Como se preparar para uma auditoria? Confira 6 passos

Empresas que desejam manter seu selo de qualidade precisam se preparar para uma auditoria. Comprovar para os órgãos pertinentes que a sua empresa segue as normas de qualidade é fundamental para usufruir dos benefícios de ser uma organização certificada.

No decorrer do processo, a instituição precisa expor seus procedimentos, a fim de mostrar que opera dentro dos padrões. Um auditor externo, sem vínculos com o negócio, analisa as documentações da qualidade, comparando-as com as rotinas organizacionais, com a finalidade de validar o SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade).

Quer saber como estar preparado para a auditoria? Continue a leitura!

Como se preparar para a auditoria?

Muitos se enganam ao pensar que uma auditoria é apenas um procedimento pontual, que ocorre uma vez ao ano. A empresa deve sempre seguir padrões e trabalhar arduamente para cumprir as normas e realmente ter gabarito para enfrentar o procedimento.

Portanto, é fundamental a empresa estar sempre preparada para a auditoria. Confira a seguir algumas dicas que vão ajudar nesse processo.

1. Crie um plano anual para a auditoria

A organização segue os procedimentos das normas durante todo o ano, de modo a manter sua rotina adequada e alinhada com os objetivos do negócio. Porém, como são muitos os detalhes observados durante a auditoria, todos os departamentos precisam ser mobilizados.

Desse modo, é preciso estruturar um plano de ações contendo todos os passos e trabalhos que devem ser feitos, com o objetivo de alinhar a produção das atividades com os protocolos definidos em normas.

Para isso, um planejamento oficial e que integre todos os departamentos a serem auditados precisa ser elaborado. Estipule o que precisa ser feito, por quem e quais serão os prazos para isso. Defina também reuniões para avaliar o desenvolvimento do plano e conferir os resultados.

2. Informe as equipes sobre os procedimentos

As normas da qualidade norteiam uma empresa. Sendo assim, para que elas, de fato, sejam empregadas e estejam pontualmente cumpridas no momento da auditoria, todos os colaboradores da empresa precisam estar engajados nessa sintonia.

Tal envolvimento não deve ser colocado em prática apenas perto do período de avaliação. Todos devem ter conhecimento dos procedimentos e saber a importância de aplicá-los no dia a dia.

Porém, quando a instituição vai passar por um processo de tamanha importância, esses esforços precisam ser maximizados. Assim, é preciso informar os funcionários sobre o evento que vai ocorrer, criando medidas para incentivá-los a se dedicarem para que tudo ocorra adequadamente.

Uma maneira excelente de fazer isso é realizar reuniões nas quais todo o time recebe informações sobre o andamento da preparação, o que precisa ser feito, como cada colaborador pode ajudar etc. Dessa forma, todo o clima organizacional se volta para obter sucesso na auditoria.

3. Saiba quais setores serão auditados

Geralmente, alguns setores específicos são auditados em cada ano. Saber quais serão eles e focar maiores esforços para melhorá-los é uma forma de garantir que não haverá inadequações na inspeção.

Cheque todos os processos pertinentes a esses departamentos, entenda quais são as normas que os regem e como eles podem ser operados da maneira ideal. Identifique possíveis falhas e procure meios para saná-las a tempo da validação do órgão competente.

A partir dessa análise, é possível reunir gestores para desenvolver e aprimorar os setores, garantindo melhor desempenho durante a auditoria.

4. Mapeie e padronize os processos internos

Um dos grandes pilares da gestão da qualidade é o mapeamento de processos. Os profissionais que comandam esse controle, em parceria com o gestores de RH, precisam padronizar os processos internos, estruturando os departamentos e o cumprimento das funções.

Para que isso esteja em dia, alguns passos devem ser tomados e cumpridos. Dessa forma, os departamentos trabalharão pontualmente de acordo com a SGQ da empresa a tempo das auditorias. É recomendado o seguinte passo a passo:

  • redija um manual contendo o objetivo de cada processo e como cada função será desempenhada para que ele seja alcançado. Vale ressaltar que é fundamental observar o processo — ainda que o manual seja uma documentação do que é ideal, ele precisa ser pautado no real modo como as atividades são desenvolvidas;

  • acompanhe os executores de cada departamento. Desse modo, você pode auxiliá-los a aplicar na prática o que foi definido no manual de qualidade da empresa em relação ao desenvolvimento das atividades rotineiras;

  • identifique os erros e promova melhorias para que as normas sejam integradas. Não se esqueça de que, no final, para que não haja divergências entre a SGQ e a organização, é preciso que todo o manual possa ser cumprido durante as rotinas.

5. Faça um checklist com os itens a serem auditados

Citamos a importância de todos os colaboradores estarem engajados para a auditoria, certo? Uma ótima maneira de integrar equipes e, ainda, verificar corretamente os prazos, é utilizar um checklist.

Essa ferramenta permite anotar e disponibilizar a todos as informações sobre os itens que devem estar em dia. Além de favorecer o engajamento, um checklist evita que atividades não sejam realizadas devido a esquecimentos e ajuda os gestores a acompanharem com mais eficiência o andamento dos processos.

Essa integração ajuda a melhorar o ritmo produtivo e a manter a instituição toda trabalhando em unidade para que o resultado seja uma auditoria bem-sucedida.

6. Estruture e siga um cronograma de ações

A organização é essencial para manter uma gestão da qualidade que cumpra com os objetivos estabelecidos e com as normas.

Dessa forma, para garantir que as equipes entreguem a tempo todas as tarefas necessárias para a auditoria, o ideal é seguir um calendário. Ele também é importante para garantir uma melhor visualização das datas dos eventos.

Para estruturar um bom cronograma, considere:

  • a data e o horário em que a auditoria vai acontecer;

  • os processos e as tarefas que precisam ser analisados para o evento;

  • quem são os responsáveis e quais são os prazos para a realização de cada atividade.

Sabendo quais são as ações a serem tomadas, é possível gerenciar melhor o tempo e monitorar o desenvolvimento das atividades. Essa é a melhor forma de garantir que tudo estará pronto a tempo da auditoria.

Manter a organização das atividades e dos documentos é a melhor maneira de se preparar para auditoria e garantir que todo o procedimento seja desenvolvido com facilidade. Com empenho para aprimorar os processos, a qualidade será visível no momento da avaliação e, consequentemente, a empresa obterá o selo de qualidade.

Gostou do conteúdo e quer saber mais sobre o assunto? Leia também o nosso post sobre como os checklists podem aumentar produtividade das auditorias!

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