Gestão

Como um checklist pode ajudar na gestão de tempo da equipe?

Em uma época em que o dia deveria ter 30 horas, fazer uma gestão de tempo adequada é uma estratégia importante para dar conta de todas as demandas e ainda oferecer um serviço de qualidade. Não se culpe se nem sempre você consegue os dois, porque realmente não é uma tarefa fácil. Pensando nisso, nós da RZ2 preparamos algumas dicas de como colocar seus projetos em dia e otimizar o tempo de sua equipe com algo muito simples: o checklist.

Liste diariamente suas demandas e de sua equipe

Se a primeira coisa que você faz ao chegar em seu trabalho é abrir seu e-mail, trate de mudar este hábito urgentemente! Ao sentar-se em sua mesa de trabalho, a primeira coisa que você deve fazer é elencar todas as suas responsabilidades do dia. Como gestor, não deixe de incluir neste checklist todas as mais importantes atividades de sua equipe, que demandam um retorno de seus colaboradores. Anote, também, na frente destas atividades, quem são os responsáveis por cada uma. Apenas depois disso você deverá abrir seu e-mail e conferir se há alguma novidade a respeito das atividades anotadas. Aí sim, dê sequência ao seu dia de trabalho eliminando os itens da lista.

Agrupe suas pendências com tópicos em comum

Ao elaborar seu checklist observe se as demandas têm alguma coisa em comum. Se tiver, agrupe-as para que você as faça em sequência. Por exemplo: se existem duas demandas sobre as quais você precisa de retorno do mesmo colaborador, agrupe-as. Quando for acionar o responsável por uma das tarefas, você pode otimizar tempo questionando as atualizações sobre a outra demanda, sob responsabilidade do mesmo profissional.

Dedique-se a apenas uma tarefa por vez

Provavelmente você já descobriu isso por si só: quanto mais tarefas você tenta realizar simultaneamente, mais tempo você gasta para concluí-las e maior é a probabilidade de cometer algum erro. Portanto, com seu checklist em mãos, dedique-se a uma tarefa por vez, focando exclusivamente nela. Caso seja uma demanda importante ou muito urgente, evite ser interrompido e perturbado. Quando direcionamos 100% de nossa atenção a uma atividade, nosso cérebro a analisará com maior profundidade e menos esforço, pois trabalhará com menos informações ao mesmo tempo.

Otimize suas reuniões em prol da gestão de tempo

Muito tempo se perde em reuniões. E como já se sabe que tempo é dinheiro, vários reais se vão pelo ralo com encontros sem pauta definida e temas previamente alinhados. Portanto, ao convocar uma reunião, informe os assuntos que serão abordados e peça para sua equipe elaborar um checklist com todos os pontos que querem debater durante a reunião. Isso fará com que nenhum assunto seja esquecido, nem que algum tópico elencado na lista não seja debatido. Aproveite também para fazer a gestão de tempo de cada reunião, estipulando o tempo máximo que deverão ter. Isso faz com que seus liderados se policiem em suas apresentações e falas.

Como você pode observar, com uma ferramenta simples como o checklist é possível fazer uma boa gestão de tempo, otimizando a execução das suas tarefas e as da sua equipe. Além de ajudar a gerir o tempo, você pode conferir em nosso blog como o checklist pode ajudar na prevenção de perdasorganização de eventos, a melhorar a operação logística e até na limpeza de lojas. O checklist é ou não é uma ferramenta poderosa e versátil?

Checklist
Checklist Fácil é um sistema web que permite a aplicação de checklist através de computador, tablet ou smartphone.
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