Gestor planejando configurar um plano de ação

Aprenda agora a configurar um plano de ação pela plataforma Checklist Fácil no modelo 5W2H

Você já sabe que a metodologia 5W2H é o caminho ideal para conseguir criar planos de ação cada vez mais efetivos para a sua empresa? Se ainda não conhece os detalhes, recomendamos que veja antes o nosso conteúdo completo sobre o tema. Mas depois já volta aqui para aprender a configurar o seu plano de ação!

Depois de entender melhor como funciona, percebeu que o título desse conteúdo também tem como base a estrutura 5W2H? Dá só uma olhada no exercício feito para entender essa metodologia:

  • Quem (Who): você
  • O que (What): aprender a configurar um plano de ação
  • Quando (When): agora
  • Como (How): pela plataforma
  • Onde (Where): Checklist Fácil
  • Por que (Why): usar o modelo 5W2H
  • Quanto custa (How much): tempo de leitura

Esse é um exemplo de como aplicar essa metodologia pode ser simples no dia a dia da sua empresa. E será ainda mais fácil se você utilizar uma solução que permite gerenciar todos os planos de ação em um só lugar, sem ficar dependendo do uso de vários papéis, não é verdade?

É por isso que vamos apresentar aqui como você pode utilizar a plataforma Checklist Fácil, melhor solução para encontrar e gerenciar não conformidades utilizando os checklists eletrônicos.

Por que devo criar um plano de ação para as não conformidades?

Encontrar não conformidades no dia a dia da sua operação representa um sinal de alerta. Afinal, isso já mostra que algo não está da forma que deveria.

Mas como configurar um plano de ação se encaixa nesse trabalho? É simples: o plano de ação é a forma mais segura para conseguir indicar o que precisa ser feito, visando a solução dessa não conformidade.

Veja um exemplo:

Em uma indústria, o líder de segurança do trabalho, responsável por verificar a utilização de EPIs por parte dos colaboradores, percebe que 15% de todos que trabalham na área que demanda o uso da proteção de cabeça (capacetes) não estão utilizando o equipamento. A justificativa é de que a empresa não tem mais unidades disponíveis.

Essa verificação já demanda do responsável a criação de um plano de ação para notificar os gestores da área sobre o problema. Uma vez que o plano é criado, é preciso fazer uma solicitação para a área de compras, responsável por repor os equipamentos que estão faltando.

Percebe que sem um plano de ação cadastrado em uma plataforma compartilhada essa solicitação poderia ficar perdida e assim o problema não seria resolvido com a velocidade que precisa? Esse é só um exemplo que alerta sobre a importância do uso do Checklist Fácil para executar essa demanda.

3 passos para configurar um plano de ação na plataforma Checklist Fácil

Agora que já entendeu como a criação de um plano de ação é fundamental para qualquer organização, vamos conferir o passo a passo que você pode fazer ao contar com a solução da Checklist Fácil.

Na plataforma, você já consegue configurar um plano de ação no modelo 5W2H, que contempla todas as informações importantes e necessárias para resolver o plano traçado. Afinal, é isso que toda organização bem estruturada precisa. Confira:

1. Acessar a área de PA (Plano de Ação)

Ao contar com o acesso à plataforma Checklist Fácil, você pode acessar a área de configuração de checklists para incluir um plano de ação específico para cada checklist diferente.

O primeiro passo é clicar no ícone da coluna Modificar. Assim você terá acesso à área da plataforma destinada a cadastro dos planos de ação.

Acesso na plataforma Checklist Fácil para configurar um plano de ação

Imagem: Plataforma Checklist Fácil-2019

A tela seguinte mostra que você há a opção de criar um plano de ação tanto para a área completa ou para cada subárea individualmente. É importante fazer essa diferenciação, principalmente na hora de colocar alguém como responsável por executar o plano de ação.

Passo 2 na plataforma Checklist Fácil para configurar um plano de ação

Imagem: Plataforma Checklist Fácil-2019

2. Cadastre as informações do método 5W2H

Ao acessar a tela de Plano de Ação, você já consegue ver toda a estrutura da metodologia 5W2H pronta para ser preenchida. Assim, basta inserir o que cada campo indica para que o responsável por aplicar o checklist tenha visibilidade dos pontos que precisa observar.

Cadastro do 5w2h na plataforma Checklist Fácil para configurar um plano de ação

Imagem: Plataforma Checklist Fácil-2019

Do lado direito das perguntas, existem 3 colunas (opções) de configuração:

  • Exibir: você pode selecionar essa área para exibir ou não a pergunta na hora da criação (preenchimento) do plano de ação. Portanto, nem todas precisam ser preenchidas caso não haja necessidade;
  • Obrigatório: selecionar esse campo vai definir se a pergunta deve ser obrigatória no preenchimento do plano de ação. Assim, deixar desmarcada vai mostrar que a opção é facultativa;
  • Bloquear: permite bloquear ou desbloquear a digitação no campo daquela pergunta, evitando ajustes no plano de ação traçado.

3. Selecione os itens de configuração avançada

Além de seguir a série de atributos do 5W2H, a plataforma Checklist Fácil possui uma série de configurações avançadas.

Entre eles, está a opção de incluir um arquivo obrigatório para comprovar a solução. Também é possível incluir comentários sobre a aprovação ou reprovação da solução.

Área avançada na plataforma Checklist Fácil para configurar um plano de ação

Imagem: Plataforma Checklist Fácil-2019

Desse modo, logo depois de finalizar o cadastro, o responsável já será notificado sobre a existência dessa pendência para aplicar o plano de ação!

Viu que configurar um plano de ação pela Checklist Fácil é ainda mais simples? Então não perca mais tempo! Fale agora com um de nossos consultores para saber todos os detalhes de como adquirir o acesso à plataforma Checklist Fácil.

Você vai contar ainda com diferenciais que só a Checklist Fácil pode oferecer:

  • Interação completa entre os colaboradores;
  • Cadastro de soluções do plano de ação à distância;
  • Mudança automática dos status;
  • Inclusão de fotos para registro;
  • e mais de 100 outras funcionalidades!
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