criar plano de ação

8 passos essenciais para criar planos de ação

Um dos maiores desafios de todo empreendedor é levar os objetivos previstos no planejamento para o lado prático. O gestor que sabe criar um plano de ação tem as ferramentas necessárias para realizar o ato, fazendo a empresa obter resultados e conquistar o sucesso.

Elaborar esses planos não é uma tarefa fácil e é preciso estruturar um passo a passo contendo cronogramas, tarefas específicas, metas e outros elementos. Para enriquecer o plano, recomenda-se a adoção de uma metodologia de gestão, como 5w2H, Diagrama de Ishikawa ou PDCA.

Além disso, é preciso que o administrador monitore e estabeleça um rígido controle sobre cada ação que compõe o projeto.

Com o intuito de auxiliá-lo a desenvolver seu empreendimento, criamos este artigo para falar sobre as metodologias que vão nortear o plano de ação e, posteriormente, abordaremos 8 passos de como arquitetar um plano de ação concreto, prático, frutífero e adequado ao seu negócio. Boa leitura!

O que são e como criar planos de ação

Consistem em guias que ditam os atos que deverão ser seguidos pelos colaboradores, supervisores, gerentes e controladores, para que os resultados planejados sejam alcançados, garantindo vantagens como:

  • prevenção de problemas;
  • apresentação de soluções;
  • reunião de informações relevantes para o negócio;
  • tomada de decisão pelos gestores;
  • feedback construtivo e aprendizagem de todos envolvidos;
  • conquista de objetivos da forma mais rápida e segura possível.

Essa ferramenta deve incluir as exatas ações que serão executadas por cada envolvido e todos os recursos necessários para fazê-los. Os elementos que compõem o plano são:

  • objetivo geral;
  • metas;
  • lista de ações e tarefas a serem realizadas;
  • data de início e de fim para cada uma das atividades;
  • recursos financeiros;
  • pessoal alocado para cada ação;
  • escopo de cada atividade;
  • lista de eventuais riscos e planos de contingência.

A importância da definição de metodologias para criar um plano de ação

Antes mesmo de criar um plano de ação, você deve ficar atento quanto a metodologia a ser adotada. De forma geral, há três metodologias principais para nortear o plano de ação: 5w2H, Diagrama de Ishikawa e PDCA. Falaremos sobre cada uma delas para que você avalie qual tem maior afinidade com a sua equipe e empresa.

5w2H

Essa metodologia consiste em um checklist no qual são elencadas diversas atividades que necessitam ser desenvolvidas com um alto nível de esclarecimento por parte de funcionários e colaboradores da empresa.

Dessa forma, ele funciona como uma espécie de mapeamento das atividades, em que fica estabelecido quem fará determinada atividade, por quanto tempo, em qual segmento da empresa e as razões para a realização da atividade.

É importante ressaltar que isso tudo deve ser feito em uma tabela, a fim de organizar melhor as informações. Em um segundo momento, deve ser explicado, na tabela, como serão feitas as atividades e quais serão seus custos para a empresa.

Dessa forma, esse instrumento metodológico é essencial para empresas, pois elimina por completo qualquer dúvida que surja sobre uma atividade ou processo interno. Em um ambiente competitivo como o corporativo, a ausência de dúvidas torna o cumprimento das atividades mais eficientes, o que aumenta a produtividade da empresa.

Qual é o objetivo do método?

O principal objetivo do 5w2H é otimizar o planejamento de qualquer atividade realizada na empresa, que pode variar de acordo com o ramo de atuação.

Agora, elencaremos uma série de exemplos práticos da aplicação do método:

  • manutenção dos equipamentos;
  • criação de um plano de ação;
  • planejamento estratégico com foco em rentabilidade;
  • gestão bem-feita da carteira de clientes para expandi-la gradativamente;
  • criação de um processo de recrutamento e seleção de colaboradores (no departamento de Recursos Humanos); 
  • elevação na produtividade, no engajamento e na motivação de equipes.

Como ele é utilizado?

Como já falamos, essa metodologia de gestão utiliza tabelas para organizar possíveis ações a serem tomadas na empresa, ajudando-a a ter melhores resultados, segurança e qualidade, entre outros aspectos.

Algumas dicas devem ser seguidas à risca, como: implementar ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos; propor diferentes soluções para os problemas resolvidos, a fim de verificar várias possibilidades e de analisar o melhor custo-benefício e buscar por opções com menor efeito colateral.

Como perguntas norteadores, adote “O que fazer?”, “Como fazer?”, “Por que devo fazer?”, “Quando fazer?”, “Onde será feito?” e “Quanto custará?”.

Quais são as etapas para a criação do plano de ação?

Como a metodologia deve ser utilizada para nortear o plano de ação, ela pode ser implementada de forma anterior ao plano de ações.

Dessa forma, recomenda-se que a equipe fique a par da metodologia e aproveite o checklist, especialmente as perguntas que levam a fazer determinada ação, para que essas perguntas sejam utilizadas sabiamente no plano de ação.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como diagrama de causa e efeito, esse esquema tem a finalidade de organizar o raciocínio em discussões de uma questão prioritária, nos variados processos, em especial em indústrias e em gestão de empresas.

Entre os principais benefícios dessa técnica, podemos apontar que ela ajuda a aperfeiçoar o processo, registra visualmente as causas potenciais para os problemas, envolve todos da empresa e provê subsídio para o brainstorming.

Qual é o objetivo do método?

O diagrama foi desenvolvido com o objetivo de representar uma relação direta entre efeito e causa. Dessa forma, essa metodologia é utilizada para organizar, resumir e descobrir conhecimento sobre possíveis causas para determinado efeito.

Para simplificar para o mundo empresarial, basta que você entenda que ela é utilizada para que as causas do problema sejam encontradas com mais eficiência e facilidade.

Como ele é utilizado?

O diagrama de causa e efeito apresenta a relação existente entre o resultado inesperado de um efeito, além das diversas causas que podem ter levado ao resultado negativo.

O diagrama se relaciona com a imagem de uma espinha de peixe, pois considera-se a espinha como as causas dos problemas levantados, que auxiliam para a descoberta do efeito, além do esquema gráfico também apresentar semelhança com essa imagem.

Quais são as etapas para criação do plano de ação?

A metodologia deve antecipar o plano de ação para melhor aproveitamento de seus pontos positivos. Busque utilizar o esquema para levantar as hipóteses sobre as causas do problema, a fim de encontrar respostas e focar em sua raiz.

PDCA

PDCA é uma sigla para “Plan — Do — Check — Act”: em tradução livre, “planejar, fazer, checar e agir”. Esse método consiste na interação de gestão em quatro passos, elencados em seu próprio nome, e que servem para a melhoria de processos e produtos.

Qual é o objetivo do método?

O principal objetivo do método é planejar as ações da empresa, oferecendo subsídios metodológicos para que possíveis erros de percurso possam ser corrigidos e realinhados, no meio do percurso.

Por exemplo, para corrigir um problema relacionado à baixa produtividade, deve ser feito um plano para atacar o problema. Posteriormente, é importante que o plano seja posto em prática.

Porém, a estratégia não acaba por aí: é preciso fazer uma checagem, depois de um intervalo de tempo preestabelecido, verificar se o problema está sendo resolvido e, a partir de então, agir e fazer correções no plano inicial — ou deixar tudo correr da mesma forma, caso não seja encontrado nenhum problema.

Como ele é utilizado?

Ele pode ser usado em qualquer tipo de empresa, especialmente aquelas que vivenciam processos complexos e de alto risco.

O planejamento faz com que os riscos sejam diminuídos, e a metodologia de checagem oferece uma chance a mais para corrigir o percurso, otimizando o resultado final.

Quais são as etapas para criação do plano de ação?

Assim como as outras duas metodologias citadas, essa deve ser esclarecida de forma anterior ao plano de ação, para que nele estejam incorporadas as diretrizes do PDCA.

Vale destacar que não é proibida a mescla de duas ou mais metodologias para nortear o plano de ação, embora a mistura possa tornar o processo muito confuso e prejudicar a análise — e, consequentemente, os resultados.

Recomenda-se que você avalie a metodologia mais indicada ao seu negócio e que sejam feitos alguns modelos para verificar qual é o mais apropriado.

Passos para criar planos de ação

Agora que você conheceu melhor os métodos disponíveis, confira 8 passos essenciais para criar planos de ação! 

1. Defina claramente seus objetivos

Primeiramente, você deve considerar os objetivos principais da companhia, que devem ser claros, palpáveis e bem pensados, pois servirão como base para o plano. Nessa etapa, crie ou extraia do planejamento estratégico todos os elementos que guiarão as ações dos envolvidos, incluindo:

  • Missão: propósito que criou a empresa. Por exemplo: garantir a melhor experiência ao cliente.
  • Visão: inspiração que a organização pretende alcançar, como “conquistar metade do mercado de varejo da região em 5 anos”.
  • Valores: princípios que guiarão o comportamento, como “sempre teremos boa relação com os consumidores”.

2. Torne suas metas mensuráveis

Metas consistem em desdobramentos dos objetivos. É fundamental que elas atendam a determinados requisitos para que direcionem as ações do plano precisamente. Para isso, verifique se elas contêm os fatores do sistema SMART:

  • Específica (specific): é direta e não possibilita interpretação ambígua.
  • Mensurável (measurable): pode ser medida, permitindo saber se ela foi alcançada.
  • Alcançável (attainable): não pode ser excessivamente difícil ou fácil, caso contrário, desmotivará seu pessoal.
  • Relevante (relevant): alcançá-la será benéfico para a organização.
  • Temporal (time-bound): deve ter um prazo para ser concluída.

3. Liste todas as tarefas que devem ser realizadas

Nessa etapa, você deve estruturar uma checklist dos atos que serão executados no plano prático. Faça uma reunião com a equipe de cada setor e discuta as tarefas. Em seguida, crie uma lista contendo a atividade, seguida do seu respectivo responsável.

É importante que haja equilíbrio das funções. Um colaborador não pode ficar sobrecarregado de serviços, bem como outro não pode ficar com muito tempo ocioso. Cada um terá um papel claro, de acordo com suas virtudes individuais.

4. Estabeleça prazos

Todas as metas e tarefas devem ter prazos predeterminados, pois essa é uma importante etapa para o andamento do projeto. Lembre-se de que cada atividade deve ter seu próprio tempo — que não pode ser muito curto, nem muito longo.

Os prazos devem ser compatíveis entre si, ou seja, no ciclo produtivo eles devem se encaixar, sem deixar que um colaborador do estágio posterior permaneça ocioso enquanto aguarda o cumprimento de uma atividade anterior.

5. Delegue tarefas

Estude as tarefas e identifique quais são as mais complexas ou mais simples e delegue-as sem sobrecarregar nenhum colaborador.

Desmembre as do primeiro tipo em atividades menores, que possam ser atingidas em menos tempo e que sejam mais fáceis de serem supervisionadas. Assim, o colaborador terá mais clareza sobre seu trabalho.

6. Crie uma representação visual do plano

Nesse ponto você deve elaborar um cronograma visualmente claro de todas as ações, prazos, metas etc., de forma que os envolvidos consigam detectar suas obrigações e responsabilidades.

Você pode fazê-lo por slides e apresentar em reuniões e criar planilhas e relatórios contendo o ciclo produtivo, metas que já foram cumpridas e resultados já alcançados.

Exponha o cronograma em um local que todos possam ver ou permita o acesso do plano na plataforma utilizada pela companhia. Dessa maneira, a equipe não ficará perdida no processo produtivo e se sentirá motivada ao ver que seu trabalho impactou positivamente nos resultados.

7. Preveja situações de riscos e estruture planos de contingência

Nem sempre tudo ocorrerá como o planejado. São inúmeros os fatores que prejudicarão o seu negócio, como mudança no mercado, crises econômicas, desastres naturais, acidentes de trabalho, entre outras ocorrências fora do seu controle.

Para solucionar esses problemas, preveja o máximo de situações de riscos possível e elabore de antemão planos para solucioná-las. Quando você se deparar com esses acontecimentos, saberá exatamente o que fazer para manter o plano ativo.

8. Monitore o andamento das ações

Por fim, monitore toda a execução do plano, garantindo que as tarefas estejam sendo cumpridas no prazo e na ordem correta. Crie um cronograma de envio de relatórios e de reuniões periódicas (quinzenal ou semanalmente) para que os responsáveis de cada setor apresentem seus resultados.

Com os dados em mãos, registre tudo que não sair conforme o planejado, detecte eventuais entraves no trabalho dos colaboradores, identifique suas causas e apresente soluções para os problemas. Tome todas as medidas necessárias para corrigi-las e verifique se as mudanças estão garantindo o andamento do plano.

Aqui você também pode pensar em medidas que aprimorem os processos e acelerem o alcance de metas. Nesse caso, haverá necessidade de revisar o plano de ação, pois suas metas serão alcançadas antes do esperado.

Seguindo os passos acima, você será capaz de escolher a metodologia adequada e de criar um plano de ação que garantirá o desenvolvimento saudável da sua empresa, da forma mais ágil e segura possível.

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3 Replies to “8 passos essenciais para criar planos de ação”

  1. Muito obrigada para apresentar métodos! Há muito tempo procuro por um artigo assim. Por enquanto, na minha vida profissional utilizo um método diferente -Kanban (kanbantool.com) posso dizer, que consigo acabar todo projeto na hora e organizar todas atividades diárias. Um metodo que funciona muito bem com o meu estilo da vida.

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