Dicas para fazer o tratamento de não conformidade

Não perca 7 dicas para fazer tratamento de não conformidade

Projetos estão sempre sujeitos a erros, falhas ou execuções inadequadas dos processos. Uma auditoria que acompanhe bem os trabalhos é fundamental, mas, além dela, o tratamento de não conformidade é um suporte certeiro e eficaz.

Em qualquer segmento, algumas recomendações devem ser seguidas. Algumas têm relação com o controle de qualidade, enquanto outras estão ligadas à segurança. Independentemente do nível dessa não conformidade, trabalhar em cima do problema é fundamental. Isso permite chegar aos resultados esperados.

Neste post você entenderá melhor o papel do tratamento de não conformidade e verá passo a passo como fazê-lo em 7 etapas. Confira!

Entenda o que é o tratamento de não conformidade e por que fazê-lo

Não conformidade é qualquer procedimento, prática ou resultado de um trabalho que não está dentro de parâmetros aceitáveis e esperados. Esses pontos são observados sempre em uma atividade de auditoria ou em uma rotina normal de fiscalização.

Uma não conformidade está ligada ao descumprimento de normas ou regras de segurança e de padrões estabelecidos internamente em uma empresa. Além disso, pode ocorrer também a insatisfação da execução do trabalho diante do que um cliente havia solicitado

Para cada item identificado como não conformidade, é preciso trabalhar para corrigir. O tratamento é o que vai gerar o foco e o trabalho em cima desse problema, dedicando esforços de colaboradores ou de uma equipe para corrigir a questão.

Saiba como executar essa tarefa em 7 etapas

O tratamento de não conformidades é feito em várias etapas que garantem a correção do problema. Desde a identificação do que está fora do desejado até a solução, são vários passos que garantem que a correção trará o resultado esperado. A seguir, conheça cada etapa do tratamento e entenda como ele é executado.

1. Identifique os problemas

O primeiro passo em uma auditoria, ou fiscalização, é identificar quais os problemas, ou seja, concretamente, as não conformidades. Para cada tipo de projeto ou trabalho haverá categorias diferentes desse problema e elas devem ser registradas.

Quando a questão é identificada, o controle dos registros daquele projeto será muito mais claro e evitará que outros erros se repitam posteriormente. Isso melhora a comunicação entre colaboradores e garante o melhor resultado. A não conformidade deve sempre ser justificada com rigor.

2. Analise as causas

O auditor do trabalho também precisa identificar quais foram as causas do problema. O tratamento de não conformidade também é focado na continuidade, ou seja, impedir que o erro aconteça novamente. Ao apontar a causa, o problema é compreendido de maneira mais ampla para gerar ganhos futuros.

Diferentes causas podem ter gerado a não conformidade e isso depende do trabalho que foi executado. Cabe ao auditor ter precisão na hora de identificar essa causa e relatá-la da maneira certa. Isso ajudará na resolução do problema.

3. Estabeleça soluções

Uma vez que a questão foi identificada e a origem foi percebida adequadamente, é hora de trabalhar em cima do problema. A solução deve ser estabelecida pelo profissional responsável e competente. Se tiver ferramentas e recursos necessários, ele mesmo pode fazer uma correção emergencial.

Após isso, a solução deve ser proposta para a equipe responsável. O próximo passo é trabalhar na não conformidade de acordo com as recomendações e, após isso, devolver a demanda ao auditor ou responsável por fiscalizar o trabalho.

4. Treine os colaboradores

O tratamento de não conformidade é fundamental, mas um trabalho prévio de preparo e prevenção pode evitar esses problemas. Eles tendem a atrasar o desenvolvimento, gerar custos, entre outras questões. Para evitá-los, o treinamento é a melhor saída para o colaborador.

Antes de cada projeto, um treinamento é recomendado para que todos os envolvidos saibam quais parâmetros, normas e exigências devem respeitar. Essa é uma ação prévia, mas que reduz a incidência de não conformidades, evitando o retrabalho.

5. Defina as responsabilidades

Uma vez que um problema é identificado, é fundamental definir quem serão os responsáveis para trabalhar na correção daquela questão. Isso precisa ser feito pelo profissional que está à frente do projeto, já que ele conhece o papel de cada um na execução de cada processo.

Nem sempre quem faz a auditoria tem esse conhecimento, então a comunicação entre esses dois profissionais é fundamental. Essa é uma etapa importante do tratamento de não conformidade e, quanto mais rápida for executada, melhor para a finalização do projeto dentro dos parâmetros.

6. Utilize ferramentas

Lidar com trabalhos que envolvem muitas etapas de execução não é simples. Nesses casos, algumas ferramentas ajudam tanto no cumprimento de cada fase quanto no tratamento de não conformidades. Uma solução digital de checklist pode oferecer um suporte objetivo e prático nessas questões.

Ela deixará mais claro o apontamento das não conformidades e, nessa mesma plataforma, vai permitir anotações gerais sobre o problema. Assim, a descrição da ocorrência, o registro da causa e o apontamento dos responsáveis pela correção podem ser visualizados por todos os envolvidos.

7. Faça o acompanhamento de planos de ação

Os checklists também dão suporte para todo o acompanhamento de cada projeto, envolvendo todos os colaboradores que trabalham nele. Quando as não conformidades são detectadas, o plano de ação é fundamental para guiar os próximos passos na solução.

Uma ferramenta de checklist relata todas as etapas necessárias no tratamento de não conformidade. Assim, conforme os passos forem cumpridos, basta indicar positivamente quando as questões forem resolvidas.

Entenda como o Checklist Fácil pode ajudar

O Checklist Fácil é a melhor ferramenta de checklist do mercado e é uma solução certeira no tratamento de não conformidades. Isso é possível graças à possibilidade de customizar diferentes etapas de uma lista, ou seja, de acordo com o que for necessário para solucionar o problema daquele projeto.

Além de customizáveis, os itens dos checklists estão dentro de uma plataforma móvel que pode ser acessada em qualquer computador ou em um app para celular. Isso facilita muito o registro de informações em tempo real, inclusive com envio de comentários e fotos. Assim, todos os envolvidos no projeto têm acesso às informações inseridas.

O tratamento de não conformidade é um trabalho importante e que, se feito respeitando essas etapas que você acompanhou, trará resultados concretos. Não se esqueça de executar todo esse processo com o uso de uma ferramenta adequada!

A partir dessas informações, visite o site da Checklist Fácil, conheça nossa solução de checklists e veja como ela pode mudar a dinâmica de trabalho nos projetos da sua empresa!

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