Como a Checklist Fácil ajudou a Smart Fit a reduzir em alta porcentagem o tempo de implantação das novas lojas

Como a Checklist Fácil ajudou a Smart Fit a reduzir o tempo de retorno dos relatórios de implantação de novas unidades

Em um amplo projeto de expansão de suas unidades, a rede de academias Smart Fit precisava de soluções que otimizassem suas operações em diversos sentidos. Diante dessa demanda, a empresa buscou recursos que pudessem contribuir em agilidade e controle de suas atividades.

O foco era ter mais dinamismo na troca de informações entre as áreas durante o processo de implantação de novas unidades. A Checklist Fácil foi detectada como uma opção muito eficaz e adequada naquele momento, fortalecendo esse crescimento mais agressivo com suas funcionalidades adaptáveis.

Neste post, você vai entender melhor o case de sucesso da Smart Fit na contratação da Checklist Fácil para prestar suporte na comunicação e checagem de demandas. Confira!

As questões operacionais que motivaram a busca por uma solução

Encontrar uma Smart Fit em vários lugares por todo o Brasil, é tarefa fácil! A empresa investiu fortemente na expansão de suas unidades em um trabalho que demonstrou ótimos resultados. Um crescimento tão ambicioso como esse exige organização e recursos que agilizem as obras e outras demandas operacionais.

Durante seu plano de expansão, a Smart Fit identificou que uma de suas práticas, a de checagem dos itens a serem concluídos no período de implantação precedido pela inauguração, não era a mais adequada no momento, pela necessidade da agilidade dessa formalização.

Feita no Excel, essa lista dava suporte à implantação. Porém, o modelo antigo de planilhas e a necessidade de ter um notebook nas obras tornarem-se um problema. Além disso, o Excel era pouco prático e muito burocrático.

Informações eram perdidas e desencontradas, o que causava ruídos na comunicação, gerando erros e atrasos. A proposta de ter um avanço na inauguração de novas unidades acabava prejudicada por conta desses problemas operacionais, simples.

A busca pela solução adequada

A necessidade de preenchimento das informações de maneira mais dinâmica, em tempo real, resultou em uma busca pela solução ideal. Foi assim que a Smart Fit chegou até a Checklist Fácil. Rapidamente, após entender como funcionava a solução, houve o consenso de que era essa ferramenta que a empresa precisava.

Essa mudança gerou uma excelente otimização, pois, atualmente, todos andam com um celular, inclusive os líderes regionais têm smartphones corporativos e conseguem baixar o aplicativo de forma prática. Todo esse dinamismo traria um menor tempo de operação em cada uma das implantações.

A solução também deveria dar um controle mais amplo de tudo que acontecia nas unidades de academia a serem inauguradas. Isso geraria um nível maior de certeza de cumprimento de parâmetros da rede Smart Fit.

Bastaram alguns feedbacks de clientes e reuniões iniciais para que o negócio fosse fechado. A partir de então, a Smart Fit pôde colher inúmeros benefícios tais como o processo de controle, troca e veracidade de informações, entre os usuários.  

imagem do sistema da Checklist Fácil, convite para solicitar demonstração da ferramentaPowered by Rock Convert

As otimizações proporcionadas pela solução utilizada

Uma das principais otimizações obtidas foi a agilidade na atualização das informações no período da implantação. A plataforma da Checklist Fácil pode ser acessada a qualquer momento e, conforme uma nova informação é registrada ou alterada, ela fica disponível automaticamente para todos verem.

Antes da implantação da Checklist Fácil, essas atualizações das informações só eram feitas durante a noite ou no dia seguinte. Esse delay estava relacionado ao acesso do Regional de Operações ao notebook onde os checklists eram realizados no Excel.

As mudanças obtidas com a plataforma da Checklist Fácil

De uma forma geral, a adequação ao mobile gerou a praticidade para que todas as informações pudessem ser trocadas sem problemas na implantação das unidades. A Smart Fit estima que todos esses ganhos operacionais geraram significativa redução do tempo na troca de informações durante o período de implantações.

A otimização na troca de informações

O uso da Checklist Fácil gerou um impacto direto na forma como gestores e líderes de operação passaram a se comunicar no cotidiano das implantações. A facilidade de realizar qualquer atualização na palma da mão deu a dinâmica necessária para que o tráfego de informação aumentasse, gerando mais produtividade e participação de diferentes membros da empresa.

Todas as observações são realizadas na plataforma, então, basta acessá-las para saber como está o status de cada uma das obras, reduzindo assim, a troca de e-mails, ligações e mensagens.

Essa possibilidade ampla de acesso também fortaleceu o controle das operações. Com os itens marcados no checklist, qualquer gestor pode verificar o andamento das atividades que estão sendo realizadas das unidades, independentemente do período ou fase da entrega.

Os aperfeiçoamentos gerados após o uso da Checklist Fácil

É durante o período de implantação das unidades que ocorre o maior uso da plataforma da Checklist Fácil pela Smart Fit, tendo em vista que esse é um momento crítico e que demanda controle amplo. Trata-se dos últimos dias após as entregas das obras, ou seja, momento em que muitos testes são realizados para verificar se todos os recursos estão devidamente funcionando.

No entanto, o uso da solução tornou esse período crítico menos complicado, já que ele facilitou toda a checagem dos principais pontos das atividades a serem entregues. Isso garante uma inauguração segura e com a qualidade conhecida da Smart Fit.

No período de implantação é realizado check list uma vez ao dia, durante sete dias, em quantas unidades estiverem nessa fase. Ou seja, se houverem várias em todo o Brasil, a plataforma atende perfeitamente à demanda, sem que haja qualquer complicação na operação e no controle da checagem.

O uso pré e pós-implantação

O uso da plataforma não para no período de implantação. Uma vez que as unidades estão em funcionamento, ela também oferece seu suporte a setores como:

O uso da solução da Checklist Fácil pela Smart Fit é um verdadeiro case de sucesso! Os ganhos obtidos chegaram a América Latina e estabeleceram um padrão de controle de relatórios de check list. Isso facilitou a execução e seguirá sendo base do projeto de expansão da rede.

Quer saber como a solução pode ajudar também a sua empresa? Entre em contato conosco!

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