso permite elaborar rapidamente previsões, correções e prevenções de problemas;
  • Adote como rotina administrativa o Ciclo de Shewert ou Ciclo PDCA – que consiste em Planejar, Executar, Checar e Agir. Cada etapa tem suas particularidades e ritmos que devem ser considerados cuidadosamente, contribuindo para estabelecimento de metas eficientes e executáveis;
  • Não espere o fim do mês para agir contra o que está dando errado. Com o relatório de ocorrências, você terá meios ágeis para identificar não conformidades, perdas e/ou insatisfações, evitando que elas se avolumem e coloquem em risco as metas fixadas;
  • Avalie rapidamente quais os setores mais deficientes e estabeleça planos de ação imediatos;
  • Identifique imediatamente problemas técnicos e lacunas de habilidade e conhecimento e estabeleça programas de treinamento e aperfeiçoamento.
  • Estabeleça reuniões diárias de abertura e fechamento de ciclos operacionais nos níveis intra-setor e em fluxos gerais de produção e/ou trabalho. Condicione a análise dos dados levantados a uma junta mista de gestores e técnicos.

Benefícios 

Conforme visto, o relatório de ocorrências é um instrumento poderoso de gestão que permite sua empresa ter consciência plena de sua rotina operacional e, consequentemente, estabelecer níveis de eficiência diários.

Além disso, traz a comodidade de eliminar, de uma vez por todas, as famigeradas bolas de neve, efeitos dominó, tempestades em copos d’água que tornam as empresas disfuncionais e trazem dano permanente aos indicadores e às metas preestabelecidas.

Conclusão

Gostou? Pois saiba que a tecnologia pode te ajudar a implementar e otimizar o relatório de ocorrências. Conte com nossa expertise em internet das coisas para colher informações precisas em tempo real e alimentar instantaneamente seu controle diário de rotina com os indicadores mais cruciais para sua empresa.

Conteúdo produzido pela Nexto.

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