4 maneiras de economizar e otimizar processos em sua empresa

4 maneiras de economizar e otimizar processos em sua empresa

Qualquer empreendedor tem como objetivo lucrar mais gastando menos. Para alguns, essa meta parece muito utópica. Mas aplicando as ferramentas e práticas corretas, é possível economizar recursos e otimizar processos dentro da empresa.

O caminho para o empreendedor que quer expandir sua produção mantendo o controle financeiro é apostar nas novas tecnologias. Hoje, o mercado dispõe de excelentes opções para auxiliar quem busca pelo melhor desempenho em seus processos.

Quer saber como aplicar essas soluções ao seu negócio? Então acompanhe esse post para identificar 4 maneiras de otimizar processos!

O que significa otimizar processos?

Aplicada pelos gestores modernos, a otimização de processos visa eliminar — ou, ao menos, diminuir — o desperdício de tempo e de recursos nas companhias. Com isso, procura-se focar no objetivo real do processo, evitando ao máximo as despesas desnecessárias e os erros de planejamento ou execução.

As falhas, mais do que uma simples dor de cabeça, podem causar desfalques no caixa da empresa e demandar longos prazos para que sejam corrigidas. Por isso, vale apostar em estratégias que permitam reduzir os erros e, claro, os gastos.

Fazendo na prática: 4 maneiras de otimizar processos

1. Informatize as atividades manuais

A tecnologia evoluiu e hoje é uma aliada importante do gestor moderno. Os recursos informáticos facilitam cada um dos processos, aumentando a produtividade da equipe e diminuindo a possibilidade de desvios.

Quando suas ações se tornam mais rápidas, sobra mais tempo aos colaboradores para investir em resultado.

Criar um checklist eletrônico é uma boa saída para otimizar seu desempenho. Com o auxílio desse software de gestão, você consegue aplicar checklists customizáveis, compilando seus dados em tempo real e extinguindo o uso de papéis e de planilhas.

Assim, fica mais simples resolver os problemas à distância e gerir sua empresa de qualquer lugar. É importante que a plataforma também seja compatível com plataformas mobile. Assim você pode observar o andamento dos planos de ação da sua equipe, tudo com poucos toques.

2. Elimine processos arcaicos

Ainda hoje, quando falamos em trabalho no escritório, pensamos na figura do funcionário engravatado redigindo formulários. Essa ideia é ultrapassada e precisa ser abandonada a fim de aumentar a produtividade.

Além de o processo ser maçante e repetitivo, não condiz com a imagem de uma empresa moderna. Adotando a tecnologia, essas tarefas são automatizadas e a papelada é eliminada. Todos os dados ficam armazenados no sistema, o que facilita as consultas e ainda economiza espaço físico na empresa.

3. Entenda seu mercado

Nas últimas décadas, especialmente por conta da evolução da tecnologia, os mercados se modificaram e o consumidor se tornou mais criterioso. Para otimizar seus processos, primeiro é preciso conhecer qual é a demanda do seu cliente e as exigências do seu mercado de atuação.

Hoje, já não é possível crescer sem adotar a comunicação como diferencial. Por meio do contato com o público externo — cliente, parceiros e fornecedores — é que a empresa consegue escolher as ferramentas certas para automatizar seu negócio.

Um bom sistema deve manter ativa a comunicação entre funcionário, empresa e público.

4. Pesquise novidades

É interessante tomar uma empresa como exemplo de sucesso e seguir seus passos. Porém, não existe um único modelo para dar certo no mercado, então é preciso pesquisar e descobrir novos métodos e táticas.

Se seu objetivo é economizar recursos e otimizar suas ações, é preciso investir em especialização. Por isso é importante começar com ações como:

  • Ficar sempre atualizado com as novidades tecnológicas que possam integrar seus processos;
  • Pesquisar a satisfação interna e externa da sua marca;
  • Fazer cursos;
  • Integrar palestras;
  • Estudar seu ramo.

Isso te ajudará a escolher as melhores soluções para potencializar seu desempenho!

Como planejar a otimização de processos?

Toda a implementação de uma nova estratégia em um negócio deve ser muito bem planejada para evitar equívocos. Caso contrário, em vez de melhorar as operações, você acaba trazendo mais entraves para a produtividade e a eficiência.

Um bom plano de ação nesse sentido envolve a escolha de uma boa metodologia, de ferramentas adequadas e de um gestor de mudanças. Vamos falar um pouco sobre o papel de cada um deles a seguir.

Metodologias

Nos itens anteriores, você deve ter percebido que a otimização de processos traz várias modificações para a sua empresa. Assim, é preciso preparar os seus funcionários e os próprios processos corporativos para elas. Isso pode ser alcançado com um processo chamado de gestão de mudanças.

Uma de suas técnicas é a matriz 5W2H, que é basicamente um checklist com detalhes sobre todos os pontos que precisam ser abordados durante toda a implementação. É preciso responder 7 perguntas:

  • o quê (what): o que é a otimização de processos? Qual o objetivo dela?
  • Por quê (why): por que sua empresa necessita da otimização nesse momento?
  • Onde (where): em que setores ela será aplicada?
  • Quando (when): quais são os prazos iniciais, finais e intermediários?
  • Quem (who): quem será responsável pela supervisão? Quem são os afetados pela mudança?
  • Como (how): quais serão as técnicas e tecnologias utilizadas? Quais serão todas as etapas da implementação?
  • Quanto (how much): quais recursos serão utilizados?

Depois de elaborar essa planilha, você provavelmente terá um mapa completo para guiar toda a sua equipe em todas as etapas. Isso torna a otimização de processos mais rápida, visto que reduz o tempo que seus colaboradores utilizariam para compreender todo o escopo da mudança.

Ferramentas

Otimizar processos não é uma ação muito simples, então é preciso contar com o auxílio da tecnologia para que tudo ocorra conforme o planejado. Nesse sentido, há uma ferramenta essencial: o software de checklist.

Neles, o gestor poderá inserir todas as tarefas de todas as etapas e organizá-las em um fluxo compreensível. Então, é possível contar com funcionalidades, como:

  • Lembretes: seus funcionários receberão um alerta quando os prazos de uma tarefa estiverem terminando;
  • Conferência e auditoria de tarefas: os checklists podem ser preenchidos por eles quando tiverem concluído sua ação e o gestor poderá auditar as informações pelo sistema;
  • Classificação: o gestor pode elencar a prioridade ou criar categorias de tarefas.

Tudo isso será feito de forma automatizada, a fim de reduzir, ao máximo, o trabalho manual. Durante todas as etapas, o gestor também pode requisitar relatórios no sistema sobre os processos e recebê-los em poucos segundos, com um diagnóstico situacional completo.

A grande vantagem dos checklists é que, após a implementação da mudança, você pode utilizá-lo também como uma ferramenta de otimização de processos.

Gestor

Essa é a figura responsável por coordenar e supervisionar todo o processo de implementação. Assim, ele será o responsável por:

  • Procurar tecnologias de otimização de processos;
  • Elaborar o plano de gestão de mudança;
  • Monitorar o andamento;
  • Conversar com os colaboradores.

Portanto, você precisará de um profissional muito bem capacitado, que conhece todas as tendências de gestão de projetos e de mudanças.

Um bom fornecedor de tecnologia ajudará você a encontrar essa pessoa dentro do seu quadro ou, então, vai oferecer um bom consultor desde o início. Assim, além de saber o que é otimizar, você poderá aplicar o conceito.

Agora você tem todas as informações necessárias para economizar recursos e otimizar processos na sua companhia. Já aplicou alguma tecnologia na sua empresa? Então não perca mais tempo e veja os detalhes para implementar a solução Checklist Fácil!

banner de pedido de orçamento

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Share This