Gestão de estoque: um guia completo

É muito comum, no dia a dia de empresas, lidar com a existência de produtos estagnados em estoque. Isso implica em custos de armazenamento e até mesmo prejuízos, como é o caso de produtos perecíveis com curto prazo de validade.

Esse excesso de estoque pode levar a problemas de fluxo de caixa, comprometimento da satisfação do cliente, paradas de produção, atrasos e rombo nas finanças do negócio.

Não importa o porte e o segmento de atuação de uma empresa: uma gestão de estoque bem-feita é sinônimo de sucesso. Afinal de contas, estoque é dinheiro.

O bom planejamento desse setor garante a disponibilidade de produtos nas vendas, indica quais mercadorias estão em excesso e aponta a hora de renovar os itens estocados.

Além disso, ainda impede erros de duplicação de registro de um mesmo produto e equilibra a oferta e a demanda das mercadorias.

Pensando nisso, preparamos este material com tudo que você precisa saber sobre gerenciamento de estoque e algumas dicas básicas para uma gestão de qualidade. Curioso para entender tudo? Então continue a leitura!

O que é uma gestão de estoque eficiente?

Dar a devida atenção à gestão de estoque é uma das tarefas mais importantes de toda empresa. Esse é um controle especialmente fundamental por ter impacto direto no lucro e faturamento do negócio.

Ao controlar os níveis de estoque da forma correta, o empreendimento passa a contar com muitas melhorias. As principais são:

  • evitar o acúmulo de produtos sem saída;
  • reduzir o desperdício; 
  • ter sempre matérias-primas disponíveis;
  • vender com mais segurança, sem o problema da falta de mercadorias.

Sendo assim, uma gestão de estoque eficiente é aquela que garante que o gestor terá à disposição a quantidade de itens suficientes para atender às demandas dos clientes.

Isso tudo sem perder oportunidades de negócios e, ao mesmo tempo, sem exceder a quantidade de pedidos — evitando que o capital de giro investido em matéria-prima fique ocioso.

Com um gerenciamento de estoque de qualidade, a empresa é capaz de prever uma demanda estimada para o próximo período, preparar-se para satisfazê-la e manter um estoque de segurança para eventuais necessidades.

Com esse setor otimizado você pode entender precisamente diversos pontos do seu negócio, como o histórico de vendas da empresa e a quantidade exata de mercadorias disponíveis.

Além disso, será possível planejar estratégias de estocagem condizentes com a realidade de produção do negócio, conseguindo reduzir ao máximo as possibilidades de prejuízo.

Quais as vantagens de um setor estoque organizado?

Uma boa gestão de estoque permite um cuidado maior em relação ao seu fluxo de produção e a sua prestação de serviços de qualidade ao seu cliente. Agora, é hora de entender suas principais vantagens. Confira!

Aumento de vendas

Se você tem um controle do estoque eficiente e conhece exatamente o número de produtos que possui, dificilmente perderá uma venda.

Diante de um mercado tão competitivo, esse diferencial pode ser uma alavanca para que sua marca ganhe destaque e aumente seu faturamento.

Manutenção da qualidade dos produtos

O controle de estoque auxilia a empresa a evitar desperdícios e a manter a qualidade dos produtos que oferece.

Essa vantagem é especialmente válida para empresas que trabalham com mercadorias perecíveis, como farmácias, supermercados, restaurantes, entre outros.

Ter mercadorias de ponta é um fator essencial para conquistar e fidelizar clientes.

Redução de custos

O acompanhamento periódico dos níveis de estoque elimina as chances de ter produtos em excesso, o que, por sua vez, diminui o número de vencimentos, avarias, furtos e materiais obsoletos ou parados. Evitar esses contratempos representa uma boa redução de custos na empresa, tanto na questão financeira quanto de tempo.

Otimização dos recursos

Controlar o estoque significa ter uma manutenção equilibrada dos seus níveis, evitando faltas ou excessos de matérias-primas e do produto final da empresa.

Na prática, esse benefício representa a otimização de recursos do negócio e um impacto direto na sua saúde financeira.

Estoques muito elevados demandam altos investimentos para a compra, manuseio e manutenção. Essa ação diminui o poder de compra da organização e tira oportunidades de melhorias em outros setores.

Melhoria do atendimento ao cliente

Muitas das práticas adotadas no mundo corporativo são voltadas para o objetivo de aprimorar a experiência do cliente.

Com o controle de estoque, a empresa tem mais chances de atingir esse propósito. Isso porque é um erro imensurável da empresa acreditar que falhas no estoque não impactam sua relação com o consumidor.

A gestão de estoque é a ferramenta essencial para evitar que episódios de falta de produtos desejados pelo cliente aconteçam.

Com ela, você sabe exatamente quais são os materiais que estão disponíveis em estoque e se prepara para nunca deixar o consumidor na mão, proporcionando, assim, um atendimento de excelência.

Quais erros devem ser evitados na gestão de estoque?

Conhecer as falhas que mais frequentemente atrapalham a gestão de estoque é de extrema importância para que você saiba evitá-las. Veja as principais abaixo.

Não atualizar o estoque após a venda

No mundo do controle de estoque, muitas coisas podem ser quantificadas em dinheiro. Sendo assim, deixar para depois o que você pode fazer agora pode levar a empresa a ter grandes prejuízos.

Logo depois de realizar uma compra e receber o material do fornecedor, é preciso registrar imediatamente cada item e atualizar o software de controle do estoque. Esse processo de atualização também deve ser repetido quando os produtos são vendidos para o cliente.

Uma falha nesse registro pode fazer com que a empresa duplique as compras para suprir a produção, quando, na realidade, já tem o que precisa, mas não consegue encontrar.

Manter os registros de entrada e saída em tempo real é um ponto imprescindível para não perder mercadorias e dinheiro.

Não padronizar os registros dos itens comprados

Um equívoco recorrente da gestão de estoque é dar códigos ou nomes diferentes para itens iguais ou equivalentes.

Além de dificultar a contagem exata de material, esse erro também costuma induzir compras em duplicidade ou cancelamento de negócios por falta de produtos que, na verdade, estão perdidos no estoque.

Por isso, é crucial padronizar os registros de seus produtos. A padronização pode ser feita, por exemplo, adotando a tecnologia de códigos de barras para classificar e registrar os itens. Assim, você não terá dúvidas sobre quantidade ou natureza das mercadorias disponíveis no estoque.

Comprar mais ou menos produtos

É muito comum que os administradores se esqueçam de considerar pontos que influenciam diretamente o aumento ou a diminuição da busca por produto e, consequentemente, das quantidades de estoque. Dois deles são a ocorrência de datas festivas e a sazonalidade da demanda.

Utilizar a gestão de estoque para entender o estilo de produção do negócio e o seu histórico de vendas é fundamental para determinar o tamanho mínimo e máximo de estoque mensal que a empresa deve manter.

Como fazer uma gestão de estoque eficiente?

A seguir, listamos as principais dicas para fazer uma gestão de estoque eficiente em sua empresa. Acompanhe!

Organize o seu estoque

O primeiro passo no processo do controle e gerenciamento eficiente de estoque é organizar o espaço físico de forma que permita melhores condições de armazenamento, acesso, visualização e controle dos itens.

Cada produto deve estar alocado em lugares determinados e devidamente catalogado. A dica é dividir os produtos em categorias e criar descrições para cada um deles, padronizando a forma como é estabelecida a organização e evitando erros ou registros duplicados.

A organização do espaço físico das mercadorias estocadas garante que os funcionários encontrem os produtos mais facilmente, otimizando o tempo e evitando gastos extras.

De nada adianta ter todas as informações e características dos produtos se não é possível encontrá-los com agilidade. A organização ajuda a utilizar melhor o espaço e a detectar eventuais erros.

Mantenha registro de tudo

O registro de estoque das entradas e saídas de mercadorias e insumos deve constituir uma obrigatoriedade e ser rigidamente cobrado pelos superiores.

Seja qual for a forma adotada (manual ou automatizada), ela deve atender às necessidades da empresa e resultar em informações de qualidade.

Cada item estocado deve ter seu registro individualizado e devidamente categorizado — com informações importantes, como descrição e código do produto, data da aquisição e venda, além do preço de venda.

Além disso, a cada mudança de status, é fundamental que as informações sejam atualizadas, de forma que o gestor tenha dados precisos sobre a situação do estoque.

Faça inventários periódicos

O grande erro de muitas empresas é acreditar que, por realizar registros de entradas e saídas das mercadorias, não é preciso manter uma contínua checagem do estoque.

A realização de inventários periódicos possibilita ao gestor conhecer os itens e ajustar os saldos em estoque dos produtos sempre que necessário.

Além disso, confere a vantagem de acompanhar e monitorar desvios que não estejam em conformidade com os critérios de aceitabilidade.

Fazer uso de bons softwares de gestão disponíveis no mercado, pode ajudar na customização e organização dos itens, de maneira simples e fácil.

O ideal é que seja realizado um levantamento de todos os produtos que estão no estoque, comparando datas de recebimento do produto e tempo em que ele está estocado.

Mesmo que cada produto que entra e sai da empresa seja registrado, realizar um inventário periódico ajuda a prevenir reposições desnecessárias que fujam do planejamento e impliquem prejuízos.

Aposte num sistema informatizado

Registros manuais ou mesmo o uso de planilhas eletrônicas já não cumprem as reais necessidades das empresas. Muitos gestores, procurando reduzir custos na implementação de um software de gestão de estoque, não automatizam os procedimentos de gerenciamento.

A adesão a um sistema de gestão de estoque possibilita conhecer com mais exatidão quais produtos têm melhor saída e com que frequência são repostos, além de oferecer ao gestor um histórico de vendas de acordo com as movimentações diárias de mercadorias e insumos.

Com a integração de todos os setores e operações, como vendas, logística e compras, é possível estabelecer uma boa estratégia de estoque quando há muito produto parado ou investir naquele item que tem maior demanda.

Como você viu, a gestão do estoque é uma tarefa que impacta diretamente o setor financeiro de um negócio.

Dessa forma, se por um lado, a sua negligência representa o desperdício dos recursos e do capital de giro, por outro, o seu controle pode significar o aumento da lucratividade da organização.

Portanto, analisar e controlar essa área de maneira eficiente pode ser a diferença que a organização precisa para caminhar a passos largos em direção ao sucesso!

E na sua empresa, como o estoque é gerenciado? Quer receber mais dicas para otimizar esse setor? Então assine a nossa newsletter e fique por dentro de tudo que compartilhamos por lá!

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