O método 5w2h pode melhorar a eficiência, a produtividade e o processo de qualidade na indústria, entre outras vantagens.

Aplicação 5w2h: conheça os benefícios dessa ferramenta e como aplicar na prática

Desenvolvida na indústria automobilística japonesa, a aplicação 5W2H, importante ferramenta de produtividade, passou a ser amplamente utilizada em empresas de vários segmentos.

A ideia é simples: racionalizar os processos de trabalho e facilitar a implementação de melhorias.

Sem dúvida, o método resulta em benefícios significativos ao longo do tempo, pois garante maior eficiência e reduz os índices de retrabalho dentro das empresas.

E para ajudar você, vamos apresentar agora os conceitos do método 5W2H, descrevendo suas utilidades e vantagens. Além disso, mostraremos como a ferramenta pode ser aplicada e 6 etapas, gerando grandes ganhos e aumentando sua competitividade.

O que é o método 5w2h?

O 5W2H consiste em uma lista de perguntas que precisam ser respondidas para direcionar o raciocínio dos gestores, facilitando o desenvolvimento de soluções e a tomada de decisão.

Ele auxilia na organização das ideias, permitindo que cada etapa de um projeto seja pensada com clareza e objetividade.

Esse nome é baseado nas 7 diretrizes principais da ferramenta, que são:

  • 5W
    • What? (o que fazer?)
    • Why? (por que fazer?)
    • Where? (onde será feito?)
    • Who? (por quem será feito?)
    • When? (quando serão feitas?)
  • 2H
    • How? (como fazer?)
    • How Much? (quanto vai custar?)

Com a definição de cada um desses pontos, você consegue ter um plano de ação completo e bem direcionado. A seguir, veja os detalhes do que representa cada um desses itens na prática.

What (O quê?)

Quando resolvemos agir, é porque há uma dificuldade para resolver ou desafio a ser superado. Esse campo serve justamente para descrever o problema ou o motivo da existência de um projeto.

Para facilitar o entendimento de todos, a resposta sempre deve ser curta e objetiva.

Why (Por quê?)

Esse campo deve ser preenchido com as possíveis causas do problema a ser resolvido ou as vantagens que a empresa pode ter ao investir em determinado projeto.

Enfim, trata-se de uma provocação para incentivar a reflexão dos envolvidos e incentivá-los a apresentar sugestões.

Where (Onde?)

Você precisa basear a resposta desse W em cima de outras perguntas, como por exemplo:

  • O plano de ação que está sendo desenvolvido é direcionado a todas as áreas da empresa ou deve ser executado apenas em setores específicos?
  • Se a empresa possui filiais, quais delas fazem parte do projeto?

Por fim, delimite exatamente os departamentos sobre os quais o projeto terá impacto.

When (Quando?)

Qualquer projeto precisa ter um prazo para começar e terminar. O objetivo deste campo é delimitar o tempo disponível para a execução de todas as tarefas. Por isso, seja o mais específico possível!

Who (Quem?)

Nessa etapa, listaremos todos os participantes do projeto, aqueles que ficarão responsáveis por executar as tarefas, acompanhar resultados e propor mudanças, caso seja necessário.

Assim, podem ser líderes, gerentes ou diretores das áreas participantes, por exemplo.

How (Como?)

Neste campo, deve-se listar os métodos a serem utilizados para colocar o projeto em prática, além dos indicadores de performance escolhidos para acompanhar seu andamento.

É essencial explicar claramente como os responsáveis deverão agir para entregar os resultados e de que forma eles serão avaliados.

How Much (Quanto?)

A última etapa da aplicação 5W2H é estimar os custos que as soluções propostas terão para a empresa. Isso ajudará a avaliar a viabilidade de cada ideia apresentada.

Com as perguntas respondidas, haverá informações suficientes para elaborar uma tabela em que todas as sugestões serão organizadas, facilitando a visualização.

O passo seguinte será a distribuição das tarefas de acordo com as responsabilidades das áreas envolvidas.

Ainda ficou com dúvidas? Dá uma olhada nesse vídeo que explica mais detalhes sobre a aplicação 5W2H:

Quais as vantagens do 5W2H?

Ao preencher esse checklist de atividades, ficará mais fácil ter uma compreensão ampla do problema a ser solucionado. Consequentemente, todos os envolvidos terão mais clareza sobre a participação de cada um para resolvê-lo.

As diretrizes do 5w2h podem responder qualquer dúvida que apareça durante a execução das tarefas.

Ao aplicar corretamente essa metodologia, a otimização dos processos internos será muito mais efetiva e consistente. Certamente sua empresa economizará tempo e a produtividade será ampliada, pois a equipe terá mais condições de trabalhar em sinergia.

4 ações que você pode fazer com a aplicação 5W2H

O 5w2h é uma ferramenta tão simples que podemos aplicá-la em qualquer tipo de empresa ou até mesmo na vida pessoal.

A seguir, listamos algumas situações comuns em que o método pode ser útil para alavancar os índices de qualidade na indústria e em outras áreas.

1. Gerenciamento de projetos

Como as várias etapas de um projeto ocorrem simultaneamente, seu sucesso depende muito do alinhamento entre todos os participantes. O 5w2h é uma ferramenta interessante para essas situações, pois informa os detalhes do projeto de forma direta.

Dessa maneira, fica mais fácil identificar divergências e corrigir os rumos quando algo sai diferente do que foi planejado.

Como o método é muito versátil, o mesmo conceito pode ser aplicado para qualquer projeto independentemente do tamanho.

No setor industrial, que envolve situações mais complexas, indica-se o uso de outras ferramentas de gestão para aperfeiçoar os processos e complementar a aplicação 5W2H.

2. Otimização de equipamentos

Para que uma indústria mantenha a competitividade, seus equipamentos precisam estar de acordo com as tendências mais recentes do mercado.

Sem isso, sua produtividade ficará defasada, tendo um grande impacto nos resultados de longo prazo.

É por isso que o 5W2H pode ajudar a eliminar mais rapidamente os gargalos, detalhando os pontos da linha de produção que necessitam de maior atenção.

3. Redução de custos operacionais

Todo gestor do setor industrial sabe que, para estar sempre um passo à frente dos concorrentes, deve-se aperfeiçoar a padronização dos processos de trabalho e buscar incessantemente a redução de custos.

O 5w2h pode ser utilizado, por exemplo, para localizar e reformular procedimentos que geram desperdício de matéria-prima.

Afinal, a economia de recursos ocorre de diversas maneiras. Pequenas alterações no layout da linha de produção ou investimentos em sistemas para prevenção de perdas podem resultar em ganhos significativos.

4. Aumento da eficiência energética

O conceito de eficiência energética ganhou força nas últimas décadas e deve figurar entre as maiores prioridades da indústria. As cobranças da sociedade por um comportamento sustentável por parte das empresas são crescentes.

Por isso, é importante encontrar maneiras de otimizar e utilizar quantidades cada vez menores de energia.

O 5W2H pode ser aplicado para compreender como os diversos departamentos da empresa podem trabalhar de forma integrada para reduzir o consumo energético.

Além disso, é possível traçar planos de ação e avaliar a viabilidade de investimento em fontes sustentáveis de energia a médio e longo prazo.

6 passos para elaborar um plano de ação 5W2H

O método 5w2h é funcional e intuitivo. Compreendendo a importância de cada uma das sete perguntas do modelo, fica mais fácil elaborar um plano de ação para atingir qualquer objetivo.

Por exemplo, ele pode ser adotado com a finalidade de melhorar a gestão de estoques na indústria. Nesse caso, é possível elaborar todo o processo de melhoria por meio do plano de ação.

Mas, apesar da viabilidade do método, os resultados podem ser melhorados seguindo alguns passos adicionais. A seguir, apresentamos os 6 principais passos para a elaboração do plano de ação pelo método 5W2H. Confira!

1. Estabeleça metas antes da aplicação 5W2H

Todo processo de mudança precisa ser estratégico em uma empresa. Afinal de contas, o 5W2H deve ter um propósito a cumprir.

Para isso, não basta ter objetivos inespecíficos. É fundamental ter clareza sobre as metas a serem alcançadas. Comece, então, focando neste aspecto: aonde você quer chegar? Quais metas precisa alcançar?

2. Faça um diagnóstico da situação

Agora, é momento de aprofundar um pouco mais a compreensão sobre a situação, o que pode ser feito por meio de um diagnóstico mais preciso.

Voltando ao exemplo da redução de despesas, a avaliação do cenário deve esclarecer em que condição a empresa ou setor estão hoje. Quais são todos os custos envolvidos? Como eles impactam nos resultados financeiros da empresa?

Se o objetivo for outro, como melhorar a produtividade operacional, outros dados precisam ser analisados, entre eles todos os indicadores possíveis relacionados à capacidade produtiva da empresa e dos trabalhadores.

O importante é observar que a situação que precisa ser enfrentada deve ser completamente compreendida. Só assim, é possível começar a desenvolver medidas efetivas para correção de problemas ou aproveitamento de oportunidades.

3. Use aplicativos ou sistemas de controle

Os dados levantados na análise precisam ser analisados antes, durante e depois da execução do plano de ação.

O ideal é que todas essas informações estejam reunidas em um ambiente que seja fácil de acessar e atualizar. Entre as ferramentas possíveis de serem adotadas, estão as planilhas e os sistemas de gestão.

Hoje, com uso de aplicativos, é possível fazer esse acompanhamento. O fundamental é que seja adotada uma solução que torne o processo mais eficiente. Afinal, quanto mais automatizada for a captura e a avaliação dos dados, melhor.

4. Estruture o plano de ação

O plano de ação é uma lista de medidas que devem ser adotadas para atingir uma determinada meta. Tendo esse conceito em mente, fica fácil notar que você precisará seguir um checklist para chegar ao seu objetivo.

A questão crucial, neste ponto, é saber traçar exatamente todas as ações necessárias para que o planejamento seja executado.

É comum que surjam dúvidas ou mesmo que aspectos importantes sejam deixados de fora. Mas isso não deve ocorrer com quem domina o método 5W2H.

Note que ele foi desenvolvido, justamente, para resultar em um plano de ação efetivo e eficiente. Responder a cada uma das questões do método é, em resumo, organizar o seu plano de ação.

5. Acompanhe resultados

Com o plano traçado, é hora de colocá-lo em prática e acompanhar o desempenho. Para isso, é fundamental definir bem as métricas e os métodos de análise.

A comparação de resultados, por exemplo, deve ser feita a partir da mesma base de referência e se voltar ao mesmo período avaliado. Assim fica mais fácil de medir os resultados constantemente.

6. Promova melhorias contínuas

A partir dos resultados apurados, você observará se o plano está atingindo seus objetivos ou não. A vantagem do método 5w2h é que ele é flexível e permite uma visualização eficiente das informações.

Sob o mesmo ponto de vista, é possível identificar com mais facilidade quais aspectos precisam ser modificados para melhorar a performance.

Podemos dizer que o 5w2h facilita a adoção do ciclo de melhoria contínua na indústria, porque ele consegue traçar todas as medidas necessárias para que seja possível aprimorar os processos constantemente, reduzindo, assim, a ocorrência de não conformidades.

Exemplo de como fazer a aplicação 5W2H

Precisa de um exemplo de como seria a tabela de informações da aplicação 5W2h? Então observe abaixo como cada item se ajusta às necessidades do projeto:

What?O que será feitoA princípio, devem ser descritos os objetivos a serem alcançados com o plano de ação. É importante ser objetivo nessa etapa, mas vale a pena registrar qual é a situação atual e qual deve ser o cenário ao final da execução do plano de ação.
Why?Por que isso será feitoTão importante quanto saber onde se pretende chegar, é entender qual é a relevância das mudanças propostas. Seja mais específico nesta etapa e use indicadores e projeções.
Where?Onde isso será feitoAs ações previstas se aplicam a uma determinada área do negócio ou a uma unidade? Assim, isso precisa ficar bem claro no plano. Em outras palavras, o que se pretende definir é a abrangência do plano de ação.
When?Quando isso será feitoAssim como o plano traz metas a serem atingidas, ele também deve estabelecer qual é o prazo para isso. Quando pensamos em prazo, é importante não focar apenas no resultado final, mas sim em todas as etapas.
Who?Quem vai fazer issoA atribuição de responsabilidades é indispensável ao plano de ação. Neste ponto, devem ser definidas as pessoas que vão coordenar e executar o plano.
How?Como será feitoComo o plano de ação será colocado em prática? Ao responder essa pergunta, tenha um escopo dos procedimentos e métodos que devem ser adotados, lembrando de estabelecer critérios de avaliação e qualidade.
How much?Quanto custará fazerOutro ponto indispensável ao plano de ação é a estimativa de preços. Devem ser considerados todos os custos diretos, indiretos, fixos e variáveis. Só assim é possível ter a dimensão mais precisa sobre o impacto.

Existe alguma ferramenta que possa me ajudar?

Conhecendo todos esses pontos a respeito da metodologia 5W2H, fica claro que o planejamento para colocar em prática precisa ser bem feito. Por outro lado, o problema é que grande parte das empresas ainda tentam utilizar métodos manuais para isso.

Mas hoje, não dá para ficar confiando em ações que envolvem apenas papel e caneta. É preciso contar com soluções que facilitem o trabalho e o dia a dia dentro das organizações.

Imediatamente, fica clara a necessidade de buscar uma solução que ajude na aplicação 5W2H. E nada melhor do que uma ferramenta simples e intuitiva para isso, concorda?

É por esse motivo que a Checklist Fácil é reconhecidamente a melhor solução para realizar a aplicação 5W2H. Já são mais de 420 clientes em 16 países diferentes utilizando uma solução que funciona em ambiente online ou offline, em qualquer plataforma (web, iOS ou Android).

Enfim, agora que você aprendeu como a aplicação 5W2h pode beneficiar a sua empresa, que tal começar a otimizar seus processos e resultados utilizando um checklist eletrônico? Clique abaixo e deixe os seus dados! Logo um de nossos consultores entrará em contato.

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