Metodologia Seis Sigma: como acompanhar os planos de ação

Metodologia Seis Sigma: saiba como acompanhar os planos de ação

Otimizar processos e reduzir a incidência de erros faz parte da busca de maior eficiência dentro das empresas. Para isso, a metodologia Seis Sigma é uma ferramenta que há muito tempo tem sua eficiência comprovada nessa aplicação.

Com mercados cada vez mais competitivos, estar perto da perfeição é indispensável. Pensando nisso, a metodologia propõe um trabalho em etapas que vão desde o planejamento até o controle das mudanças, tudo em prol da eficácia operacional de uma empresa!

Neste post, você entenderá mais sobre a Seis Sigma, como ela é executada e como seus planos de ação podem ser acompanhados. Confira!

A metodologia Seis Sigma e suas vantagens

Cada vez mais as empresas buscam analisar resultados e desempenhos observando suas próprias atividades. Isso é possível graças aos dados gerados em vendas, relacionamento com o público, desempenho nos processos e em todos os outros momentos.

A metodologia Seis Sigma também faz o uso dessas informações, junto das estatísticas, para entender melhor o negócio e propor mudanças pontuais. A ideia é que a empresa se desenvolva de maneira que passe a ser mais produtiva. A Seis Sigma tem a proposta de, principalmente, tornar processos cotidianos mais eficazes.

Nesse trabalho é natural que a produtividade aumente, algo que também reflete nos lucros da empresa. Se mais é feito com menos tempo e esforço, isso representa crescimento e melhoria dos resultados.

Redução de erros

Para alcançar isso de maneira adequada, esse aumento de produtividade também está associado à redução de erros. Menos falhas representam menor necessidade de retrabalho. Práticas padronizadas nos processos ajudam a conduzir colaboradores da melhor forma, de modo que eles trabalhem dentro de métodos comprovadamente eficientes.

São justamente os dados que ajudam a empresa a detectar em quais momentos os erros e as falhas acontecem. A partir disso, planos de ação são desenvolvidos para que novos métodos sejam aplicados dentro de fluxos de trabalho mais interessantes e menos propensos a problemas.

Redução de custos

A redução de custos é praticamente uma consequência da menor incidência de erros. Toda vez que um problema acontece, pode haver também consequências financeiras, como perda de produtos, de material e até mesmo o retrabalho, que gera necessidade de investimento.

Nesse cenário, a aplicação da metodologia Seis Sigma também traz benefícios no sentido das despesas necessárias para que a empresa realize seu trabalho. Processos otimizados têm a expectativa de serem concluídos em menor tempo e sem falhas, o que também garante que a produção ou a execução das demandas seja mais econômica.

As etapas de aplicação

Para funcionar, a Seis Sigma precisa ser aplicada dentro de algumas etapas, exatamente 5. Elas cuidam da análise do processo desde o início, passando pela fase de melhoria, com a aplicação das mudanças, e indo até a conclusão e o controle dos novos métodos.

A seguir, conheça melhor como funciona cada uma dessas etapas e como elas são desenvolvidas. Assim, você poderá entender melhor a metodologia Seis Sigma!

Definição

A etapa de definição marca o entendimento das metas da empresa com a Seis Sigma. Assim, são observados os problemas, ou seja, os processos que têm apresentado baixo desempenho e precisam de melhorias.

A partir desse ponto, a empresa consegue identificar o que estará sob análise e propostas de melhorias a partir das próximas etapas. Na definição também será definido um líder para conduzir as mudanças, a equipe de suporte, os indicadores a serem observados e quais são as restrições e os recursos para o projeto.

Medição

Nessa etapa é necessário fazer um mapeamento completo daquele processo que está motivando a mudança. Todo seu fluxo de desenvolvimento deve ser destrinchado, com análises e observações detalhadas para apontar todos os erros e falhas envolvidas.

Isso trará o apontamento preciso dos problemas e também do que está bom, mas pode ser otimizado. Também é importante apontar as consequências que estão sendo geradas, como custos financeiros, atrasos e o que mais estiver associado ao processo.

Análise

Com todo o detalhamento da questão, captado na etapa anterior, agora é hora de se debruçar sobre o problema para, então, conseguir as melhores soluções possíveis. Nesse momento, a ideia é que seja feita uma análise estratégica de como o quadro pode ser solucionado.

Esse momento deve estar sustentado por dados e estatísticas apresentadas em diagnósticos sólidos, em que houve um trabalho mais analítico e estratégico. Isso permitirá que a situação atual seja observada com maior clareza e, então, as melhores soluções deverão ser propostas. Toda a equipe deve participar desse momento, sempre usando os dados.

Melhoria

Com os problemas devidamente detectados e as soluções mais adequadas propostas, agora é a hora de agir. A etapa de melhoria consiste na aplicação das novas práticas, sempre com foco na padronização dos processos. É isso que vai evitar variações que podem gerar problemas como atrasos, erros e resultados fora do padrão pretendido.

Na aplicação, as hipóteses propostas na análise podem ser confirmadas ou não como realmente eficientes para a empresa. De certo modo, mesmo com um estudo baseado em dados e estatísticas, algumas práticas serão aplicadas em caráter de testes.

Controle

O controle é o momento final, dedicado ao acompanhamento das novas práticas e das mudanças aplicadas nos processos da empresa. A ideia é que a equipe empenhada no trabalho possa observar, na prática, se tudo está caminhando da maneira esperada.

Nesse momento, também pode ser o caso de perceber que ainda há necessidade de outras melhorias. Se isso acontecer, o trabalho pode ter que voltar à etapa de análise, seguindo com novas propostas e, por fim, voltar ao controle para seguir atestando a eficácia.

O acompanhamento dos planos de ação

Todo esse processo da metodologia Seis Sigma será desenvolvido em planos de ação. Cada uma das etapas é complexa, repleta de trabalhos específicos e que precisa ser acompanhada com eficiência. Isso garante que todas as fases sejam executadas de maneira completa, com a observação dos problemas e, posteriormente, com a aplicação das soluções e com o controle.

Para acompanhar esses planos de ação e torná-los ainda mais eficientes, soluções digitais podem ser a melhor solução. Nesse caso, um checklist automatizado e que pode ser acessado por computadores, tablets e smartphones é uma ótima ideia! A Checklist Fácil é uma empresa que está no mercado com essa proposta, com um software totalmente customizável.

Ele permite que toda equipe designada para o Seis Sigma acompanhe todos os processos dentro de uma plataforma voltada ao checklist. Por lá, envio de imagens e outros tipos de arquivos podem ser feitos para facilitar o processo. A solução também dá um suporte eficiente para o tratamento de não conformidades, algo fundamental na otimização dos processos.

A tecnologia é fundamental nos dias de hoje e pode fazer toda diferença na aplicação da metodologia Seis Sigma na sua empresa! Com o suporte de um bom software de checklist é possível chegar aos melhores resultados com maior produtividade e menos custos.

A Checklist Fácil pode ajudar sua empresa nessa busca! Entre em contato conosco e saiba mais sobre a nossa solução!

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