6 itens que não podem faltar em um checklist de controle de qualidade na indústria

Implementar o controle de qualidade é uma das tarefas mais visadas pelas empresas no mundo dos negócios. Conforme empreendedores percebem os impactos positivos da organização dos processos por meio de um checklist, mas a aderência a esse tipo de sistema cresce.

Se prezar pela entrega exemplar de produtos e serviços era tido com um diferencial competitivo, esse cuidado passou a ser uma parte comum esperada pelo público, que deseja muito mais.

Por sua vez, o checklist atua como uma ferramenta capaz de facilitar a padronização e o acompanhamento dos resultados. Além disso, ele também serve para coletar dados e elencar um perfil dos acontecimentos, auxiliando na identificação de não conformidades.

Apesar de ser um dos recursos mais simples, se não for bem utilizado, ele pode acabar saindo como um tiro pela culatra. O checklist mal executado só contribuirá para a irregularidade dos processos, abrindo buracos na verificação das etapas e atrasando a certificação.

Por isso, neste post, abordaremos o que não pode faltar em um checklist eficiente!

Para que serve o checklist no controle de qualidade?

Para executar todas as atividades pertinentes ao controle de qualidade, a empresa precisa verificar todos os itens. Além disso, enviar todos os dados com um padrão estabelecido não é fácil. Para isso, contar com o checklist pode ser uma boa opção.

Mas, afinal, como essa ferramenta dar suporte para isso? Veja a seguir!

1. Estabelecer um período em que os dados foram coletados

Ao organizar os dados em um checklist com todas as informações necessárias, é possível ter uma verificação mais certeira das informações coletadas durante a verificação.

Na listagem, você pode discriminar o período das conferências. Com esse dado, se consegue um controle pontual, para avaliar a conformidade da produção e dos produtos em certo espaço de tempo.

2. Observar a fonte de problemas

A partir das anotações, há a oportunidade de avaliar as causas dos problemas e conhecer quais são os mais recorrentes.

Ao demarcar isso em seu checklist, é possível corrigir o que sempre está em não conformidade para o cumprimento da lista. Dessa forma, as medidas são tomadas para eliminar esses problemas.

3. Observar o tempo de coleta

Um checklist para o controle de qualidade com as especificações de tempo e de prazos ajuda a monitorar a produtividade e conferir quanto esforço é demandado em cada tarefa.

Assim, os gestores conseguem otimizar esse processo, encontrando maneiras mais eficientes de realizá-lo.

Qual é a importância de realizar um checklist para fazer o controle de qualidade na indústria?

O controle de qualidade exige organização e pontualidade para que tudo ocorra adequadamente.

Se o desejo da empresa é que o produto final seja alinhado às expectativas e que o fluxo de trabalho esteja constantemente empenhado em atingi-las, com a ferramenta de checklist, é possível delinear o que precisa ser feito e conferir o andamento adequadamente.

Assim, para que a qualidade de fato ocorra, ferramentas para administrar a execução dos protocolos preestabelecidos precisam ser aplicadas.

A listagem é a maneira mais satisfatória de se fazer isso. Com a definição do que é preciso fazer, se consegue seguir à risca o que está planejado nas diretrizes. Por isso é tão importante aplicá-lo nas rotinas dessa atividade.

Quais informações um checklist para controle de qualidade na indústria deve conter?

1. Mapeamento inteligente dos processos

Como você já deve saber, o checklist é um dos melhores aliados na hora em que você precisa se lembrar de todas as tarefas a serem realizadas. Portanto, ele não terá muito efeito se não puder identificar todos os itens necessários.

Se você é o gerente responsável pelos processos, precisa garantir que todas as etapas estejam inclusas na lista de verificação. Assim, poderá consultar o documento todas as vezes que quiser se certificar de que tudo sairá conforme planejado. Quando se trata de manter a qualidade dos procedimentos da empresa, você não precisa confiar na sua memória para decorar os passos a serem tomados.

Além do mais, até o profissional mais excelente da empresa está sujeito a se esquecer de alguma coisa. Portanto, invista no mapeamento inteligente dos processos para depender futuramente de um procedimento concreto.

Não importa se os gestores já têm consciência de todos os procedimentos que ocorrem no departamento. Tudo precisa estar bem documentado, organizado e simplificado, de forma que a informação do checklist possa ser entendida por todos os colaboradores.

Para conseguir isso, você precisará conversar com os funcionários envolvidos na execução dos procedimentos em cada área. A partir de então, você poderá escolher o melhor formato para o registro.

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Além de discernir quais tarefas trazem mais valor para o consumidor e quanto a operação gasta em termos de tempo e recursos, o mapeamento permitirá a identificação de problemas que não podiam ser notados antes.

2. Definição da metodologia e processos

O checklist de qualidade requer uma metodologia capaz de padronizar os processos e métodos em busca de melhoria contínua. Para manter essa regra fundamental, reflita sobre todas as informações levantadas. É importante optar por um método que se encaixe na realidade do negócio. Portanto, se a empresa está dando os primeiros passos na gestão de projetos, todo cuidado é pouco em cada escolha.

3. Treinamento para os envolvidos

Tome cuidado com os tipos de checklist que só trazem informações resumidas dos processos envolvidos naquela verificação. Esse tipo de lista pode dificultar a participação dos colaboradores que desconhecem os termos empregados.

Caso seja inevitável utilizar um vocabulário técnico sobre dados relativos a um setor ou etapa seletiva, treine os funcionários para que possam conhecer determinados processos. Para tornar as coisas mais fáceis, você pode desenvolver um material de apoio para o treinamento. Investir tempo na criação de uma cartilha dinâmica e breve pode despertar ainda mais o interesse do colaborador, engajando-o.

Contate as equipes envolvidas no processo, demonstrando o máximo de cuidado com o acompanhamento e acolhimento dos funcionários diante dos novos procedimentos. Assim, você ganhará muitos pontos!

4. Criação dos templates

O uso de templates é muito importante para agilizar e sequenciar os processos na gestão de projetos de maneira padronizada. Cada metodologia pede um grupo de modelos com campos específicos. Entre os mais utilizados, estão os templates de Termo de Abertura, Linha do Tempo, Planejamento, Ata de Reunião, Lista de Ocorrências e Lições Aprendidas.

5. Simplicidade, objetividade e inclusão

A meta é descomplicar. Por isso, não faça do checklist o único recurso de informação no ambiente de trabalho. Na hora de treinar os colaboradores quanto aos processos de verificação, evite utilizar uma linguagem extensa e cansativa.

Seja simples e objetivo, indo direto ao ponto e traduzindo os termos mais difíceis de acordo com a linguagem utilizada por quem trabalha direto na operação. A preocupação com a clareza dos dados armazenados é um dos pontos mais importantes na Gestão de Informação.

Todo o registro que for mantido na empresa referente à qualidade e padronização dos processos deve ser redigido de forma simplificada. Afinal de contas, ninguém quer ser prejudicado por erros de interpretação no passo a passo dos projetos.

Um checklist bem construído consegue conter todos os processos envolvidos no trabalho. Ainda nesse sentido, uma boa dica para evitar o retrabalho é manter sempre um campo para verificar se existem provas de que a tarefa recebeu aprovação, de fato.

Assim, há cada vez menos espaço para a incompreensão, problemas com a hierarquização das tarefas e até mesmo má índole de algum colaborador.

6. Boa impressão entre os colaboradores

Todo sistema de gestão preza pela melhoria contínua das ações implementadas. Um checklist de qualidade não fica longe disso e, para tanto, ele precisa ser visto entre os colaboradores como uma ferramenta fantástica!

Quando a verificação é vista como uma forma impositiva ou desnecessária no cumprimento das tarefas, o gestor perde a oportunidade de envolver os funcionários da empresa de forma devida. Tome muito cuidado com esse quesito, pois a forma como o checklist é visualizado pode, de fato, arruinar as chances de manter a qualidade dentro da empresa.

Um gestor de operações não consegue (nem deve) dar conta da realização de todos os processos de forma satisfatória. Portanto, ele sempre dependerá de líderes e liderados que trabalhem de mãos dadas em prol do mesmo objetivo.

Uma boa forma de conseguir esse retorno positivo é enaltecer as vantagens reais da utilização do checklist perante os colaboradores. Mostre que a padronização dos processos ajuda na eliminação do retrabalho, possibilitando que os funcionários façam mais em menos tempo e com mais qualidade.

Se possível, você também pode utilizar o sistema online da empresa para abrir fóruns de discussão e coletar a opinião de todos os envolvidos. Lembre-se: quanto mais moderno e facilitado for o sistema utilizado para a criação dos checklists, melhor será a aderência do público na empresa.

O que considerar ao realizar um checklist para o controle de qualidade?

Para executar um checklist que ajude no controle de qualidade da indústria, é preciso que ele contenha algumas considerações. A partir daí, estruturar se torna fácil, garantindo que ele será bem aplicado. Confira a seguir algumas delas!

Planejamento

É essencial planejar o checklist. Para isso, é necessário:

  • definir quais são os aspectos mais importantes que precisam ser verificados;
  • a ordem das tarefas;
  • como a disposição dos itens pode facilitar a checagem;
  • qual resultado final se pretende obter e
  • como isso pode ser possível.

Revisão

A qualidade é um processo contínuo. Apenas ao verificar maneiras de melhorar, oportunidades e falhas que ainda não foram corrigidas, é possível chegar a uma lista que contemple a organização e atinja os padrões necessários.

Respeite a especificações técnicas

As diretrizes da qualidade devem respeitar as delimitações dos demais órgãos e equipamentos. Sendo assim, o checklist precisa atentar para as especificações técnicas preexistentes.

O controle de qualidade exige pontualidade e organização para que todos os protocolos sejam seguidos e todos os itens produzidos atendam a eles. Com o checklist, é possível administrar esses fatores e garantir que tudo está funcionando para atingir o melhor resultado.

Nosso artigo ajudou a entender a importância da lista para o controle de qualidade na indústria? Quer entender mais sobre essa ferramenta e saber como aplicá-la? Leia nosso texto sobre plataforma de checklist e saiba quais são os seus impactos positivos para a gestão.

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