Como elaborar um procedimento operacional padrão (POP)?

Como elaborar um procedimento operacional padrão (POP)?

Para entender como elaborar um POP de forma eficiente, é preciso saber do que realmente se trata essa estratégia. Basicamente, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é um conjunto de informações que são documentadas com o objetivo de padronizar e otimizar atividades, departamentos ou rotinas de trabalho.

Em geral, os POP’s apresentam instruções pragmáticas, baseadas em estudos e pesquisas, a fim de garantir melhor produtividade e menos desperdício de recursos.

Se você ainda está em dúvidas sobre a importância da estratégia ou deseja saber como elaborar o POP, continue com a gente e descubra as vantagens e os principais passos para a implementação do procedimento operacional padrão. Boa leitura!

A importância de se criar o POP

Como dito, o POP é uma ferramenta para padronização de processos. Com ele, a empresa consegue garantir maior qualidade e eficiência em suas atividades, em diferentes etapas e departamentos, nivelando o padrão de execução.

Para entender melhor, conheça outros benefícios que a elaboração e a implementação do procedimento operacional padrão pode trazer para o seu negócio.

Redução da variação de execução e aumento da qualidade dos processos

Como o próprio nome aponta, o POP padroniza as operações da empresa por meio de instruções documentadas. Essas informações são únicas de cada negócio, pois descrevem atividades desenvolvidas pela própria organização.

Com esse cenário, o POP garante uma variação mínima no dia a dia das equipes, mantendo um padrão, ainda que aconteçam mudanças de pessoal. Essa é uma ótima maneira de assegurar qualidade nos processos sem necessitar de investimentos contínuos em treinamentos e preparação.

Diminuição da taxa de erros

Se há um padrão de qualidade sendo seguido, as chances de falhas diminuem bastante. E isso é bem simples de entender: com documentos detalhando as formas corretas de desenvolver os processos, a rotina de trabalho se torna otimizada, desde a comunicação até a prática em si.

As brechas para ruídos e dúvidas se extinguem, e todo colaborador, independentemente do nível hierárquico, tem ao seu alcance informações detalhadas sobre os direcionamentos que deve tomar.

Melhoria da produtividade

Mesmo as pequenas empresas contam com diferentes departamentos realizando diversas atividades ao mesmo tempo.

Todos precisam cumprir seus procedimentos para que os objetivos principais sejam alcançados. Todavia, com processos desorganizados e sem uma orientação correta, o nível técnico das atividades fica comprometido e a produtividade dos colaboradores tende a diminuir.

Mas tudo se inverte quando há uma padronização de processos. Com definições prévias, cada profissional consegue desempenhar o seu papel com confiança e eficiência, superando as dificuldades e trazendo melhores resultados.

Como elaborar um POP na sua empresa

Agora que você já entendeu o conceito e a importância do POP, saiba como implementá-lo de maneira correta na sua empresa.

Considerações para elaboração do POP

Antes das dicas de implementação, é importante se atentar a alguns detalhes. Entenda:

  • os procedimentos de um POP não devem ser copiados de outra empresa, pois cada instituição tem suas particularidades em seus processos;
  • o executor do processo precisa fazer parte da elaboração dos procedimentos, pois ele conhece pontos-chaves das operações;
  • é preciso um acompanhamento da aplicabilidade das instruções a fim de garantir que tudo ocorra como planejado. Uma plataforma de checklist eletrônico é indicada para essa função;
  • a linguagem apresentada no POP precisa ser simples e direta, garantindo que todos entendam as informações descritas.

Apresentadas essas considerações, acompanhe as principais etapas para elaborar um POP na sua organização.

Nome do POP

A primeira ação a ser tomada é definir um nome para o POP. Basicamente, você precisa decidir como chamará o processo ou a atividade que será desenvolvida.

Apesar de ser uma etapa aparentemente simples, é importante lembrar que precisa ser algo direto e claro.

Objetivo do POP

O segundo passo é estabelecer o objetivo do documento. Ou seja, colocar qual a razão da sua elaboração ou a sua relevância. Não foque na estética do texto, utilize palavras que exemplifiquem de fato o propósito.

Por exemplo, se for uma loja no setor de varejo e o objetivo é padronizar a arrumação do setor de limpeza, então, no objetivo do POP, é interessante que se coloque: “Padronizar a arrumação do setor de limpeza”.

Documentos de referência

Decididos o nome e o objetivo, você deve facilitar o trabalho dos executores recomendando outros documentos para servir de referência. Não há uma regra para essa escolha, podendo ser diferentes registros, tais como:

  • manuais de instruções;
  • POP’s antigos;
  • códigos.

O imperativo é que a referência “converse” com os novos procedimentos e sirvam como apoio na rotina de trabalho.

Local de aplicação

Por isso é necessário que a construção do POP seja feita de forma direta. Quando o nome e o objetivo são colocados de maneira clara, o entendimento sobre o local de aplicação também se torna simples.

Porém, é preciso se atentar na descrição, pois podem existir setores ou espaços com nomes semelhantes. Frise nos detalhes para deixar explícito o local que está sendo apontado.

Detalhamento das siglas

Como explicado, um POP é eficiente, pois permite que até colaboradores novos sigam um padrão de qualidade na execução dos processos. No entanto, isso só é possível quando há um entendimento sobre todas as informações.

Para que não haja ruídos de comunicação é essencial que as siglas sejam descritas de forma detalhadas. Ainda que sejam corriqueiras na empresa, elas podem causar dúvidas ou questionamentos em novos profissionais.

Descrição das tarefas e etapas com os executantes e responsáveis

Como dito nas considerações, o executor dos processos precisa participar da elaboração do POP. Além de conhecer a fundo a maior parte das operações, a presença dele facilita na hora de definir os agentes.

Nesse ponto, é importante não misturar responsáveis e executores. Em alguns casos, eles podem ser a mesma pessoa, mas é imperativo que isso seja colocado de forma direta.

Passo a passo explicando todos os procedimentos a serem seguidos

Tendo todos os nomes e responsáveis definidos, é o momento de descrever o passo a passo que será seguido para o desenvolvimento dos processos.

Diferentemente de outros planos, o POP exige que esse procedimento seja feito nos mínimos detalhes. Aqui, não pode se aplicar o conceito do “óbvio”. Tudo deve ser considerado, garantindo que todos compreendam a mensagem do documento.

Exemplo de POP

É importante lembrarmos que o POP precisa ser criado com base na realidade da sua empresa e, não copiado de outra instituição. Sendo assim, confira um exemplo básico de criação do documento.

Vamos supor que você esteja criando um POP para estabelecer os procedimentos operacionais padrões para a limpeza da cozinha do seu restaurante. Considerando as exigências dos órgãos responsáveis, veja, a seguir, um exemplo de como ele seria.

  • Nome: limpeza padronizada de acordo com os órgãos competentes.
  • Objetivo: garantir a limpeza dos espaços e utensílios da cozinha, em adequação às normas dos órgãos competentes.
  • Documentos de referência: POP de limpeza anterior, normas atuais de limpeza.
  • Local de aplicação: cozinha.
  • Siglas: colher de café = CCF; colher de chá = CC.
  • Descrição das tarefas e etapas com os executantes e responsáveis: o executante é o profissional de limpeza, o responsável é o gestor da cozinha.
  • Passo a passo explicando todos os procedimentos a serem seguidos: 1º passo, 2º passo, 3º passo, e assim por diante.

Enfim, essas foram as nossas dicas de como elaborar um POP na sua empresa. Tenha em mente que o segredo está na organização e na checagem dos seus processos, assegurando a sistematizando das ações, das demandas, dos investimentos e dos procedimentos operacionais.

Sendo bem-sucedida nesse trabalho, a sua empresa tende a contar com um gerenciamento otimizado e com um aumento de eficiência nos serviços e produtos oferecidos.

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