Como a Checklist Fácil ajudou a Smart Fit a reduzir em alta porcentagem o tempo de implantação das novas lojas

Como a Checklist Fácil ajudou a Smart Fit a reduzir o tempo de retorno dos relatórios de implantação de novas unidades

Em um amplo projeto de expansão de suas unidades, a rede de academias Smart Fit precisava de soluções que otimizassem suas operações em diversos sentidos. Diante dessa demanda, a empresa buscou recursos que pudessem contribuir em agilidade e controle de suas atividades.

O foco era ter mais dinamismo na troca de informações entre as áreas durante o processo de implantação de novas unidades. A Checklist Fácil foi detectada como uma opção muito eficaz e adequada naquele momento, fortalecendo esse crescimento mais agressivo com suas funcionalidades adaptáveis.

Neste post, você vai entender melhor o case de sucesso da Smart Fit na contratação da Checklist Fácil para prestar suporte na comunicação e checagem de demandas. Confira!

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As questões operacionais que motivaram a busca por uma solução

Encontrar uma Smart Fit em vários lugares por todo o Brasil, é tarefa fácil! A empresa investiu fortemente na expansão de suas unidades em um trabalho que demonstrou ótimos resultados. Um crescimento tão ambicioso como esse exige organização e recursos que agilizem as obras e outras demandas operacionais.

Durante seu plano de expansão, a Smart Fit identificou que uma de suas práticas, a de checagem dos itens a serem concluídos no período de implantação precedido pela inauguração, não era a mais adequada no momento, pela necessidade da agilidade dessa formalização.

Feita no Excel, essa lista dava suporte à implantação. Porém, o modelo antigo de planilhas e a necessidade de ter um notebook nas obras tornarem-se um problema. Além disso, o Excel era pouco prático e muito burocrático.

Informações eram perdidas e desencontradas, o que causava ruídos na comunicação, gerando erros e atrasos. A proposta de ter um avanço na inauguração de novas unidades acabava prejudicada por conta desses problemas operacionais, simples.

A busca pela solução adequada

A necessidade de preenchimento das informações de maneira mais dinâmica, em tempo real, resultou em uma busca pela solução ideal. Foi assim que a Smart Fit chegou até a Checklist Fácil. Rapidamente, após entender como funcionava a solução, houve o consenso de que era essa ferramenta que a empresa precisava.

Essa mudança gerou uma excelente otimização, pois, atualmente, todos andam com um celular, inclusive os líderes regionais têm smartphones corporativos e conseguem baixar o aplicativo de forma prática. Todo esse dinamismo traria um menor tempo de operação em cada uma das implantações.

A solução também deveria dar um controle mais amplo de tudo que acontecia nas unidades de academia a serem inauguradas. Isso geraria um nível maior de certeza de cumprimento de parâmetros da rede Smart Fit.

Bastaram alguns feedbacks de clientes e reuniões iniciais para que o negócio fosse fechado. A partir de então, a Smart Fit pôde colher inúmeros benefícios tais como o processo de controle, troca e veracidade de informações, entre os usuários.  

As otimizações proporcionadas pela solução utilizada

Uma das principais otimizações obtidas foi a agilidade na atualização das informações no período da implantação. A plataforma da Checklist Fácil pode ser acessada a qualquer momento e, conforme uma nova informação é registrada ou alterada, ela fica disponível automaticamente para todos verem.

Antes da implantação da Checklist Fácil, essas atualizações das informações só eram feitas durante a noite ou no dia seguinte. Esse delay estava relacionado ao acesso do Regional de Operações ao notebook onde os checklists eram realizados no Excel.

As mudanças obtidas com a plataforma da Checklist Fácil

De uma forma geral, a adequação ao mobile gerou a praticidade para que todas as informações pudessem ser trocadas sem problemas na implantação das unidades. A Smart Fit estima que todos esses ganhos operacionais geraram significativa redução do tempo na troca de informações durante o período de implantações.

A otimização na troca de informações

O uso da Checklist Fácil gerou um impacto direto na forma como gestores e líderes de operação passaram a se comunicar no cotidiano das implantações. A facilidade de realizar qualquer atualização na palma da mão deu a dinâmica necessária para que o tráfego de informação aumentasse, gerando mais produtividade e participação de diferentes membros da empresa.

Todas as observações são realizadas na plataforma, então, basta acessá-las para saber como está o status de cada uma das obras, reduzindo assim, a troca de e-mails, ligações e mensagens.

Essa possibilidade ampla de acesso também fortaleceu o controle das operações. Com os itens marcados no checklist, qualquer gestor pode verificar o andamento das atividades que estão sendo realizadas das unidades, independentemente do período ou fase da entrega.

Os aperfeiçoamentos gerados após o uso da Checklist Fácil

É durante o período de implantação das unidades que ocorre o maior uso da plataforma da Checklist Fácil pela Smart Fit, tendo em vista que esse é um momento crítico e que demanda controle amplo. Trata-se dos últimos dias após as entregas das obras, ou seja, momento em que muitos testes são realizados para verificar se todos os recursos estão devidamente funcionando.

No entanto, o uso da solução tornou esse período crítico menos complicado, já que ele facilitou toda a checagem dos principais pontos das atividades a serem entregues. Isso garante uma inauguração segura e com a qualidade conhecida da Smart Fit.

No período de implantação é realizado check list uma vez ao dia, durante sete dias, em quantas unidades estiverem nessa fase. Ou seja, se houverem várias em todo o Brasil, a plataforma atende perfeitamente à demanda, sem que haja qualquer complicação na operação e no controle da checagem.

O uso pré e pós-implantação

O uso da plataforma não para no período de implantação. Uma vez que as unidades estão em funcionamento, ela também oferece seu suporte a setores como:

O uso da solução da Checklist Fácil pela Smart Fit é um verdadeiro case de sucesso! Os ganhos obtidos chegaram a América Latina e estabeleceram um padrão de controle de relatórios de check list. Isso facilitou a execução e seguirá sendo base do projeto de expansão da rede.

Quer saber como a solução pode ajudar também a sua empresa? Entre em contato conosco!

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