Não conformidades nas empresas: veja como o checklist ajuda a resolver

Empresas bem-sucedidas são especialistas em promover a melhoria contínua de seus processos. Em outras palavras, elas se destacam pelo cuidado que dão à qualidade. Para isso, dependem da padronização e do acompanhamento constante das atividades que executam diariamente. É aí que começam a surgir as não conformidades.

Saber identificar erros nos processos, o que chamamos de não conformidade, e ter um método definido para solucioná-los é um dos segredos da melhoria contínua. Neste artigo, vamos explicar como um checklist pode facilitar esse procedimento. Confira!

O que são as não conformidades e por que você deve estar atento a elas?

São chamados de não conformidades todos os processos que estão fora do padrão definido pela empresa. São, portanto, processos que geram resultados insatisfatórios, o que pode se traduzir na piora da qualidade dos produtos ou serviços entregue aos clientes.

Para controlar processos evitando as não conformidades, é necessário adotar padrões a serem seguidos no dia a dia da organização. O ideal é que toda empresa tenha claro quais são os parâmetros exigidos para o atendimento, produção e gestão. Esse cuidado traz resultados imediatos, tais como:

  • redução do retrabalho;
  • prevenção de perdas;
  • melhor utilização dos recursos da empresa;
  • aumento da segurança contra perdas e acidentes;
  • diminuição do risco de falta de produtos ou matéria-prima;
  • ganho de produtividade.

Por outro lado, não basta apenas definir quais são padrões a serem seguidos em cada processo. É fundamental consolidar um sistema de checagem, capaz de verificar se, na prática, os parâmetros estão sendo seguidos.

Como checklists ajudam a identificar e solucionar as não conformidades?

A forma mais eficaz para identificar e corrigir é por meio de software de checklist, como o Checklist Fácil. O sistema se divide em duas partes. Uma é a lista eletrônica de checagem e a outra é a solução das não conformidades identificadas.

Esse sistema de checagem deve ser elaborado de forma metódica, contemplando as 7 etapas a seguir.

1. Checagem

O gestor deve ter em mãos o checklist com todos os pontos a serem verificados. Isso pode ser feito por meio de perguntas, que servem para direcionar a checagem. Por exemplo, “a vitrine da loja está iluminada?”; “os vendedores estão encaminhando o cliente até a porta?”; “o estoque está organizado?”; “a temperatura do freezer está abaixo de 2 graus?”; entre outras.

2. Criação do plano de ação

Ao identificar uma não conformidade, o gestor deve criar um plano de ação. Esse plano pode ser desenvolvido na própria ferramenta Checklist Fácil, que segue o formato 5W2H, um sistema baseado em 7 perguntas:

  • What: o que será feito (etapas);
  • Why: por que será feito (justificativa);
  • Where: onde será feito (local);
  • When: quando será feito (tempo);
  • Who: por quem será feito (responsabilidade);
  • How: como será feito (método);
  • How much: quanto custará fazer (custo).

Esse campo é automaticamente proposto para resolução do problema.

3. Registro da situação

Para a elaboração do plano de ação, o gestor ou colaborador que identificou a não conformidade precisa, primeiro, fazer um registro da situação, o que pode ser feito por meio de foto ou vídeo. Esse registro deve ser incluído no sistema, assim como o plano de ação, que deve ser proposto nesta mesma etapa.

4. Envio do relatório

Assim que todo o checklist estiver respondido, o processo pode ser finalizado, salvo e sincronizado, gerando um relatório que será enviado para a nuvem. A partir daí, as perguntas sobre essa não conformidade são incluídas no plano de ação, enviando automaticamente para o gerente da área.

5. Conferência

Ao receber o relatório, o gerente da área deve rever o processo em que foi identificada a não conformidade, verificar a resolução do problema e fazer uma nova foto, cadastrando a solução resolvida.

6. Aprovação ou reprovação

Quando a solução é registrada, o auditor responsável é notificado, devendo, então, aprovar ou reprovar a solução cadastrada. Em caso de reprovação, a solicitação volta ao gerente para que ele realize os ajustes necessários, com as devidas orientações para correção da não conformidade.

7. Consolidação dos processos

Todas estas etapas geram um fluxo de trabalho, consolidando os processos no sistema de checagem, passando a constar para todos os responsáveis pela execução das atividades.

De que forma o sistema controla processos para evitar não conformidades?

No sistema Checklist Fácil, todos os controles são definidos pelos próprios gestores. Isso é possível graças a um amplo conjunto de configurações. Desde o momento da elaboração do questionário. Nele é possível definir as perguntas que precisam ser respondidas durante a execução dos processos.

A partir da resposta, podem ser criados novos fluxos. Quando um processo é respondido com “não”, indicando uma não conformidade, é possível programar o sistema para exigir que o funcionário crie um plano de ação no formato 5W2H. Se essa for a opção, ele não conseguirá concluir o checklist sem preencher um plano de ação.

O próprio pedido para criação do plano de ação pode conter orientações do auditor sobre como esse processo deve ser conduzido. Outra possibilidade é a de que esses campos sejam preenchidos previamente. Dessa forma, o auditor apenas conseguirá ler o que foi definido e salvar o plano de ação para seguir com a auditoria.

Para evitar que surjam erros na configuração do plano de ação, o colaborador pode preencher todos os seus campos previamente, bloqueando a edição dele.

É importante destacar que o sistema deve ser personalizado de acordo com as necessidades da organização. Um exemplo é a inclusão de dicas em cada pergunta. São informações adicionais que podem trazer orientações, imagens e vídeos para indicar qual é a situação ideal para cada processo.

A personalização é um ponto central do sistema porque cada empresa tem um processo de checagem diferente. Por exemplo, a loja de departamentos A tem uma equipe muito grande para a verificação de padrões nas unidades, enquanto a loja B tem uma equipe mais restrita para essa função.

Isso vai gerar modelos diferentes de checagem. Para a empresa A é importante que, quando o checklist seja finalizado, os planos de ação sejam direcionados a um supervisor — ele vai ler todo o checklist e decidir se aprova ou reprova o plano de ação. Caso opte pela reprovação, o plano de ação pode ser reaberto e devolvido para que o auditor o refaça.

Já a empresa B não depende de um supervisor dedicado exclusivamente à aprovação ou reprovação do checklist. Também não há necessidade de que sejam cadastradas soluções. Basta que o colaborador identifique a não conformidade e que ele mesmo faça o ajuste, criando o plano de ação e concluindo a checagem na sequência.

Em todos os casos, uma coisa é certa: a qualidade dos seus produtos e serviços depende do controle sobre as não conformidades.

Quer saber, agora, como adotar na sua empresa o acompanhamento de não conformidades que descrevemos neste artigo? Entre em contato conosco e saiba mais.

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