Manter a máquina funcionando sem precisar onerar o caixa da empresa é uma grande vantagem para os negócios. No entanto, diante de um mercado volátil e competitivo, os empresários precisam encontrar alternativas para reduzir custos e otimizar os processos.
O controle de despesas tornou-se uma prioridade tão importante quanto melhorar a receita da organização. Realizar uma avaliação interna das contas e entender o funcionamento dos processos é a melhor maneira de identificar os gastos desnecessários e montar um programa eficaz que ofereça benefícios sustentáveis para o empreendimento.
Esse trabalho leva a uma maior flexibilidade para aproveitar as oportunidades de mercado, sendo essencial investir e desfrutar dessa iniciativa. No entanto, entendemos que reduzir custos ainda é um grande desafio, por isso, apresentaremos 5 dicas para ajudá-lo nessa empreitada. Confira!
1. Automatize e otimize processos
A automação de processos é uma maneira simples e econômica de otimizar os serviços do seu negócio e, ao mesmo tempo, reduzir seus gastos. Essa estratégia também simplifica as coisas para os funcionários dos departamentos automatizados, tornando a implementação vantajosa para todos na sua empresa. Além disso, a automação traz outras vantagens. Confira!
Otimização do tempo do funcionário
A automação assume tarefas repetitivas e demoradas, como entrada de dados e faturas correspondentes para pedidos de compra. Muitos funcionários já estão sobrecarregados com o que precisam fazer por causa da escassez de pessoal, então, a automação dá a chance de respirar e concentrar-se nas tarefas mais importantes.
Obtenção de dados precisos
Você não pode tomar decisões financeiras sólidas para o futuro se não tiver uma visão precisa do seu quadro financeiro atual. Como a automação funciona tão rapidamente e mantém registros de todos os projetos, faturas, relatórios, etc., você obtém acesso instantâneo aos dados mais precisos disponíveis. Esse tipo de informação permite que fazer previsões com mais propriedade e gerenciar projetos de capital de maneira eficiente .
2. Crie metas e planos de ação para redução de custos
O estabelecimento de metas define claramente a contribuição esperada de cada um dos membros da sua equipe para atingir o objetivo da redução de custos. Trabalhar a partir dessa estratégia é o sinal mais eficaz para os colaboradores das empresas de que você está falando sério sobre atingir a meta de contenção de gastos.
No entanto, é importante que o plano a ser desenvolvido esteja alinhado com outras necessidades estratégicas da empresa. Por exemplo, o objetivo é reduzir os custos em 20%, o que permitirá a organização expandir o seu alcance no mercado; os planos de ação são os meios para alinhar a meta com a responsabilidade a nível individual. Todavia, para não errar no processo, é importante atentar a alguns detalhes:
- os alvos devem ser definidos de cima para baixo (da gerência para o restante da empresa);
- as metas são necessárias, mas não são suficientes (só com uma mentalidade única é que os resultados serão significativos);
- o benchmarking é apenas um insumo para a definição de alvos (os benchmarks informam o estabelecimento de metas junto a vários outros insumos, incluindo julgamento executivo, tendências históricas e desempenho orçamentário).
3. Invista em capacitação de funcionários
Treinar e desenvolver os seus funcionários pode ser fundamental para o sucesso futuro de sua organização. Os seus colaboradores são o seu maior trunfo, desde que realizem o trabalho necessário para que a empresa consiga atender aos objetivos de negócios.
Um treinamento eficaz projetado especificamente para a sua organização pode fornecer aos seus profissionais as habilidades essenciais para executarem com excelência as suas habilidades, ao mesmo tempo em que traz uma série de benefícios para os negócios.
Para que todos sejam eficientes, produtivos e adaptáveis, são necessárias novas habilidades, como:
- pensamento crítico e resolução de problemas;
- comunicação;
- colaboração;
- criatividade e inovação.
4. Envolva toda a equipe no objetivo
Um planejamento de redução de custos só será eficaz se houver a participação de todos os colaboradores da empresa. Isso é um fato. Não se trata de um objetivo de promoção individual, já que, nesse cenário, o trabalho coletivo faz toda a diferença.
Por isso, é preciso garantir que todas as equipes entendam e colaborem para o alcance das metas estabelecidas. Um membro alheio ao plano criado é o suficiente para comprometer os resultados esperados.
Uma das alternativas mais eficazes nesse sentido é realizar palestras com informações pertinentes sobre a importância da redução de custos. Todavia, para um completo engajamento, será preciso muito mais do que o simples: “porque sim!”
O envolvimento de equipe trata-se de confiança, então, criar um elo entre as partes é a única garantia de ser bem-sucedido nessa etapa. Assim, não seja superficial, mostre como a redução de custos será importante para a empresa e para cada profissional envolvido. Todos precisam sair das reuniões com a certeza de que seguir o planejamento geral é o melhor caminho.
5. Utilize um checklist
Tão importante quanto planejar e repassar as ideias é conferir se cada etapa pensada está sendo cumprida. Ainda que os seus funcionários estejam capacitados e engajados com o planejamento de redução de custos, sempre existirão detalhes que passarão despercebidos no dia a dia. É nesse ponto que o uso de um checklist se torna essencial.
Para facilitar o trabalho e aumentar as chances de sucesso, você pode dividir o processo de conferência por departamentos. Por exemplo, cada setor tem a sua meta a ser cumprida. Com o checklist, você pode verificar se os passos para atingi-la são seguidos como o planejado.
Depois de conferir cada área individualmente, é o momento de utilizar o checklist de uma maneira geral, ou seja, com viés mais abrangente, analisando se a organização está atingindo as metas mensais, por temporada ou anuais. Enfim, o checklist, basicamente, é a ferramenta que dará a certeza de dever cumprido.
Em resumo, esses são os meios práticos e essenciais para reduzir o custo na sua empresa de forma eficiente. Claro, é importante lembrar que os resultados só acontecerão se houver uma predisposição para mudanças e adaptações, principalmente por parte da gerência e da área administrativa da empresa. Então, analise as informações apresentadas e comece agora mesmo a diminuir os gastos do seu negócio.
Gostou do artigo sobre reduzir custos na empresa? Então, continue se aprofundando no assunto e confira o nosso post sobre como o checklist pode ajudar na redução de custos.