Gestora realizando a aplicação de checklist

Aprenda a gerenciar a aplicação de checklist usando Check-in + QR Code

A aplicação de checklist faz parte da rotina de diversas empresas que precisam realizar auditorias e manter uma padronização completa de processos e atividades. Um bom exemplo são as franquias, que precisam manter um padrão visual e de qualidade em cada uma das unidades.

Com a Checklist Fácil, solução líder em checklist eletrônico na América Latina, esse trabalho fica muito mais fácil! Com a nossa solução, você conta com funcionalidades exclusivas que vão simplificar a rotina de aplicação de checklist. E neste conteúdo vamos detalhar duas delas: Check-in de unidades e Checklist por QR Code.

Através dessas funcionalidades, fica fácil saber em tempo real:

  • Quais checklists já foram aplicados;
  • Quando o trabalho foi realizado;
  • Qual o tempo que levou para finalizar cada auditoria.

E para facilitar ainda mais o trabalho durante o processo de aplicação de checklist, é possível criar QR Codes. Eles identificam de forma automática qual o questionário que precisa ser respondido e a qual setor ele se refere.

Continue a leitura para conferir todos os detalhes dessas funcionalidades e como gerenciar a aplicação de checklist a partir delas!

Gerencie seu time com a funcionalidade de Check-in

Um dos diferenciais de contar com a solução Checklist Fácil é a possibilidade de ter o Check-in das pessoas que ficam responsáveis por fazer a aplicação de checklist. Dessa forma, fica fácil:

  • Gerenciar as rotas;
  • Identificar em tempo real qual unidade está com a auditoria acontecendo no momento;
  • Garantir que o colaborador se desloque até o local para realizar a checagem, evitando que o checklist seja preenchido em outro lugar.

Na área de configuração da plataforma, você pode selecionar a ativação do GPS e definir se ela é obrigatória ou não. Escolhendo a opção “Sim”, cada usuário que fará a aplicação dos checklists deverá enviar sua localização. Só assim conseguirá iniciar a auditoria.

Essa é uma funcionalidade essencial para o gestor ou pessoa responsável por fazer o gerenciamento das aplicações em cada unidade de uma franquia. Além de obter as respostas de cada questionário, fica claro qual a localização inicial e a localização final durante a aplicação de checklist.

Exemplo de alerta para aplicação de checklist utilizando a plataforma Checklist Fácil
Exemplo de alerta para aplicação de checklist utilizando a plataforma Checklist Fácil

Isso facilita para que todos os times possam se organizar a partir da localização. E com as métricas de aplicação de checklist, fica muito mais fácil definir periodicidades e os planos de ação necessários em cada unidade.

Leitura de QR-Code para aplicação de checklist

Para tornar o trabalho de auditoria ainda mais fácil e simplificado, a plataforma Checklist Fácil também permite que você gere um QR-Code para cada checklist que deve ser aplicado.

Nas unidades que precisam aplicar diversos checklists em vários setores diferentes, como o de abertura de loja, padrão de vitrine e diversos outros em lojas de varejo, essa é uma funcionalidade fundamental.

Antes, o responsável pelas auditorias precisava preencher diversos papéis, tudo de forma manual com os checklists diferentes. Mas agora, basta chegar ao local e ler o QR Code. Depois disso, o aplicador já terá na tela do tablet ou smartphone o checklist completo que precisa auditar no horário combinado.

Com isso, o relatório de aplicação do checklist já vai trazer informações como:

  • Qual o questionário foi verificado;
  • Qual a unidade;
  • Data de aplicação;
  • Horário inicial e horário final para medir a duração da auditoria.

Funcionalidade extra: Exemplo para checagem

Dependendo da área de atuação da empresa, o número de checklists que precisam ser aplicados vai variar, assim como os itens que devem ser verificados.

  • Em algumas unidades de franquias do ramo de alimentação, é preciso auditar equipamentos, preparos na cozinha e o fardamento da equipe;
  • Já em uma rede de lojas de roupas, é preciso verificar o estoque e a forma de exposição dos produtos.

“Eu sei que precisarei fazer uma auditoria e que vou enviar as fotos para comprovar o que foi verificado. Mas o que exatamente eu tenho que verificar?”

Essa é uma dúvida comum que você já pode ter ouvido da equipe de auditores. Mas para garantir que serão feitas as verificações necessárias e da forma que precisam ser realizadas, a Checklist Fácil também conta com uma funcionalidade que facilita a vida de todos: o Exemplo para checagem.

Ela funciona da seguinte forma: para cada pergunta incluída no questionário de checklist, é possível incluir uma informação. Isso por ser feito através de qualquer tipo de mídia. O intuito é indicar qual é o padrão ou o modelo que deve ser seguido.

Então você pode adicionar uma mídia que indique para o aplicador o que deve ser verificado de fato. Veja alguns exemplos:

  • Imagem: indicando os itens do fardamento da equipe que precisam estar de acordo com o estabelecido;
  • Vídeo tutorial: gravação que indica quais partes de um equipamento precisam ser verificados;
  • Áudio: explicando o passo a passo do processo de aplicação de checklist;
  • Texto: informando de forma descritiva o que deve ser verificado e esclarecendo dúvidas sobre o que será visualizado.

Envio de mídia para comprovação de auditorias

Mas além de ter essa dica para auditar o item certo, cada aplicação de checklist pode contar também com o envio de mídia para comprovar que está tudo de acordo com o previsto. Isso é fundamental para ter a aprovação completa do gestor responsável por receber as respostas dos questionários.

Exemplo de envio de mídia para aprovação de checklist na plataforma Checklist Fácil
Exemplo de envio de mídia para aprovação de checklist na solução Checklist Fácil

Depois de conhecer todas essas funcionalidades para aplicação de checklist, são justamente elas que você precisa utilizar no seu dia a dia? Então não perca mais tempo e conte já com todas essas facilidades da solução Checklist Fácil: agende já sua demonstração!

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