Quais são as etapas para gestão de mudanças organizacionais?

A gestão de mudanças organizacionais trata-se basicamente da função que direciona, prepara e orienta os profissionais de uma empresa, no intuito de realizar as transformações de forma natural e garantir que os resultados esperados aconteçam.

O fato é que desde a grande revolução tecnológica, a sociedade e o mundo corporativo vêm passando por constantes modificações. E para se manterem competitivas nessa nova realidade é necessário que as empresas também evoluam. É assim que um trabalho de gestão de mudanças se torna essencial.

Então, se você está interessado em acertar na gestão de mudanças organizacionais da sua empresa, continue com a gente e conheça as etapas primordiais para concretizar esse objetivo. Boa leitura!

Estudo sobre o contexto atual

Não é possível realizar mudanças, pelo menos não de maneira correta, sem saber a real situação do negócio. Por isso, o primeiro passo a ser tomado pela gestão é um estudo a fim de identificar as necessidades reais de modificações, avaliando questões externas e internas.

Esse trabalho permitirá que o gestor seja mais pontual e direto, focando nas mudanças que são fundamentais para tornar a empresa mais forte e competitiva. Não obstante, será possível identificar quais mudanças podem ser desenvolvidas voluntariamente pelos colaboradores, aumentando as chances de sucesso da operação.

Para isso, como gestor, você vai precisar de uma solução tecnológica que auxilie com um checklist da rotina dos profissionais da empresa e dos processos que devem ser levados em consideração para possíveis mudanças.

Assim, não só a análise se torna mais efetiva, como a operação em si causa o mínimo de impacto negativo no dia a dia dos trabalhadores.

Análise dos riscos

Toda mudança envolve riscos, isso é um consenso que poucas pessoas discordam. Até mesmo por essa razão que muitos empreendimentos deixam de investir em inovações e melhorias. Porém, não há como crescer sem mudanças efetivas.

Por isso, é cada vez mais importante e indispensável planejar transformações dentro das instituições. E para diminuir as chances de contratempos é preciso implementar um bom gerenciamento de riscos.

O principal objetivo dessa estratégia é minimizar o número falhas que podem se transformar em grandes problemas, bem como seus efeitos em larga escala. Em geral os riscos podem ter duas origens:

  • Internos (que surgem dentro do projeto ou da estrutura da empresa);
  • Externos (desde criação de novas leis até comportamento dos clientes).

Aqui, um checklist também pode fazer muita diferença, pois você deve mapear os potenciais riscos, analisando a probabilidade deles acontecerem e criando maneiras para impedir.

Anotações simples ou trabalhos manuais não são suficientes para garantir total segurança nos processos de mudança, por isso uma ferramenta tecnológica se faz necessária.

Planejamento do processo

Com o diagnóstico sobre as principais mudanças e o estudo sobre os riscos do processo em mãos, o próximo passo é criar um plano de ação para organizar as intervenções e colocá-las em prática de maneira correta. Esses são requisitos básicos dentro de uma gestão de mudança.

A sincronia entre o projeto de mudança e o trabalho realizado rotineiramente pelos colaboradores deve ser total. Eles precisam sempre estar conscientes sobre a importância de seguirem as ideias propostas pelo plano de ação para que as modificações aconteçam da forma mais natural possível.

É nessa etapa também que você define os sistemas de monitoramento e medição dos indicadores — uma plataforma online pode fornecer todos esses recursos. Assim como a coordenação entre o trabalho dos funcionários e as ideias do plano de ação é algo fundamental, o acompanhamento correto por parte do gestor também é um grande diferencial.

É preciso a realização de uma checagem diária, tanto dos números, quanto da performance das equipes, a fim de garantir os resultados esperados.

Logicamente, essa preparação precisa respeitar e considerar um plano de orçamento. Para isso, é imperativo uma análise sobre a situação da empresa, assegurando a disponibilidade de capital para o desenvolvimento dos planos de ação. Afinal, além dos riscos, mudanças também demandam investimentos.

Motivação e mobilização

Outro ponto crucial que um plano de ação visando mudanças organizacionais deve ponderar é a participação, a mobilização e a motivação dos colaboradores. E não se trata apenas de questões técnicas, mas também do controle de inteligência emocional. Afinal, transformações bruscas podem impactar as pessoas de formas diferentes.

Para facilitar esse processo, a participação do gestor é imprescindível, pois uma voz de liderança pode ser o guia perfeito para as equipes. Além disso, o líder precisa apresentar a ação de forma positiva, colocando as razões e os benefícios das mudanças organizacionais.

Um trabalho prévio é interessante, com estudos e análises sobre diferentes pontos de vista, assegurando, de fato, que as alterações são interessantes para todos. Dentro da pesquisa apresentada aos funcionários, devem existir respostas para perguntas chaves:

  • Envolvendo quem?
  • Por que será feito?
  • Como será feito?

É muito mais fácil motivar quando você apresenta soluções para as dúvidas mais frequentes dos grupos.

Para que a mobilização acompanhe a motivação é importante garantir uma comunicação fluída. A criação e a abertura de canais diretos com os líderes de equipes ou gestores acabam com quaisquer possibilidades de desistências em razão de supostas comunicações defeituosas.

A tecnologia, mais uma vez, será fundamental. Com as soluções corretas é possível não só fortalecer a interação entre todos, como também colocar o plano de ação e a checagem de resultados de forma mais clara. Cada vez que o gestor confirmar um cumprimento de etapas, todos os envolvidos serão atualizados.

Outro ponto importante no trabalho de motivação e mobilização é a utilização constante de feedbacks. É por meio desses diálogos e informações que os colaboradores se aproximam do gestor e compreendem com exatidão os tipos de mudanças que são necessárias.

No entanto, é imperativo que os feedbacks aconteçam de forma bilateral, com os funcionários tendo a possibilidade de apresentar suas dificuldades, ideias e opiniões, permitindo que o gestor ajude de forma eficiente e pontual.

Capacitação para o trabalho e mudanças

Como explicado, toda mudança envolve riscos, investimentos e pode impactar diferentemente cada pessoa. E por mais que tudo isso seja medido e ótimos planos de ação sejam criados, as transformações dificilmente trarão os resultados esperados se os profissionais da empresa não apresentarem conhecimento suficiente para se adaptar às inovações.

Afinal, quanto mais e empresa envolve seus colaboradores no processo de transição, mais segura e alinhada à mudança tende a ser. Mas, para isso, é preciso garantir que eles estejam preparados.

Não adianta investir em treinamentos convencionais e esperar que as dificuldades se resolvam. Mudanças organizacionais exigem transformações de filosofias. Ou seja, é preciso formar e criar competências.

Você deve desenvolver um checklist sobre as habilidades e conhecimentos que serão mais importantes dentro do processo de mudanças e analisar quais equipes se adéquam a esses fatores. A partir daí, é só aplicar a capacitação correta em cada grupo, formando profissionais com competências reais e de valor.

Enfim, essas foram as principais etapas que envolvem uma gestão de mudanças organizacionais. Embora a intensidade e a importância de cada estágio possam variar dependendo do tamanho da sua empresa, a ideia fundamental está apresentada durante o texto. Por fim, é interessante frisar como a participação de uma plataforma de checklist eletrônico faz toda diferença para que as transformações sejam aplicadas e tragam os resultados.

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