Padronização de processos: por onde começar?

8 passos para padronização de processos: saiba tudo que é preciso para colocar em prática

Quando você pensa em algo padronizado, o que exatamente vem à sua mente? Algo rígido e intransponível? Essa interpretação já está bastante ultrapassada. Atualmente, implementar uma padronização de processos dentro da empresa significa reduzir a variação de uma atividade sem perder a flexibilidade.

O que você deseja quando entra em uma loja procurando roupas, por exemplo? Que o atendente repasse informações importantes sobre os itens vendidos ali e que também saiba se adaptar às suas necessidades. Ou seja, isso é padronização de processos.

Os benefícios de uma padronização são muitos e podem ser qualitativos ou quantitativos:

  1. Qualitativos, quando se trata do treinamento de atendentes e de mão de obra em geral.
  2. Quantitativos, quando a empresa consegue reduzir o seu gasto monetário graças à melhor utilização dos materiais.

Quer saber como ter todos esses benefícios na sua empresa e como ocorre essa padronização de processos? É exatamente isso que você verá no post de hoje! Leia até o final e não perca nenhum detalhe!

Quais são os princípios básicos da padronização?

Antes de iniciar qualquer processo de padronização, é preciso uma reunião informando como as coisas serão feitas. A equipe também precisa ser treinada para fazer com que esse novo conceito dê certo.

Os novos funcionários devem passar por um processo de treinamento por um período entre 2 ou 3 meses. Ou até que internalizem todos esses conceitos, de modo que o trabalho não seja realizado como antigamente.

Quando aprendemos algo novo, queremos colocar logo em prática o nosso conhecimento — isso também acontece dentro da empresa. No início, a tendência é padronizar quase tudo nela. Mas, você perceberá que, para atender melhor à clientela, alguns serviços não precisam ou não devem ser padronizados.

Simplificar ao máximo esse processo e descentralizá-lo também são atitudes sensatas. É muito mais fácil dividir a empresa em áreas e que cada gerente avalie os processos de padronização dentro do seu setor.

Os padrões a serem seguidos devem ser claros e de fácil entendimento por parte dos funcionários. Assim, os novatos poderão padronizar os seus processos sem muitos problemas e fica muito mais fácil aplicá-los no dia a dia.

É necessário que esse padrão adotado pela empresa seja acompanhado de perto. Isso para certificar que as mudanças que visam a melhoria do desempenho possam ser realizadas. Também é interessante escolher a periodicidade que a padronização de processos sofrerá uma revisão para adaptar-se melhor ao ambiente.

Por que padronizar?

Antes de partir para a efetiva padronização dos processos da empresa, é importante pensar nos motivos dessa iniciativa. Cada instituição vai trabalhar com uma realidade:

  • para reduzir custos,
  • para ganhar tempo na produção,
  • para minimizar erros,
  • para seguir uma tendência de mercado.

Independentemente do motivo, nunca deixe de se fazer essa pergunta, pois isso vai nortear toda a ação do grupo. Padronizar processos não é uma tarefa trivial, inclusive, pode ser muito trabalhosa no início. Mas, depois das mudanças serem implementadas, os resultados serão compensadores. Mantenha sempre claro em sua mente e na dos funcionários o motivo pelo qual a empresa optou por esse caminho.

O que deve ser padronizado?

Todas as atividades críticas da empresa devem passar por um processo de padronização. Operações básicas do dia a dia, realizadas em grande quantidade, devem ser padronizadas para evitar a ocorrência de vários erros. Outras áreas que trazem risco à segurança e ao meio ambiente também precisam de padronização.

A padronização de processos é um importante passo para uma empresa, independentemente do seu tamanho. Quando o trabalho é desenvolvido dentro de certo padrão e ainda com flexibilidade, as chances de erros são muito menores.

Além disso, o cliente se sente satisfeito com o produto ou serviço que adquiriu. Consequentemente, há uma maior chance de que ele retorne para adquirir algo novo e estreitar seu relacionamento com a empresa.

Como padronizar os processos internos?

Para entender melhor como colocar esse método em prática, explicaremos o passo a passo das etapas que devem ser analisadas e melhoradas para que ocorra a padronização dentro da organização. Confira:

1. Mapeie processos

Na fase de mapeamento, os gestores devem identificar os processos e as rotinas de todos os setores internos. Para isso, deve destacar recursos necessários, falhas e como as atividades são realizadas.

Nesse momento, todas as rotinas ficam nítidas e é possível identificar etapas desnecessárias ou redundantes no processo. Muitas vezes elas só aparecem nesses momentos de análise que superam o fazer mecânico e a correria do cotidiano.

Depois de analisar todos os pontos, é possível identificar eventuais falhas ou possibilidades de melhoria nas atividades dos colaboradores. Isso ajuda na criação de um plano de ação estratégico para corrigir a maior quantidade de erros, garantindo melhores resultados.

Lembre-se: assim como os erros devem ser destacados, as oportunidades de melhorias devem ser analisadas criteriosamente para conseguir otimizar os pontos fortes e os resultados da empresa. Toda organização apresenta rotinas mais ou menos eficientes.

É preciso criar condições para que o que já funciona bem possa continuar evoluindo. E para que aquilo que ainda não está de acordo possa ser solucionado.

2. Implemente mudanças

Depois de feito o mapeamento e analisados todos os pontos que devem ser melhorados, é hora de aplicar as mudanças. É importante destacar que, para que a padronização de processos aconteça, todos os colaboradores devem estar engajados e cientes do motivo, da importância e do impacto dessas transformações.

Portanto, deixar tudo bem claro é essencial para que as mudanças ocorram da melhor forma possível. Nesse processo, é importante envolver os colaboradores que trabalham diretamente nas atividades a serem padronizadas. Afinal, são eles que conhecem melhor a tarefa.

Eles podem dar sugestões sobre melhores formas de desempenhar a mesma tarefa, de forma mais eficiente. Da mesma forma, ter um olhar externo é importante, para ter uma percepção diferente sobre a realização daquela atividade. O interessante é que esse processo seja feito a várias mãos e com múltiplos olhares.

3. Monitore constantemente

Com o processo já implementado em toda a empresa, os gestores devem monitorar constantemente a nova rotina da equipe. Isso serve para identificar se o plano de ação adotado foi realmente adequado.

Sempre é possível corrigir falhas, mesmo com o processo em andamento. O importante é agir rápido para que o tempo de execução das atividades não seja impactado. E também para que sejam adotadas medidas que evitem que o mesmo erro volte a ocorrer.

Com essa prática, também é possível identificar rapidamente problemas e soluções que antes não foram percebidos, assegurando um desenvolvimento interno contínuo.

Outra atitude que deve ser tomada é a elaboração de guias especificando o passo a passo de todos os processos. Isso serve para guiar tanto os gestores no momento do monitoramento quanto os colaboradores na hora da execução das atividades.

Com o suporte desse documento, novos colaboradores podem ter acesso a dados sobre como as atividades são desenvolvidas, além de garantir que o padrão de qualidade nunca se perca e que seja constantemente lembrado. Daí a importância de registrar todo o processo e de manter o rastreamento de todas as ações.

4. Alinhe departamentos importantes

Antes de padronizar os processos da empresa, é importante listar o papel de cada setor nos procedimentos. Isso vai garantir que cada um saiba como pegará o produto ou serviço em questão e como deve entregá-lo ao próximo setor que vai conduzir a próxima etapa.

Pode ser que quando esse estudo estiver sendo feito, o grupo identifique que é melhor que uma etapa seja desempenhada por outro setor por uma questão de espaço físico, capacitação ou até mesmo por maior disponibilidade. O importante é que não haja dúvida sobre a que setor pertence cada atribuição e que cada etapa seja muito bem documentada e registrada.

5. Use a tecnologia a seu favor

A grande vantagem da padronização de processos hoje, em relação há 20 anos, é que a tecnologia evoluiu muito e pode tornar as atividades mais eficientes e mais rápidas. Para isso, é importante conhecer as alternativas disponíveis no mercado de acordo com o seu segmento. Desde um complexo sistema de gestão até um software de checklist aplicável ao seu segmento industrial: qualquer uma dessas ferramentas pode contribuir para a padronização de processos na empresa.

É importante destacar que as tecnologias estão a serviço do ser humano e não o contrário, por isso, saiba pesquisar exatamente qual delas realmente poderia auxiliar na padronização de processos e faça aquisições acertadas. O interessante é liberar a sua equipe para tarefas mais estratégicas e deixar as questões operacionais a cargo das máquinas.

6. Faça gestão do risco

A gestão de riscos deve caminhar junto à padronização de processos. Ela vai auxiliar na minimização dos impactos que os possíveis riscos que todo negócio tem. Funciona assim: uma das funções da padronização dos processos não é justamente mitigar erros? Pois bem, quando esses erros são identificados e relacionados, fica mais fácil criar planos de contingência e ações preventivas para que eles nunca mais ocorram.

Com essa matriz de risco criada, a empresa pode padronizar os processos diretamente ligados a ela, podendo começar pelos riscos com maiores possibilidades de ocorrência e que causem maiores impactos.

É possível, inclusive, classificar a natureza de cada risco, a probabilidade de ocorrência e o grau do impacto causado caso ele ocorra. Com essa ferramenta, que é bastante visual, pode-se identificar, por exemplo, que um processo de determinada área precisa ser padronizado antes de outra, por exemplo.

7. Qualifique as pessoas

Durante a padronização de processos organizacionais é primordial oferecer uma atenção especial às equipes. Elas precisam perceber que o processo também vai beneficiá-las. Para que isso seja percebido, aposte na qualificação continuada dos times. Capacidades técnicas, analíticas e gerenciais devem ser contempladas.

Outra área que merece um olhar cuidadoso é a de inovação. Não basta padronizar os processos, é preciso criar na equipe o hábito de perceber muitas possibilidades na mesma tarefa. Cursos relacionados a essa área incentivam que o grupo se mantenha sempre criativo, inventivo e competitivo.

8. Crie indicadores de desempenho

Se antes da padronização de processos a sua empresa ainda não trabalhava com indicadores de desempenho, a partir dessa implantação, essa necessidade ficará real. Os indicadores são uma forma de criar metas objetivas para que a função principal da empresa seja cumprida. Para isso, é importante estabelecer metas alcançáveis e que realmente contribuam para o crescimento do negócio.

A própria padronização dos processos pode se tornar uma meta do tipo: concluir a padronização de todos os processos da empresa dentro de 12 meses. Para que essa meta seja alcançada, possivelmente haverá um plano de ação com diretrizes, cronogramas e prazos que permitirão esse alcance.

Quais são os aspectos essenciais para profissionalizar um negócio?

Um dos principais pontos a observar no processo de melhoria de uma empresa — principalmente no início das suas atividades — são: o capital e o planejamento estratégico.

Ter um capital de giro eficiente e saudável é fundamental para que a empresa se mantenha estável durante todo o seu período de vida e consiga ter recursos para expandir e realizar melhorias. Isso vale para todos que desejam ter um negócio profissional e com crescimento constante.

Para tanto, é essencial que o cálculo do capital de giro seja feito com extremo cuidado e de acordo com a realidade do mercado — caso contrário, o empreendimento correrá o risco de não conseguir dar continuidade às suas atividades.

Outra coisa que deve ser previamente estipulada para construir um negócio profissional é realizar o planejamento estratégico. Nesse momento, você deve estimar os recursos que a organização precisará antes e durante suas atividades, estipular as métricas que devem ser analisadas constantemente, elaborar planos de ação, planejar os investimentos necessários e traçar estratégias claras e bem definidas.

Como implementar melhorias na gestão com a padronização de processos?

Para o bom funcionamento de uma atividade, trabalhar em todos os setores de gestão com o intuito de otimizá-los e torná-los mais eficientes é uma tarefa essencial para ter sucesso. Por isso, a padronização de processos deve ser adotada principalmente pelos gestores.

Nesse sentido, uma boa alternativa para padronizar as atividades é adotar softwares — como, por exemplo, checklists customizados. Com eles, cada setor de gestão pode estipular a ordem das tarefas que devem ser realizadas e seu grau de importância.

Como já mencionamos, os gestores devem mapear todos os processos internos da empresa para que esse método seja eficiente. Feito isso, é possível identificar os pontos mais críticos e aqueles que apresentam menos riscos de erro, adotando a padronização nas atividades mais relevantes.

Desse modo, os líderes de cada setor podem auxiliar a organização a aderir à padronização e estimular o uso desse sistema. Com o checklist implementado, é possível mitigar riscos de erros durante todo o processo, diminuir perdas de recursos e, consequentemente, ter um impacto considerável no aumento do lucro da empresa.

Vale destacar que a padronização é um ótimo método para os gestores que querem otimizar as atividades sem que seja preciso realizar investimentos significativos. Afinal, enxergar maneiras de aumentar resultados com o mínimo de investimento é uma das funções de um bom líder.

Por que a padronização de processos é uma vantagem competitiva?

O objetivo principal da padronização de processos é a melhoria e a otimização na execução das atividades. Isso porque elimina tarefas desnecessárias, corrige erros e encontra soluções em cada etapa. Por isso, os benefícios da adoção desse método proporcionam uma enorme vantagem competitiva para organização, tais como:

Eliminação de falhas

A padronização cria uma rotina para a realização das tarefas, promovendo uniformidade e garantindo a execução das atividades da melhor maneira. Com isso, é possível identificar oportunidades de melhorias e falhas, assegurando uma maior eficiência interna.

Otimização nos procedimentos internos

Com a padronização integrada a todos os setores da empresa, os reflexos positivos podem ser facilmente identificados, principalmente nos seguintes pontos:

  • diminuição de custos — com padrões estabelecidos, é fácil perceber desperdícios ou mau uso de recursos e de mão de obra;
  • aumento na produtividade das equipes — com processos bem definidos, a equipe perde menos tempo com a resolução de dúvidas;
  • agilidade na resolução e na identificação de problemas e erros — os padrões também facilitam a identificação e correção de erros, pois as etapas são facilmente entendidas e visualizadas;
  • redução de perdas de recursos e mão de obra — esses recursos podem ser tanto de natureza material quanto profissional e relacionada ao tempo de produção.

Com essas melhorias, é possível obter a principal vantagem competitiva da padronização de processos, como veremos a seguir.

Melhoria na qualidade do produto e dos serviços

Realizando todas as melhorias que citamos, é fácil identificar um aumento considerável na qualidade do produto ou serviço final da empresa. Assim, é possível destacar-se dos concorrentes diretos e indiretos, uma vez que a padronização de processos é uma ótima estratégia para garantir um aumento da qualidade com um baixo investimento.

Além disso, a empresa encanta e conquista a fidelização dos clientes, tornando-os propagadores da marca — o que também impacta em ganhos relativos à competitividade.

Todo o processo de mudança pode parecer complicado de início, mas a efetivação da padronização pode trazer enormes benefícios. Você já adota algum tipo de padronização interna? Ficou motivado com este post a aplicar essa metodologia em sua empresa? Deixe seu comentário!

2 Replies to “8 passos para padronização de processos: saiba tudo que é preciso para colocar em prática”

  1. Prezados Senhores,
    Boa tarde
    Solicito de V.Sa. a possibilidade de me enviar um checklist processos licitatórios com base na Lei. nº 13.303-2016, para empresas públicas.
    Pelo conteúdo que vocês apresentam , acredito que teham o checklist pronto para melhor desenvolver minha análise nos processos licitatório de um modo geral, ou seja( Coontratações diretas, por dispensa, Pregão e outras modalidades.
    Agradeço toda a atenção dos Senhores, considerando que um checklist de processos licitatório na análise dos diversos contratos na empresa pública federal irei desenovler o meu trabalho com mais rapidez e segura, além da eficiência.
    Um grande abraço para todos.
    Neide Auxiliadora de O.L.Fernandes.
    Pode enviar para o e-mail : maiasuss@yahoo.com.br
    e neide@codeba.com.br

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