Duas mulheres conferindo um checklist de processos

Como otimizar checklists de processos usando um software de gestão?

Uma empresa é constituída por uma série de atividades e de rotinas que devem ser desempenhadas com um determinado nível para que os resultados esperados sejam alcançados. Na prática, isso é representado pelos checklists de processos.

Porém, muitas vezes, surge a questão: como manter um padrão a ser seguido? Então saiba que a resposta pode estar em efetuar checklists de processos de forma automatizada.

Pensando nisso, neste post, vamos falar sobre como a utilização dessa ferramenta pode melhorar o gerenciamento das atividades de sua empresa. Ela facilita ainda a manutenção de um padrão e elimina falhas e riscos.

Ficou curioso? Então, continue conosco e boa leitura!

O desafio da gestão de processos

Documentar um processo é uma maneira de garantir que o conhecimento seja de propriedade do negócio e não fique retido nos colaboradores — os quais, a qualquer tempo, podem sair da empresa.

Outro ponto importante desse registro é a manutenção de um padrão. Ele deve ser seguido para o desenvolvimento de todos os processos da companhia, garantindo a qualidade do produto final.

Contudo, muitas empresas não realizam a documentação de seus processos. Esse fato pode ser atribuído a duas situações:

  • ou o processo pode ser muito mal planejado, o que dificulta a criação de um registro;
  • ou ninguém tem real domínio sobre a rotina.

Para resolver um problema como esse, o ideal é utilizar uma ferramenta de controle. A ideia central é que ela possa facilitar a gestão de processos e garantir a manutenção do padrão e sua otimização. Uma das principais delas é fazer checklists de processos.

Checklists de processos

Essa solução pode ser conhecida como lista de verificação. Um de seus pontos principais de atuação é a divisão de um grande processo em pequenas tarefas que podem ser avaliadas e controladas de forma melhorada.

Utilizado como uma ferramenta crucial para o controle de processos, o checklist geralmente é realizado com o auxílio de planilhas. No entanto, por conta de inúmeras desvantagens, essa prática tem ficado cada vez mais em desuso.

Desvantagens de uma planilha

Por muito tempo, as planilhas foram usadas, pelos gestores, para auxiliar suas atividades de administração. No caso dos checklists de processo, não foi diferente. Contudo, a tecnologia evoluiu, e, hoje em dia, as desvantagens em utilizar esse meio são claras, como você poderá conferir a seguir.

Erros de formatação e de impressão

A formatação é um dos principais problemas com relação ao uso de planilhas nas atividades de gestão. Caso você não seja um especialista no uso dessa solução, a dificuldade de formatar uma simples planilha pode trazer muitos problemas. Outra grande desvantagem é a impressão de informações. Assim como a formatação em tela é dificultosa, conseguir imprimir relatórios criados por meio de planilhas não é uma atividade fácil.

Perda de tempo

Em uma planilha, todas as entradas de dados são realizadas de maneira manual, ou seja, é necessário tempo e um profissional exclusivo para realizar todas as inserções de informações. Isso acaba ocasionando um maior custo para a manutenção de um checklist e pode, além de prejudicar o trabalho dos colaboradores, até mesmo inviabilizar o uso dessa ferramenta.

Maior curva de aprendizado

Os softwares de edição de planilhas são complexos e possuem diversas funções. Para que você possa ter uma pequena noção, devido à grande gama de funcionalidades que eles abrigam, é possível criar programas dentro desses sistemas. Com isso, entender e dominar um software como esse leva tempo, e quase todos os colaboradores deverão ter habilidades para inserir e controlar dados dentro de uma planilha.

Riscos de perda de informação

Sistemas de edição de planilhas não realizam rotinas de backup automatizadas. A todo o momento, é necessário realizar cópias de segurança para que as informações não corram o risco de ser perdidas. Uma vez que o menor dos incidentes, como um colaborador apagar a planilha por engano, pode causar grandes problemas, a falta de segurança é visível.

Software de gestão de checklist

A solução para se obter um checklist funcional e ágil, que não gere dificuldades mas que realmente contribua com a gestão da empresa é a utilização de um software de gestão.

Um aplicativo como esse é uma evolução na maneira como a listagem de itens é feita e controlada. O resultado disso é maior rapidez e maior agilidade para os seus colaboradores, eliminando de uma vez por todas planilhas e controles em papel.

5 vantagens de um software de gestão

Uma série de vantagens existe na utilização de uma ferramenta de checklists. Entre elas, podemos destacar:

1. Agilidade e praticidade

De qualquer lugar do mundo com acesso à internet, o gestor pode controlar processos de forma muito simples, por meio de seu computador, tablet ou smartphone.

Esse auxílio é fundamental para maximizar a agilidade e aumentar a praticidade do controle da operação.

2. Interface personalizada

A curva de aprendizado para que os colaboradores dominem o sistema é muito menor. É fácil observar essa mudança na medida em que uma interface personalizada pode ser desenvolvida.

Isso facilita a utilização do software e melhora os resultados da equipe.

3. Atualização em tempo real

Entre todos aqueles que têm acesso ao sistema, a informação é compartilhada em tempo real, facilitando a gestão e melhorando a tomada de decisões.

Dessa forma, ela pode ser realizada com base em dados atualizados.

4. Eliminação de falhas humanas e de retrabalho

O sistema de gestão de checklists de processos evita que informações não condizentes com a realizada sejam inseridas na ferramenta. Isso é fundamental já que minimiza os erros e evita o retrabalho.

5. Muito mais interação

Uma ferramenta como essa permite uma maior interação com o checklist, sendo possível a inserção de fotografias necessárias para uma maior compreensão, de comentários e de planos de ação.

A escolha de um sistema de checklists de processos

No mercado, existem algumas opções de ferramentas para a realização de checklists de processos. Contudo, é preciso estar atento na hora de fechar parceria com qualquer fornecedor.

Nesse processo, é relevante fazer uma pesquisa acerca de seus atuais clientes e a relação da empresa com esses parceiros, buscando referências.

Outro ponto significativo é o comprometimento com o atendimento e com a resolução de problemas. Por último, mas não menos importante: verifique como funciona o suporte técnico oferecido pelo fornecedor. Veja também qual o tempo para resposta e o horário de disponibilidade dos técnicos.

Executar checklists de processos é uma atividade crucial para o gerenciamento das rotinas de uma empresa. É a mesma forma que vemos a manutenção do padrão estabelecido. Esperamos que, ao finalizar a leitura deste post, você possa ter compreendido isso.

Quer saber mais sobre os benefícios de um sistema de checklists de processos para a sua empresa? Entre em contato conosco e não perca essa oportunidade!

2 Replies to “Como otimizar checklists de processos usando um software de gestão?”

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Share This