6 Dicas imperdíveis para otimizar a Prevenção de Perdas

Qualquer empresa, seja ela uma loja de confecções ou um restaurante, uma clínica médica ou um escritório de advocacia, precisa de um bom gerenciamento. Cortar gastos, aumentar lucros e evitar perdas devem ser finalidades de um negócio. A relação entre lucros e perdas é inversamente proporcional: quanto menos perdas (ou prejuízos), maior será o lucro. E, para otimizar a prevenção de perdas, é preciso, sobretudo, padronizar processos. Veja como fazer isso lendo este post!

Padronização de processos

Padronizar é criar um padrão, um modelo que servirá de referência para todos os seus processos. Por isso, é importante que a empresa padronize seus processos a fim de facilitar a sua gestão. A padronização de processos estabelece normas que permitem a integração de sistemas, subsistemas e processos em geral, aumentando o nível de qualidade e eficiência de todas as operações. A padronização trará bons resultados, como benefícios de custo, melhores prazos, melhor qualidade nos serviços ou produtos e satisfação do cliente.

Software de gestão

O responsável pela padronização dos processos é o gestor ou dono de uma empresa e, para isso, ele pode — e deve — fazer uso de um software de gestão. Com a ajuda de um software, será possível uma padronização personalizada que atenda às necessidades e expectativas de seu negócio e produza os melhores resultados, proporcionando maior estabilidade na execução das operações (a instabilidade ou variações nos processos estão diretamente relacionadas à ausência de um trabalho padronizado). Um bom software de gestão oferece vantagens como:

  • Diagnóstico: identificação, dentro dos processos, das principais necessidades da empresa, definindo o nível adequado de padronização;
  • Identificação de instruções disponíveis e ajuda na elaboração e revisão de métodos de trabalho para padronização de processos;
  • Definição de uma equipe adequada;
  • Alinhamento dos objetivos;
  • Apresentação dos resultados alcançados.

Equipe engajada

A padronização de processos por meio de um software favorece a elaboração de um cronograma de trabalho, focando o planejamento detalhado das ações, bem como o treinamento dos membros da equipe para que essas ações sejam implantadas conforme o planejado. É importante que a equipe seja formada por pessoas capacitadas, com treinamento específico e conhecimento sobre os processos e materiais. Essas ações devem envolver etapas como elaboração do projeto, aprovação, treinamento, implantação, validação e a análise dos resultados.

Melhor produtividade

Uma das formas de otimizar a prevenção de perdas é aumentando a produtividade. Para isso, é necessário traçar estratégias que visem, acima de tudo, a desenvolver o trabalho conjunto de toda a equipe usando ferramentas avançadas que contribuam para otimizar a execução das atividades, o que evita falhas e prejuízos.

Principais atividades da Prevenção de Perdas

A Prevenção de Perdas é uma área que gerencia e monitora as atividades corporativas que geram qualquer espécie de perdas, sejam elas exclusivamente financeiras, físicas, rupturas e assim por diante. É uma área de controles internos cujo objetivo é, por meio da implementação e padronização de processos, assegurar que as perdas tenham o menor impacto possível sobre os negócios. As principais funções dela são:

  • Mapeamento;
  • Revisão;
  • Implementação dos processos geradores de perdas;
  • Criação e monitoramento de indicadores;
  • Revisão das atividades internas para confirmar sua legalidade;
  • Controle/auditoria.

Onde acontecem as perdas

Só é possível reduzir perdas quando se sabe onde elas acontecem. O mais comum é o furto interno (realizado pelos próprios funcionários) e a quebra operacional, seguidos pelo furto externo, erros administrativos e erros de fornecedores.

Você já realiza Prevenção de Perdas em seu negócio? Sabia que 95% dos empresários desconhecem o assunto? Para saber como evitar perdas no estoque, clique aqui e leia o nosso post sobre o assunto!

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