Como melhorar a padronização de processos nos escritórios de advocacia?

Só quem trabalha em escritórios de advocacia sabe a correria que é o dia a dia dos profissionais nesse tipo de ambiente, não é mesmo? Afinal, é cliente telefonando, o pessoal do fórum ou da delegacia de polícia solicitando as evidências de uma causa que a empresa está defendendo, entre outras situações comuns para um ambiente jurídico.

Em um cenário como o descrito, tudo o que é feito para otimizar o tempo é válido. E uma ideia interessante para ter mais agilidade nas tarefas do cotidiano dos advogados é a padronização de processos administrativos do escritório de advocacia.

Assim, para que você possa melhorar a padronização de processos no seu escritório de advocacia, elaboramos quatro dicas. Confira todas elas acompanhando este post!

Adote um sistema com formulários

Tarefas corriqueiras e que podem ser feitas várias vezes por dia precisam de ser padronizadas. Para isso, você pode criar um formulário padrão, de modo que qualquer colaborador do escritório encontre com facilidade o documento que procura, e que evite, assim, a perda de tempo.

Os formulários podem ser específicos para cada tipo de atividade e até mesmo impressos em folhas de diferentes cores para que tudo fique mais organizado.

Elabore checklists colaborativos

Uma ideia interessante para quem deseja padronizar processos é a elaboração de um checklist colaborativo, onde todas as atividades a serem realizadas no dia ou semana podem ser descritas pelo gestor e cada colaborador. Assim, ao cumprir uma delas, basta fazer a marcação como atividade finalizada.

Hoje em dia, também existem softwares que permitem a criação de checklists por meio de tablets e smartphones, como o Checklist Fácil. Esses programas tecnológicos também contribuem com o meio ambiente, pois evitam o desperdício de papéis, por exemplo.

Treine seus colaboradores

Assim que um novo advogado, estagiário ou qualquer outro profissional começa a trabalhar em seu escritório de advocacia, é interessante que seja realizado um treinamento.

Nesse treinamento, o novo colaborador deverá ser instruído sobre todas as normas e instrumentos adotados pelo escritório, fazendo com que a padronização dos processos seja um hábito desde o primeiro dia de trabalho.

Divida o escritório em áreas

Por mais que você tenha um escritório de advocacia, certamente conta também com profissionais que não são advogados, como telefonistas, auxiliares administrativos e o próprio setor de RH, entre outros, não é mesmo? É por isso que as funções dentro de um escritório devem ser divididas por áreas, pois, assim, cada um sabe onde termina suas atividades e começam as do outro, otimizando o tempo e evitando retrabalhos.

Essa divisão pode ser adotada até mesmo entre os próprios advogados, que podem ser divididos conforme as áreas do direito em que atuam com mais frequência, como civil, criminalista, de família, entre outras.

Seguindo essas quatro dicas simples, certamente você conseguirá ter um melhor desempenho na padronização de processos em seu escritório de advocacia, economizando tempo e dinheiro. Caso você tenha alguma dúvida, ou queira compartilhar uma experiência, deixe um comentário aqui no post e te ajudaremos a solucionar seus problemas!

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