plataforma check list

Entenda a importância de uma plataforma de checklist

checklist é um instrumento simples e muito eficaz que atesta condições de serviço, procedimento, produto ou outra atividade. Seu objetivo é certificar que toda a programação seja cumprida conforme as etapas estabelecidas.

Esse instrumento é considerado uma ferramenta de qualidade, aplicada em diversos campos empresariais — visto que a prática corporativa não é uma tarefa fácil por conter diversas atividades que requerem atenção do gestor.

Com o avanço da tecnologia e suas inovações, a modernização do checklist facilitou o controle das operações, que devido ao software se tornou cada vez mais eficiente e necessário para ordenação diária, contando com a rapidez e qualidade no processamento do serviço-fator primordial na vida organizacional.

Fato é que, com os recursos tecnológicos, a existência do software de checklist pode ser a solução para uma empresa monitorar com total eficácia as suas atividades e evitar que os colaboradores se percam com as tarefas e inúmeras demandas.

Com a competitividade nos mercados, as instituições precisam de métodos produtivos e da adoção de estratégias que valorizem e otimizem o rendimento do trabalho das equipes. Assim é perceptível a existência de métodos de checklist como a planilha e também os mais atuais, os softwares de gestão, como a plataforma de checklist.

Mas, qual diferença entre fazer um checklist por planilha ou outros métodos e utilizar uma plataforma de checklist específica?

Tire suas dúvidas a respeito com a leitura deste artigo. Confira!

O que é checklist

Pode-se afirmar que, checklist é uma listagem de tópicos e a delimitação dos itens já executados. Essa lista deve ser feita em uma instituição por resultar em rendimento, eficiência e otimização dos processos.

Uma forma simples de realizar o acompanhamento das atividades é por meio da gestão de tarefas que o checklist pode oferecer. Mas como fazê-lo?

Planejando as tarefas

Para que todo empreendimento dê certo deve haver um bom planejamento. Em primeiro lugar, deve ser feito relatos de todos os projetos preferenciais no momento, descrevendo detalhadamente todas as tarefas que devem ser executadas, nomeando os responsáveis por cada uma delas e os prazos determinados.

As tarefas que devem ser realizadas simultaneamente necessitam de destaque para não serem esquecidas.

Descrevendo as atividades

As tarefas devem ser relatadas objetivamente, para que o checklist funcione com rapidez facilitando o gerenciamento. Tudo o que for realizado, deve ser descrito no controle, preferencialmente, contendo o horário e o indivíduo incumbido pela execução, para esclarecimento de possíveis dúvidas que possam aparecer.

Criando o hábito de usar o checklist

A gestão das tarefas é um instrumento muito importante para o controle dos principais projetos de uma organização, mas isso deve ser feito habitualmente. Para que seja executado com primazia, os funcionários devem ser orientados e sensibilizados no que diz respeito à importância dessa ferramenta. É preciso que haja entendimento de que proporcionará a agilidade e evitará o retrabalho.

Ao criar o hábito, todos colaborarão para a atualização do checklist e as informações permanecerão autênticas e confiáveis. Com o comprometimento de todos os colaboradores, a ferramenta se tornará essencial e simplificará o trabalho da equipe.

Usando tecnologia acessível

Com a variedade de modos com que os checklists podem ser realizados, é recomendável aos administradores que se beneficiem da tecnologia acessível no mercado, posto que existam plataformas online e offline para executar as atividades mais facilmente.

Atualmente, com o avanço tecnológico, existem softwares acessíveis no mercado com propósito da prática de checklists customizáveis. Eles podem ser usados em qualquer organização que faça auditorias operacionais, além de que, com a disponibilidade de informatização não há necessidade do uso de instrumentos manuais para a gestão de tarefas.

Agora que compreendeu o conceito de checklist, vamos explicitar qual a necessidade de sua execução. Acompanhe conosco!

Por que fazer um checklist

Precisamente, existem diferentes métodos para a realização de um checklist. Para compreender sua utilização e a diferença de um método para outro, é necessário entender porque é importante utilizar essa ferramenta.

Em primeiro lugar, percebe-se que com o uso do checklist o gestor acompanha os vários processos existentes dentro de sua empresa, observando se as atividades estão sendo bem desenvolvidas, mais efetivas e adequadas às necessidades dos clientes. Por ser um mecanismo de controle é primordial sua utilização nas organizações.

 Por ser um instrumento eficaz em vários ramos de atuação é usado como garantia de qualidade no serviço para ganhar tempo, diminuir erros e aumentar a produtividade. Assim, é possível organizar prioridades, administrar o desenvolvimento das tarefas e ainda controlar os custos de cada projeto.

Para facilitar seu entendimento quanto às funcionalidades do checklist, listamos algumas delas. Veja!

Organização de processos

A organização de processos deve estar visível dentro da empresa para que os funcionários sejam mais bem orientados e mais conscientes das necessidades existentes. Com o checklist é possível organizar-se devido à estruturação e identificação dos produtos, além de facilitar a execução dos processos, acompanhando e controlando o progresso dos resultados.

Automatização dos processos

Outra incumbência dessa ferramenta é automatizar os processos, que beneficia o cumprimento das solicitações com maior presteza e profissionalismo, além de propiciar a modernização.

É possível dizer ainda que, para organizações que possuem várias unidades esse instrumento auxilia na solução de questões a distância, estabelecendo padrão dos procedimentos corporativos para que cada unidade cumpra o que está proposto.

Melhoria da segurança

Com a complexidade do serviço moderno, esse método auxilia na diminuição da margem de possíveis erros, atuando como uma rede de segurança cognitiva. Ele também avalia os equipamentos, diminuindo os riscos e evitando acidentes de trabalho.

Aumento da eficiência

Os grupos de colaboradores se tornam mais ágeis e eficazes na execução de suas tarefas por causa do checklist. Fundamental ainda por possibilitar o acompanhamento e realização dos procedimentos de acordo com as normas legais.

Obtenção de foco

Ao optar pela prática de fazer checklist, os profissionais encontram-se disponíveis para dedicar atenção em outras áreas de suma importância na empresa, o que possibilita o aumento da produtividade. Esse é um grande desafio a ser superado em muitas instituições.

Além desses itens citados acima, os checklists também ajudam a evitar possíveis esquecimentos, visto que podem ser esquecidos itens importantes para o negócio. Podem ajudar também na realização de tarefas repetidas, incomuns e no lançamento de projetos.

 Solução de problemas a distância

Outro fator importante para o uso da ferramenta é possibilitar a solução de problemas a distância, pois, proporciona interação entre os colaboradores que estão distantes e que precisam trabalhar em equipe. Também possibilita ampla visão do desempenho organizacional, mesmo sem que o gestor esteja presente.

Com esse instrumento é possível gerenciar várias unidades ou franquias e solucionar possíveis problemas, visto que pode ser acessado independente da conexão com a internet. Dessa forma, todos os envolvidos no trabalho conseguem acompanhar em tempo real o andamento do projeto.

Ao observar a importância do checklist, deve haver entendimento de qual método pode ser utilizado para a efetiva otimização dos processos dentro de sua instituição. Entre esses métodos, falaremos do checklist por planilhas, por agendas e da plataforma de checklist. Acompanhe conosco! 

Checklist por planilhas

Na administração das atividades de uma instituição, é importante ter o controle das tarefas para que nenhuma seja esquecida. Como dito, uma das maneiras de realizar este checklist é utilizando planilhas, mais comumente trabalhadas por tabela no Excel. Porém, será que o checklist por planilhas é eficiente no que se refere à agilidade e praticidade?

Nota-se que, a construção de uma planilha exige tempo, visto que é necessário obter as informações de campo, construir o checklist em um editor de texto, formatar e imprimir. Com a planilha em mãos, deve-se sair a campo para preenchê-la. Após esse procedimento, todos os dados são tabulados e digitalizados, observando se não houve nenhum esquecimento.

Assim, percebe-se que esse é um processo trabalhoso, passível de erros e falhas e que não possui agilidade na sua operação. Pode-se dizer que com esse método é possível que haja um retrabalho no caso de esquecimento.

Com a utilização das planilhas, todas as informações da empresa ficam em arquivos, sujeitas ao acúmulo de papéis e ao compartilhamento dos dados entre os setores. Necessitam, ainda, de que um indivíduo possa atualizá-la com as últimas informações, que foram coletadas há algum tempo. Sem contar que não é possível gerenciar a distância com o uso desse recurso.

Assim, não há praticidade e agilidade no checklist por planilhas, principalmente por gastar muito tempo para ficar pronto.

Checklist por agenda

As agendas são artigos ainda usados por muitos profissionais e empresas para assegurar a organização e comunicação apropriada, no entanto, seu uso possui alguns inconvenientes. Tais inconvenientes podem surgir devido a total dependência e a inflexibilidade. Já se defrontou com problemas na agenda?

Ter uma agenda repleta de dificuldades é um problema que pode ser encontrado em organizações que ainda fazem o checklist por agenda. Apesar de ajudar na organização se usada corretamente, não possui praticidade e pode impedir a flexibilidade da programação feita por se aplicar a um rigoroso calendário, causando a perda da capacidade de inovação e independência.

Na utilização dessa ferramenta não há possibilidade de obtenção da visão geral do processo de gestão e do controle das solicitações e rotinas específicas. Com esse método há maior incidência de cadastros incompletos, agendamentos errados, dados perdidos, enfim, outros obstáculos que podem ser um transtorno para a instituição.

No caso da agenda ser gerenciada em papel há também a possibilidade de a letra ser ilegível, dificultando a agilidade e produtividade. Existe também o impedimento na realização das alterações — visto que uma vez escrito, fica complicado fazer alterações.

A agenda não tem lembretes, possui pouco espaço disponível para escrita e ainda é mais fácil esquecê-la em casa comprometendo todos os compromissos e projetos a serem realizados. Lembrando que pode estragar mais facilmente de acordo com o manuseio, ocasionando perda de informações posteriores.

Dessa forma, compreende-se que o checklist por agenda não possui praticidade, demanda mais gasto de tempo, aumenta o risco de erros, aumenta a dificuldade na alteração de informações e não permite obter uma visão geral de todo o processo.

Plataforma de checklist

Atualmente, existem softwares disponíveis para utilização de checklist que podem ser adaptados a realidade e necessidade do gestor. Assim, é possível administrar aproveitando a tecnologia investindo nas plataformas online e offline existentes no mercado.

Para o uso dessa ferramenta é imprescindível compreender que a constante competitividade no mercado gera necessidade de adaptação no que se refere às inovações tecnológicas como os aplicativos e softwares existentes para facilitar o gerenciamento, proporcionar o desenvolvimento dos planos de ação com praticidade, agilidade e lucratividade.

O método usado para fazer um checklist mediante a plataforma (SAAS) permite que haja um aplicativo de checklist por meio do dispositivo móvel sem a necessidade de usar a internet. Essa ferramenta melhora, organiza e padroniza os processos, reduz os custos e aumenta a produtividade.

Com esse mecanismo é possível automatizar o trabalho, agilizar processos, extinguir as falhas e retrabalhos passíveis ao procedimento manual. Assim sendo, aumenta a transparência por meio da automatização, reduzindo a burocracia no trâmite de processos.

Outra vantagem considerável é a obtenção de todas as informações em tempo real para facilitar o gerenciamento e otimização de checklist, de modo que seus indicadores gerenciais estejam sempre atualizados. Os indicadores mais utilizados são os de qualidade, saúde e sustentabilidade.

Com o uso da plataforma de checklist, o gerenciamento a distância torna-se uma realidade na empresa, sendo esse sistema uma estratégia de integração que facilita a administração de várias unidades ou franquias, pois, permite a padronização. A plataforma também padroniza processos em concordância aos modelos internacionais.

Por ser um instrumento em tempo real é possível administrar as informações reunidas, dados das equipes, horários, geolocalização, ou seja, ter um sistema de gestão que abrange vários aspectos com softwares de checklists que podem ser acessados de qualquer computador ou qualquer lugar com internet, e ainda possui a possibilidade de implantação em dispositivos móveis sem necessidade de internet.

Esse processo aperfeiçoa o acesso aos dados e ajuda no desenvolvimento de soluções, além de proporcionar ambiente de trabalho mais agradável e produtivo, contando com a praticidade.

Portanto, pode-se afirmar que com a plataforma de checklist ganha-se tempo, diminui os custos operacionais e adquirir maior qualidade nas informações para facilitar a tomada de decisões. Por fim, é uma boa ferramenta para fortalecer a assimilação de marca para o público interno e externo, tornando o negócio mais competitivo e próximo da perfeição.

Como funciona uma ferramenta para checklist

Ao empreender, o uso de métodos que tornem a vida corporativa menos estressante e mais eficiente é de suma importância, por isso o mais indicado para que o empreendedor tenha tranquilidade, eficiência e produtividade é o uso da ferramenta para checklist.

A plataforma é uma ferramenta unificadora contendo procedimentos importantes como marketing, fabricação, administração de pessoal ou de relações com os clientes ou investigação de produtos, enfim, várias utilidades necessárias dentro da instituição.

A ferramenta de processo vai além de uma listagem de tarefas compartilhadas online. Esse instrumento é usado para desenvolver um checklist de qualidade com aplicativos tecnológicos e metodologia de análise e gestão. Dessa forma, sua estrutura é coordenada de acordo com a seguinte classificação:

• política de gerenciamento;

• planejamento estratégico;

• inserção e operação;

• avaliação do desempenho;

• correções e melhorias;

• exame crítico.

Lembrando que a ferramenta para checklist elimina o uso de papéis e planilhas, compilando os dados em tempo real. Então, como funciona uma ferramenta de checklist? O sistema funciona do seguinte modo:

1. Criação de checklists

É um instrumento totalmente confiável, no qual é possível criar seu próprio checklist. No sistema para cada pergunta você define uma escala de respostas, tira as fotos no momento desejado, insere comentários e cria planos de ação, com pontuação personalizada e campos do plano de ação.

2. Aplicação dos checklists

Os checklists são aplicados por dispositivos móveis sem a necessidade de internet ou pela web, criando registros de fotos e comentários, capturando a localização por GPS, assinatura digital e os checklists que podem ser agendados. Nessa etapa deverá ser criado um plano de ação para as não conformidades.

3. Resolução das não conformidades

Pode-se afirmar que as não conformidades podem estar relacionadas aos processos que geraram resultados desagradáveis ou ao não atendimento de uma exigência pré-estabelecida, podendo ser um requisito interno ou externo. Para que as não conformidades sejam resolvidas é necessário ajuda na padronização dos processos e métodos. 

Assim, nessa etapa da ferramenta devem ser resolvidas as não conformidades criando planos de ação e atribuindo responsáveis para cada um desses planos, é preciso também definir o prazo para correção e registrar as evidências para solucionar esses planos. Não esquecendo que é possível enviar alerta por e-mail.

4. Execução de relatórios de gestão

Por último, a ferramenta de checklist possui os indicadores de desempenho por unidade, departamento e região com análise das reincidências das não conformidades, níveis dos planos de ação e indicadores da execução dos checklists agendados.

Para que haja garantia do melhor uso da plataforma, todos os passos dentro do sistema são monitorados diariamente e contam ainda com uma equipe que dá suporte técnico em caso de necessidade.

Benefícios de usar uma plataforma

De acordo com o crescimento da organização é evidente que se torne cada vez mais complexa, se estendendo geograficamente, incluindo mais departamentos e aumentando o número de colaboradores.

Desse modo, a plataforma de checklist é um instrumento primordial para que haja expansão com segurança, pois, tem como foco diminuir a complexidade e permitir que o gestor saiba o que ocorre dentro da empresa.

Como visto, pode ser visível à existência dos muitos benefícios da utilização da plataforma de checklist, para que sua inserção seja um meio de evitar transtornos e garantir eficiência no serviço.

Esse sistema é fundamental para a organização por oportunizar a sistematização das ações, diminuir falhas e evitar possíveis esquecimentos efetivando maior segurança no processo, visto que seu propósito é adicionar em um mesmo software o sistema financeiro, cadastro dos clientes e a contabilidade.

Outro fator indispensável para o uso da plataforma é o cumprimento das normas legais, de modo que auxilia na supervisão da realização da legalização. Essa ferramenta disponibiliza um módulo de auditoria que garante a efetivação de todos os passos necessários, em um mesmo ambiente.

checklist para auditoria possibilita a estruturação de todo o funcionamento da empresa, mediando, sinalizando as não conformidades, facilitando o planejamento e diminuindo o trabalho do técnico que faz as auditorias.

O módulo de auditoria melhora o papel do administrador por ter relatórios simplificados e diretos, que relatam o estado de cada local ou equipamento auditado e consente uma rápida tomada de decisão mediante os resultados alcançados.

A automação do processo garante que não ocorram perdas e nada seja classificado erroneamente, mediante os tantos detalhes a serem analisados garantindo a periodicidade da auditoria sem prejudicar seus resultados e análise.

A plataforma de checklist é um instrumento estratégico capaz de intensificar o crescimento da instituição com base na segurança, lucros e qualidade dos processos executados. Ainda podemos dizer que contribui para o aumento da produtividade por resumir as requisições a serem cumpridas com praticidade, acelerando a execução das tarefas e proporcionando lucratividade.

Eliminação do uso do papel e planilhas

Não esquecendo da responsabilidade social que as organizações possuem, o sistema de checklist contribui para a sustentabilidade do planeta, diminuindo impacto​ ambiental pelo corte de árvores, por extinguir o uso do papel em seus processos.

Além dos benefícios quanto a responsabilidade social, extinguir o uso dos papéis e planilhas é necessário para a modernização da empresa, visto que ao adotar a tecnologia essas atividades são automatizadas.

Portanto, não há necessidade de desorientação em meio a infinidades de processos a serem executados em sua empresa. Por meio das inovações tecnológicas que a plataforma de checklist oferece, sua instituição estará em ordem. Terá qualidade na elaboração de seus checklists, organização de suas prioridades e ainda terá a gestão do andamento de suas atividades e o controle de seus projetos.

Com os sistemas de gestão o empreendedor consegue ter a opinião dos seus clientes de forma assertiva, eliminado a dificuldade de ouvi-los. Ao ser adicionada de forma habilidosa e apropriada, a plataforma permite o acesso à informação ao vivo sobre todos os departamentos que existem na empresa, centralizando todos os dados mantendo-os sempre disponíveis e atualizados.

Esse tipo de sistema inclui várias ações independentes ou modulares, com programas fundamentados em bancos de dados que são arquivos separados tornando acessível à informação. Sua disponibilidade não possui limitação.

Conclui-se que para a obtenção de uma gestão organizada e de sucesso o primeiro passo é investir de maneira adequada em tecnologias que auxiliarão na qualidade e controle dos processos.

Assim, é possível afirmar que existem organizações que trabalham com plataformas de checklist, cujo objetivo é ajudar seu empreendimento a se tornar um sucesso, gerando lucros e sem ter dores de cabeça.

Essas organizações possuem ferramentas atualizadas com sistemas que integram por completo qualquer procedimento de negócio de uma instituição, mantendo todas as informações reunidas, disponíveis e atualizadas.

Em termos gerais, é imprescindível para o equilíbrio do fluxo de materiais de demanda e condições de mercado, que um empreendimento opere com estratégias que permitam seu total controle e eficiência. A utilização da plataforma de checklist torna possível otimizar seus processos e manter o padrão de qualidade nas diversas unidades do negócio.

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3 Replies to “Entenda a importância de uma plataforma de checklist”

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