Mapeamento de Processos: como identificar problemas na sua organização

Mapeamento de processos: como identificar problemas na organização?

O mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão empresarial cujo objetivo principal é ter uma visualização completa do fluxo de trabalho.

Essa ação pode ser executada tanto manualmente quanto por softwares especializados, que facilitam as operações. O produto final será um mapa que pode ser utilizado pela gestão para a otimização, identificação de gargalos, modernização e facilitação dos processos. Com certeza é uma ferramenta super útil.

Esses mapas são representações visuais que utilizam vários símbolos para mostrar as correlações entre as atividades de uma empresa, mostrando todos os eventos operacionais até o pós-venda. Quer entender mais sobre o assunto? Acompanhe o nosso post completo!

Como funciona o mapeamento de processos?

Provavelmente, sua empresa já utiliza algum tipo de técnica semelhante, como:

  • fluxograma de trabalho;
  • fluxograma funcional;
  • fluxograma de processo;
  • gráfico de processo funcional;
  • modelo de processo;
  • diagrama de fluxo de negócios;
  • diagrama de fluxo de processos;
  • diagrama de fluxo de trabalho etc.

Todos eles têm metas semelhantes e surgem do mapeamento de processos. No entanto, o mapa tem permitido uma melhor visualização das interações, superando as limitações das outras técnicas.

Por exemplo: os fluxogramas geralmente são muito lineares e, portanto, representam as operações com maior artificialidade, visto que, hoje em dia, tudo é muito conectado.

Esse desenvolvimento só foi possível devido à implementação da tecnologia de gestão. Nos melhores softwares utilizados para esse fim, é possível:

  • Inserir cada tarefa nos seus mínimos detalhes;
  • Atribuir categorias;
  • Evidenciar suas relações com as demais;
  • Organizar de acordo com o setor ou produto final;
  • Delegar responsabilidades.

4 principais objetivos ao implementar o mapeamento de processos

1. Identificar problemas

Quando visualizam os processos dentro da cadeia que ele está inserido, os gestores conseguem perceber melhor as relações entre cada ação. Às vezes, o problema não está naquela tarefa em si, mas em etapas anteriores ou posteriores.

Um novo exemplo: para que o time de vendas possa contatar os clientes é preciso que os produtos estejam prontos e, portanto, dependem das operações.

Nessa linha de raciocínio, se um gestor analisar somente as vendas, pode chegar à conclusão que eles estão sendo ineficientes na sua estratégia de atração de clientes, pois o volume de negócios fechados está baixo.

No entanto, o que pode estar acontecendo é uma produção baixa, que compromete a capacidade de eles honrarem com os acordos feitos com os clientes.

Viu como o mapeamento de processos ajuda? Mas outros problemas também podem ser identificados, como:

  • defasagem tecnológica de algum processo que ainda está muito preso a processos manuais em vez de contar com a automação;
  • falta de um checklist sistematizado a partir de processos documentados de forma que os funcionários acabam fazendo suas funções sem uniformização;
  • excesso de burocracia com tarefas que não contribuem em nada para a produtividade e só estão ali porque ninguém nunca revisou os processos etc.

2. Melhorar os processos

No mapeamento, os times são obrigados a analisar cada processo profundamente e refletir sobre eles. Naturalmente, surgirão novas ideias para que eles se tornem mais eficientes.

Afinal, com o tempo, várias metodologias e ferramentas são lançadas para melhorar a produtividade empresarial. Mas em vez de serem implementadas transversalmente nos setores, são inseridas em atividades isoladas — o que reduz seu potencial de otimizar todos os processos.

3. Compreender os processos

Compreender os processos vai muito além de perceber seus problemas, mas deve ser uma atitude positiva para entender o motivo pelo qual as suas operações são como são.

Nesse momento, é hora de pensar, tarefa a tarefa, qual é a função dela para os objetivos, metas e missões do seu planejamento estratégico.

As empresas bem-sucedidas não perdem tempo com esforços inúteis. Cada escolha, desde a compra de um lápis, deve contribuir para o posicionamento desejado.

4. Documentar e padronizar os processos

Por fim, não podemos nos esquecer da importância da documentação dentro de uma empresa. É ela que permite uma comunicação eficaz. Assim, diante de divergências entre colaboradores ou entre gestores, eles terão uma fonte para olhar e resolver os conflitos.

Ademais, todas as partes ganham mais responsabilidade em conhecer as operações da empresa.

Isso auxilia bastante a padronização, que é um dos pilares da qualidade. O sucesso da empresa demanda uniformidade, na qual todos os clientes se sentem satisfeitos e fazem um marketing pessoal positivo sobre a sua experiência.

6 passos para executar um mapeamento de processos bem-sucedido

1. Estabelecer o processo a ser mapeado

O primeiro passo para o mapeamento é listar todos os processos envolvidos em uma ordem cronológica de execução. Afinal, é impossível começar analisando tudo. Deve-se ter um ponto de partida.

Comece a partir daquele que você considera o processo-chave, a partir daí, vá documentando e desenhando a relação deles com os demais. Assim que esgotar toda a análise dele, parta para o próximo e assim por diante.

Lembre-se de que você deverá ser estratégico nesse momento: não precisa mapear a empresa toda, pode se limitar aos setores mais críticos e, paulatinamente, aumentando o escopo da estratégia.

2. Definir os responsáveis pelo processo

Como é uma ação muito complexa, você vai precisar delegar várias tarefas para seus funcionários.

Então, defina um líder responsável por aquele mapeamento e permita que ele escolha parceiros para as funções de coleta de dados, sistematização e categorização, análise etc.

É importante que cada um saiba exatamente o que tem de fazer.

3. Delimitar a missão e os objetivos

No mundo empresarial, ninguém faz nada por fazer. Tudo deve estar inserido dentro de uma estratégia. Por isso, saiba o motivo do seu mapeamento, tais como:

  • encontrar gargalos na produtividade;
  • melhorar a integração entre processos;
  • implementar uma solução de gestão de processos corporativos (ERP);
  • saber onde reduzir ou aumentar o número de pessoal;
  • verificar quais tarefas são automatizáveis;
  • agilizar o tempo de produção etc.

Escolha poucos objetivos e foque neles durante todo o seu processo de análise. Com um excesso de metas, seu time pode acabar sendo superficial demais.

4. Criar métricas e indicadores de desempenho

Toda a ação precisa ser mensurada para que a gestão saiba se ela foi efetiva. Portanto, o ideal é que as ações e os processos mais importantes sejam monitorados constantemente.

Para isso, existem as métricas e os indicadores que podem avaliar o desempenho, a produtividade, a eficácia, a eficiência, a saúde financeira, entre outros. Há muita informação sobre o assunto! Mobilize seu time para encontrar aqueles que fazem mais sentido para o seu contexto.

5. Determinar os riscos

Outra tarefa importante é gerenciar os riscos de cada processo, isto é, o que pode acontecer para que eles falhem ou sejam interrompidos.

Depois disso, é hora de elaborar um plano de ação para corrigir problemas, mitigar prejuízos ou prevenir eventos.

6. Fazer o monitoramento

Por fim, depois que todas as otimizações tenham sido feitas, é preciso monitorar se as equipes estão cumprindo os protocolos elaborados depois do mapeamento. Isso pode ser feito por meio da tecnologia. Uma ferramenta útil são os softwares de checklist.

Com eles, cada funcionário tem em seu PC, tablet ou smartphone uma lista com cada fluxograma de trabalho. Assim que ele conclui cada etapa, ele deve registrar e, em alguns casos, inserir informações.

Isso permite que o gestor audite e fiscalize todos os colaboradores com muito mais facilidade, podendo até enviar lembretes quando uma tarefa estiver atrasada.

Portanto, o mapeamento de processos está se tornando uma ferramenta importantíssima para que sua empresa se aprimore constantemente e esteja sempre preparada para os desafios de um mercado cada vez mais competitivo.

Hoje em dia, há muitas ferramentas digitais que auxiliam bastante nessa estratégia, como os ERPs, os checklists etc. Então, não há desculpa para adiar essa ação.

E que tal fazer como a C&A, Habib’s, Natura, Ambev e várias outras empresas que já realizam o mapeamento de processos através do checklist eletrônico? Então conheça todos os detalhes da solução Checklist Fácil!

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