Gestão de frotas: 6 dicas para otimizá-la

Gestão de frotas: 6 dicas para otimizá-la

Você, empresário, sabe muito bem que vivemos em um cenário não muito favorável. Em um momento de crise econômica, concorrência acirrada e uma enorme cobrança por resultados imediatos, você não pode deixar a peteca cair, outros setores e empresas dependem dos serviços prestados pelos seus veículos. Logo, otimizar a gestão de frotas pode ser o segredo para o sucesso do seu negócio.

E para que sua organização tenha destaque nesse dinâmico e disputado mercado de trabalho, preparamos este artigo com as principais informações sobre a gestão de frotas: conceito, importância, benefícios e otimização. Acompanhe e confira!

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas envolve uma série de tarefas direcionadas. Principalmente, ao setor de transporte, visando controlar custos, produtividade, eficiência e riscos na aquisição de veículos, gerenciamento de combustível, conformidade e muito mais.

Qualquer empresa que possua ou alugue veículos pode implementar a gestão de frotas a fim de fornecer soluções para a melhoria das operações. E assim, mantendo-se competitiva no mercado e cumprindo as suas metas orçamentárias.

Com a constante pressão para reduzir o custo total dos serviços, reforçar as políticas de segurança do motorista, minimizar riscos e aumentar a produtividade, os gerentes de frota buscam tecnologias e softwares que possam ajudá-los a enfrentar os inúmeros desafios de negócios.

Qual a importância de otimizar a gestão de frotas?

A importância da otimização do gerenciamento de frotas está nas vantagens que essa estratégia pode trazer para a sua empresa, por exemplo, economia de investimentos em combustíveis, aumento de produtividade, controle eficiente de tempo, melhoria na qualidade do atendimento ao cliente e aumento da satisfação dos funcionários. Esses são apenas alguns dos benefícios que você pode aproveitar ao otimizar a gestão de frotas.

Em outras palavras, os empresários devem considerar investir em um sistema de gerenciamento de frota. Uma vez que, essa prática ajuda a tirar o máximo proveito dos veículos e, até mesmo, das equipes de trabalho. Esse aprimoramento não apenas ajuda as empresas a monitorar os hábitos individuais de direção de seus motoristas, como também a coletar informações críticas sobre o status do veículo.

Com essas funções, o gerenciamento de frota é considerado uma das atividades mais importantes em qualquer organização.

Quais os benefícios de uma gestão de frotas?

Como explicado, os benefícios de uma gestão de frotas podem ocorrer por meio de sua integração, redução de custos, otimização da produtividade, entre outros. Abaixo, apresentaremos, detalhadamente, esses e outros benefícios.

Melhoria no gerenciamento de tempo

O gerenciamento de frotas melhora a produtividade economizando tempo não apenas para motoristas ou mecânicos, mas, também, para os administradores e gerentes. Com um rastreamento por GPS, por exemplo, é possível planejar rotas de maneira eficiente, receber atualizações de tráfego e prever o horário de partida e chegada.

Na gestão de frotas, os rastreadores melhoram o gerenciamento de tempo e ajudam os despachantes e os motoristas a otimizar o cronograma de trabalho. Com isso, a mecânica pode acessar facilmente o histórico de reparo, ao mesmo tempo que todos os dados relacionados a combustível, manutenção e transporte são monitorados e disponibilizados aos gerentes de frota.

Facilidade na gestão de combustíveis

Uma das maiores vantagens da gestão de frotas é a possibilidade de reduzir custos por meio de várias funcionalidades. A informação de combustível acompanhada de um planejamento de rota eficiente, otimiza o consumo de combustível e diminui os custos excessivos de tempo ocioso.

Aqui, os sistemas de rastreamento também serão úteis para planejar os locais de reabastecimento. Os despachantes podem ver em tempo real onde cada veículo ou ativo está localizado para planejar a rota mais conveniente. Outra vantagem dessa estratégia é que alguns sistemas fornecem informações de tráfego, o que pode ser útil para evitar desperdício de tempo e combustível nos engarrafamentos.

Melhora o serviço ao cliente

Por meio de um sistema de integração, que faz parte da estratégia de gestão de frotas, os clientes obtêm informações em tempo real sobre a localização de seus ativos. Além disso, eles recebem a mercadoria com segurança e pontualidade devido ao planejamento eficiente de tempo. Isso melhora a satisfação geral do cliente e pode levar a um envolvimento de longo prazo, o que significa um aumento de receita.

Maior satisfação dos funcionários

A integração de sistemas da gestão de frotas requer dedicação do empregador e dos funcionários. Um fluxo de informações eficiente é importante para a implementação bem-sucedida, o que significa que os recursos do sistema de gerenciamento de frota devem ser bem comunicados aos colaboradores.

Quando implementada por completo, a gestão de frotas pode otimizar o serviço dos motoristas e reduzir a quantidade de trabalho manual, aumentando a segurança e a satisfação dos profissionais.

Redução de custos na contratação de seguros

Quando a sua empresa trabalha a partir de uma gestão de frotas, ela aplica estratégias de prevenção contra roubos. Esse trabalho é importante na hora da contratação de seguros, pois diminui custos devido ao histórico de redução de perdas.

Além disso, em uma perspectiva de longo prazo, os sistemas de gestão de frotas melhoram a segurança dos caminhões e dos motoristas e reduzem as taxas de acidentes, o que também diminuíra o uso e o custo do seguro.

Diminuição de custos na manutenção dos veículos

O corte de custos associados à manutenção de veículos é possível devido ao uso otimizado e à amortização do meio de transporte. Alguns sistemas de gerenciamento de frota permitem notificações com base no tempo do calendário, quilometragem e outros critérios escolhidos.

Somado a isso, um planejamento de gestão de frotas é criado para reduzir os gastos da empresa em relação aos veículos. Isso significa que estratégias de manutenções preventivas e preditivas serão adotadas automaticamente. Com isso, não só os serviços mecânicos se tornarão mais eficientes, como também a vida útil dos veículos será maior.

Competitividade no mercado

Não é segredo para nenhum empreendedor que a competitividade no mercado cresce a cada dia, independentemente do setor de atuação. Com a política de redução de custos imperando, encontrar alternativas para melhorar o serviço sem onerar o orçamento é a saída para se manter em igualdade.

Nesse cenário atual, a gestão de frotas não só ajuda a conter gastos, como também consegue melhorar a produtividade. Baseada em estratégias e atividades que facilitam o trabalho de motoristas, mecânicos e gestores, a gestão de frotas é uma das maneiras mais inteligentes e eficazes de manter a empresa sempre competitiva no mercado.

Como otimizar a sua gestão de frotas?

Com a apresentação dos benefícios entendemos que a gestão de frotas pode melhorar consideravelmente os números da sua empresa, tanto em relação aos veículos quanto à eficiência do serviço para o cliente final — além de aumentar a competitividade e o prestígio da marca no mercado.

Abaixo, traremos dicas como otimizar a gestão de frotas da sua empresa e também obter essas vantagens. Confira.

1. Controle os custos por viagem

Sabe-se que cada veículo faz uma rota diferente e tem uma entrega de mercadoria e/ou serviço diferenciado. Logo, cada viagem também possui custos diferentes em relação à outra, uma vez que há despesas fixas e variáveis que devem ser consideradas.

A primeira dica é, portanto, controlar os seus custos por viagem. Veja a quilometragem rodada, gastos com alimentação e hospedagem (caso necessário) de cada motorista, consertos e desgaste de veículos etc. Dessa forma, você evita surpresas e prevê tudo aquilo que será gasto, inclusive com a manutenção de cada caminhão.

2. Faça o gerenciamento de gastos de manutenção

A revisão é imprescindível para o bom desempenho dos veículos. Afinal de contas, sem uma política de manutenção de frotas, você tem enormes prejuízos devido às quebras parciais ou totais de seus automóveis.

Então, implementando a otimização da gestão de frotas, você consegue controlar a previsão de gastos com consertos de cada caminhão ou carro. Para isso, tenha em mãos o histórico de cada veículo. Isto é, quantos quilômetros rodados ele tem, números de consertos já realizados, entre outras informações.

É muito importante buscar esse equilíbrio. Pois, se os carros estão em boas condições, você consegue ter maior produtividade, reduzindo custos de consertos e aumentando a lucratividade. E lembre-se: veículos que andam em bom estado conseguem cumprir seus prazos.

3. Monitore os prazos por meio da automação

Para melhorar ainda mais o desempenho da sua frota, é importante automatizar o processo de monitoramento de prazos. Esses programas fazem todo o acompanhamento e te enviam alertas sobre a situação de cada entrega — semelhante aos sistemas de rastreamento, citados anteriormente.

Trata-se de uma forma de evitar que atrasos possam ocorrer, comprometendo a imagem da sua organização para com o cliente. Para que você otimize os seus processos de entrega, considere também controlar o veículo por localização.

4. Controle os seus veículos por localização

Sabe qual é um dos maiores problemas enfrentados por empresas de logísticas? Desvio e atraso de mercadorias. Isso, muitas vezes, acontece porque o condutor do veículo não seguiu uma boa rota e teve obstáculos (péssimas condições da estrada, roubos etc.) que comprometeram toda a entrega.

Sendo assim, use a tecnologia a seu favor! Você pode recorrer a programas que fazem o rastreamento e monitoramento via satélite. Utilizando esses softwares, é possível acompanhar cada passo do motorista e analisar se a rota por você estabelecida foi bem planejada ou usar dos dados obtidos para melhor a disponibilidade de cada veículo.

5. Gerencie a disponibilidade de cada veículo da frota

Uma forma para otimizar a sua frota é torná-la disponível para todos os seus clientes. Assim, você consegue fazer todas as entregas de forma ágil, simples e sem comprometer o seu orçamento.

Com o monitoramento de manutenção, prazos e custos por viagem, fica bem mais fácil direcionar a quantidade necessária de veículos para uma determinada rota. Logo, você evita problemas em relação a entregas de mercadorias e/ou serviços, já que conta com um bom suporte para o planejamento das atividades.

6. Planeje-se para otimizar e não se perder

Ao longo deste post, você viu como é importante ter o planejamento como aliado para otimizar a sua gestão de frotas. Com isso, você consegue controlar, prever e reduzir custos, aperfeiçoar suas rotas, padronizar processos e elevar seus lucros. Use ferramentas como as checklists para que nenhum item seja esquecido ou pulado.

Em suma, em tempos em que os serviços parecem cada vez mais igualitários, utilizar a gestão de frotas pode ser a saída para a sua empresa se destacar na multidão e melhorar o relacionamento com o cliente. Analise todas as informações e não deixe de contar com todas as ferramentas necessárias para otimizar os seus serviços.

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