Profissionais que trabalham com a ordem de serviço

Ordem de serviço: 4 opções para gerenciar e manter o controle da sua operação

Para todas as operações de uma empresa, é importante ter um documento que deixe claro os serviços realizados, seja no ambiente externo ou interno. Manter a organização é fundamental quando várias ações são feitas ao mesmo tempo, principalmente em unidades de franquias. Para auxiliar esse processo, é preciso contar com a ordem de serviço!

Dessa forma, utilizar essa opção de gerenciamento pode ser uma ação importante no acompanhamento de uma inspeção ou auditoria que deve ser realizada.

Normalmente, a ordem de serviço é utilizada para descrever em detalhes esses trabalhos que precisam ser realizados em ambiente externos.

Mas você também pode utilizar o mesmo processo para cumprir com os ajustes necessários dentro da sua organização. Alguns exemplos são as regularizações referentes à segurança do trabalho dentro de uma indústria. Há também o trabalho de visual merchandising dentro das unidades de uma franquia.

O que é uma ordem de serviço?

De forma simples, a ordem de serviço pode ser definida assim: é uma ferramenta de controle para os trabalhos realizados que passam por um agendamento prévio.

Geralmente, ela é desenvolvida como um documento formal, tanto digital como impresso. O seu objetivo é descrever o trabalho já aprovado para execução.

  • Por exemplo: uma solicitação de manutenção de uma máquina dentro do chão de fábrica, por estar fora dos padrões necessários para ser utilizada.

Esse documento passa a ser fundamental no momento de conhecer os detalhes sobre qualquer tipo de serviço que precisa ser realizado. Lembrando que sua utilização pode acontecer tanto no trabalho direto com os clientes como no ambiente interno de uma empresa.

Por isso, ela pode ser utilizada de várias formas diferentes, como:

  • Gestão de não conformidades;
  • Ajustes de comunicação interna;
  • Controle de estoque;
  • Controle financeiro;
  • entre outras.

Como se faz uma ordem de serviço?

Para fazer uma ordem de serviço, basta descrever de forma clara qual o serviço que precisa ser desempenhado.

Ou seja, ela é criada a partir da identificação das informações e passagem da responsabilidade para a pessoa que deve executar as ações.

Só que a dúvida que sempre existe é onde colocar essas informações. Ah, e também de qual tipo de plataforma utilizar para executar esse passo. Durante esse conteúdo, vamos tirar todas essas dúvidas!

O que deve ter em uma ordem de serviço?

A ordem de serviço precisa ter uma série de informações para que a solicitação seja atendida de maneira efetiva. Alguns desses pontos que devem constar são:

  • Número ou código de registro;
  • Responsável pela ordem de serviço;
  • Motivo da solicitação;
  • Descrição do que deve ser feito;
  • Data de realização;
  • Local onde deve ser feito;
  • Área de observação.

Com essas informações, fica mais fácil para calcular quais materiais precisarão ser utilizados no serviço. E não apenas isso, mas também quantos profissionais precisam ficar envolvidos na atividade e quanto tempo em média essa ação pode levar.

4 opções de soluções para gerenciar cada ordem de serviço

Agora vamos listar algumas opções que você pode escolher para começar a gerenciar as ordens de serviço dentro da sua operação.

1. Documento impresso

A maneira tradicional de utilizar a ordem de serviço é através do documento impresso. Essa é a maneira mais utilizada até hoje, mas é também a que traz mais dificuldades para realizar um controle preciso das atividades.

Portanto, a dificuldade ao implementar essa opção está justamente na parte do gerenciamento. Lidar com vários papéis, referentes a execução das ordens de serviço, não vai permitir que sua empresa acompanhe números e métricas importantes. E sim, elas precisam ser observadas.

2. Planilha eletrônica

Outra plataforma bastante utilizada para fazer toda a operação em torno das ordens de serviço é a planilha eletrônica.

Com ela, é possível dividir por coluna cada uma das áreas de informação necessárias. Mas quando há um grande volume de informações, fica mais difícil de identificar pontos relevantes no trabalho de execução dos planos de ação.

Para automatizar o processo de ordem de serviço, facilitar o rastreamento de trabalhos, trazer acessibilidade, agendamento recorrente, geração de relatórios e fechamento, o caminho ideal é partir para uma solução digital que funcione em diversos dispositivos diferentes.

3. Plano de ação

A ideia é evitar o retrabalho e já manter todas as informações no padrão que precisa para organizar melhor cada atividade? E se ainda conseguir criar relatórios automáticos a partir das informações?

Isso tudo é possível utilizando um sistema que possibilite a criação dos planos de ação. Em resumo, usando o método 5W2H, você consegue garantir que todas as informações importantes para o gerenciamento de cada ordem de serviço fiquem devidamente salvas.

Assim, o responsável que fará a tratativa da ordem de serviço ou do plano de ação terá em mãos uma série de facilidades. Outras plataformas, como o papel ou a própria planilha, não proporcionam.

Com essa opção, você consegue fazer o controle das suas ordens de serviço. Inclusive, consegue ter a vantagem de utilizar um app mobile para realizar a aplicação prática.

4. Gestão de rotas

Quando tratamos de ordem de serviço, automaticamente falamos sobre a gestão e controle de rotas dos profissionais que precisam executar os serviços. Contar com essa funcionalidade ajuda a manter o controle sobre a operação, identificando onde cada profissional está realizando o trabalho agendado.

Inclusive, tanto a opção de gerenciamento de rotas como o de planos de ação você pode utilizar através da plataforma Checklist Fácil. Essas são funcionalidades presentes na solução que é líder em checklist eletrônico na América Latina.

Ao todo, os clientes que já utilizaram a plataforma aplicaram mais de 4 milhões de checklists. E o resultado disso? Já foram mais de 9 toneladas de papel economizados em diversos setores de atuação! Por exemplo: indústria, varejo, farmacêutico, hoteleiro, logístico e vários outros!

O objetivo principal é fornecer detalhes claros do trabalho a ser executado. E por conta disso, os dados registrados nas ordens de serviço permitem que a empresa monitore o desempenho de cada ação prática que foi realizada com a gestão de rotas.

Está pronto para mudar o seu cenário atual e investir na plataforma que vai mudar a maneira que utiliza a ordem de serviço? Então confira todos os detalhes e peça já uma demonstração da solução Checklist Fácil!

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